Verifiche con la committenza e documenti di approvazione del progetto

L’approvazione da parte della committenza descrive l’ottenimento dell’accettazione da parte del cliente o del contraente del risultato ottenuto alla fine di un progetto.

Denota, quindi, la consegna con successo del prodotto – merci o servizi – che soddisfa i requisiti stabiliti all’inizio del progetto.

La consegna dei beni o servizi concordati subito dopo la produzione, è proprio ciò che il cliente si aspetta. Una consegna che completa l’ordine secondo i requisiti richiesti e pattuiti al momento del contratto.

La verifica e l’approvazione come pietre miliari di un progetto

L’approvazione è quindi una pietra miliare fondamentale nel progetto. Va da se che l’approvazione passi da una verifica del prodotto che consenta alla committenza di determinare se l’appaltatore ha consegnato un bene che soddisfa gli obiettivi concordati oppure no.

Senza la verifica, e di conseguenza l’approvazione di esso, un progetto non viene completato correttamente. Questo vale anche se è stato comunque terminato entro le tempistiche e/o il budget prefissato.

Accettando i deliverable del progetto il cliente riconosce che il prodotto o il servizio consegnato è completo, il che significa che può essere utilizzato per lo scopo previsto.

La verifica e l’approvazione finale però non sono gli unici passaggi test che possono verificarsi nel progetto. Nel contesto della gestione del progetto, possono verificarsi anche diverse altre istanze di approvazione all’interno di un progetto, ad esempio l’approvazione del piano di progetto o l’adeguamento dell’ambito durante il processo del progetto.

In questo caso l’approvazione significa mantenere aggiornati tutti gli stakeholder sullo stato del progetto e quindi passare alle fasi successive del progetto.

Quali sono i criteri di verifica e di accettazione da parte della committenza?

I criteri di verifica sono criteri che includono requisiti di prestazione e condizioni essenziali che devono essere necessariamente soddisfatti prima che i deliverables del progetto siano accettati.

Essi stabiliscono le circostanze specifiche in base alle quali l’utente accetterà l’output finale del progetto.

Devono essere criteri misurabili attraverso i quali è possibile dimostrare che il progetto che ha portato alla realizzazione dell’output è stato completato con successo.

Gli elementi fondamentali della verifica da parte della committenza

L’obiettivo del PM è fare in modo che alla fine del progetto la committenza verifichi e accetti positivamente i deliverables prodotti.

E’ ovvio che per far si che questo accada bisognerà che il progect manager lavori sin da subito su alcuni elementi di verifica che successivamente diventeranno fondamentali. Vediamoli insieme

 1. Impostare il livello di aspettativa del cliente

Il successo o il fallimento dei progetti dipende dal fatto che il prodotto finale soddisfi i criteri di accettazione documentati o percepiti dei clienti.

Avendo un insieme chiaramente definito di criteri di verifica da parte del committente, il project manager con il suo team sarà in grado di impostare il livello di aspettativa del cliente e gettare le basi per la sua percezione del prodotto completato.

Criteri di verifica e di accettazione imprecisi o mancanti possono portare a bassi livelli di soddisfazione del committente, mancate date di consegna e/o superamento dei costi di sviluppo.

2. Lavorare sui criteri di verifica per renderli rilevanti, misurabili e tangibili

I criteri di accettazione sono generalmente utilizzati per i progetti in cui il cliente paga i risultati finali o il completamento delle fasi del progetto.

Per questo motivo il project manager dovrebbe assicurarsi che i criteri di accettazione sviluppati siano rilevanti, misurabili e tangibili per ogni deliverable.

È noto infatti che la committenza possa rifiutarsi di firmare i risultati per due motivi legittimi:

• I risultati del progetto non hanno soddisfatto i loro bisogni,
• Il project manager ed il team non avevano chiarezza sui bisogni dei clienti

Il lavorare verso una serie ben definita di criteri di verifica e di accettazione prima di iniziare a lavorare sui risultati finali protegge il project manager ed il team di progetto, insieme all’organizzazione in generale.

Poiché la committenza del progetto è responsabile dell’approvazione del prodotto finale, è anche responsabile dell’approvazione dei criteri di verifica e di accettazione.

A parità di condizioni, se i criteri di accettazione sono soddisfatti, non ci dovrebbero essere motivi per cui la committenza non debba approvare e accettare il prodotto finale.

Principali sfide e migliori pratiche di scrittura dei criteri di verifica

I criteri di verifica e di accettazione sembrano molto facili da scrivere. Ciononostante la loro redazione e formalizzazione rappresenta una sfida per molti project manager.

Diamo un’occhiata più approfondita alle migliori pratiche che aiutano a evitare errori comuni durante la scrittura dei criteri di verifica di un progetto.

Documentare i criteri di verifica prima dello sviluppo del prodotto

 I criteri di verifica e di accettazione devono essere documentati prima che inizi il progetto, e quindi lo sviluppo effettivo dell’output richiesto. In questo modo, il project manager sarà in grado di catturare tutte le esigenze della committenza in anticipo. I criteri devono poi essere concordati ed accettati da entrambe le parti ed utilizzati per pianificare il processo inerente al progetto.

Non rendere i criteri di verifica e accettazione troppo limitati

I criteri di verifica e di accettazione possono risultare troppo specifici e dare poca o nessuna opzione di manovra per gli sviluppatori ed il team di progetto. Per evitare questo, è necessario che i criteri di verifica trasmettano l’intento e l’obiettivo ricercato, non la soluzione finale.

Mantenere i criteri realizzabili

Questo punto si interseca strettamente con quello precedente. I criteri di verifica e di accettazione efficaci definiscono il minimo ragionevole di funzionalità che il committente è propenso ad accettare. Nel caso in cui si proceda alla descrizione di tutti i più piccoli dettagli, c’è il rischio che il team di progetto rimanga bloccato per concentrarsi su centinaia di piccoli compiti, a volte non strettamente necessari per il successo del progetto.

Mantenere i criteri misurabili e non troppo ampi

Qui ci troviamo di fronte all’errore contrario rispetto ai punti precedenti. Criteri troppo ampi rendono vaghe le richieste della committenza. Essi devono delineare lo scopo del lavoro in modo che il project manager ed il team possano pianificare e stimare correttamente il loro sforzo.

Evitare i dettagli tecnici 

Come accennato, i criteri di verifica e accettazione devono essere scritti in modo semplice. Questo li renderà chiari e facili da capire per tutti dato che non tutti potrebbero avere un background tecnico o specializzato sull’argomento.

Raggiungere il consenso

È necessario, per il project manager, assicurarsi di aver comunicato i criteri di verifica e di accettazione alle parti interessate e di aver raggiunto un accordo reciproco. Lo stesso vale nei confronti dei membri del team che dovranno direttamente lavorare alla produzione dell’output. Tutte le parti interessate devono essere sicure e confermare che capiscono e concordano con ogni criterio formalizzato.

Alcuni esempi di criteri di verifica da parte della committenza

I criteri di verifica e di accettazione sono condizioni che vengono utilizzate per determinare se il lavoro è stato completato secondo i requisiti stabiliti inizialmente.

In particolare i criteri di accettazione sono concepiti in modo da non essere ambigui. In sostanza, le parti interessate non devono poter rifiutare il lavoro su base arbitraria.

I seguenti sono esempi illustrativi di possibili criteri di verifica e di accettazione utilizzata dalla committenza:

• Comportamento di un sistema o di uno strumento che può essere testato con l’utilizzo.
• Specifiche delle fasi di un processo inclusi i passaggi automatizzati e le attività umane. Ad esempio, “quando il cliente invia un’applicazione viene creata un’attività di approvazione nel sistema di vendita”.
• Specifiche per un calcolo che può includere regole aziendali, algoritmi e formule.
• Aspetti di un prodotto che lo rendono piacevole da usare.
• Aspettative di implementazione che consentono ad architetti, progettisti, ingegneri, esperti in materia di essere flessibili nel loro lavoro.
• Requisiti di prestazioni come “il sistema avrà un tempo di caricamento della pagina inferiore a 3 secondi con 500 utenti in simultanea”.
• Definizioni di controlli interni.
• Requisiti operativi come “la piattaforma si integrerà con un’altra”.
• Aspettative di qualità.
• Vincoli su materiali, come ad esempio “tutti gli ingredienti saranno certificati biologici”.

Perché una documentazione di approvazione è indispensabile

 La documentazione di approvazione è essenziale per qualsiasi progetto per tenere un registro di ciò che è stato concordato.

Senza tale documentazione che accompagni il ciclo di vita di un progetto, il project manager, il team ed il cliente possono ritrovarsi ad avere idee diverse sul concetto del progetto, sulla forma dei risultati finali e persino sulla tempistica secondo la quale dovrebbero essere consegnati.

Anche per i project manager che odiano le pratiche burocratiche, questa documentazione è una sorta di “benedizione” perché serve da semplice promemoria delle aspettative sia del committente che del team di progetto.

Chiunque abbia una domanda sulle diverse fasi del progetto può fare riferimento alla documentazione di approvazione per vedere quali azioni devono essere intraprese in base ai requisiti approvati.

I 3 vantaggi della documentazione di accettazione sono:

• Gestire le aspettative tra il cliente e il team di progetto.
• Lasciare spazio per aggiunte o modifiche mantenendo la comunicazione chiara.
• Mantenere la massima responsabilità per ogni fase del progetto.

Che aspetto ha il processo di approvazione del progetto?

L’ottenimento dell’iscrizione formale è importante perché indica la fine ufficiale di un progetto ed il completamento e accettazione di un deliverable da parte del committente.

Quando il progetto è giunto al termine ed il deliverable è stato prodotto, si è pronti ad esaminarlo con il cliente.

Offrire l’opportunità per una recensione completa del cliente darà lo spazio per considerare e accettare il risultato o fornire un feedback per organizzare eventuali revisioni all’output in modo che sia più in linea con le aspettative del cliente.

Una volta che il progetto è ritenuto soddisfacente da tutte le parti interessate, entra in gioco la scheda di approvazione.

Tutti i principali stakeholder firmeranno la loro parte di questa documentazione e, una volta approvata in toto, il progetto sarà ufficialmente giunto al termine con successo.

Una volta che un progetto è ufficialmente chiuso, la squadra ha la libertà di iniziare un nuovo progetto per quello stesso committente o per altri.

Una volta completata la documentazione di approvazione e una volta completato il progetto, il project manager potrebbe voler rivedere il progetto nella sua interezza con il proprio team per identificare cosa è andato bene e cosa può essere migliorato in futuro.

Si può anche decidere di chiedere un feedback al committente, non solo per quanto riguarda l’output finale, ma anche per quanto riguarda il progetto nel suo insieme, così da avere ulteriori elementi di valutazione.

Conclusione

I criteri di verifica e di accettazione di un output da parte della committenza rappresentano quindi un elenco specifico e definito di condizioni che devono essere soddisfatte prima che un progetto possa essere considerato completato e i risultati finali del progetto siano accettati dal cliente.

Avere criteri di accettazione chiaramente definiti può aiutare il team di progetto in molti modi, tra cui:

• Stabilire le aspettative del cliente riguardo al prodotto finale.
• Misurare, raggiungere e dimostrare ai propri clienti che il lavoro è completo.
• Ottenimento di distacchi formali dal cliente sui risultati finali nel progetto.
• Proteggere il project manager, il team e l’organizzazione da problemi come i mancati pagamenti da parte dei clienti.

Criteri di valutazione accettazione chiaramente definiti possono anche aiutare a evitare problemi di comunicazione e manovre politiche su progetti interni.

Ora speriamo non vi siano più dubbi sul perché i criteri di verifica devono essere inclusi nell’accordo contrattuale con i clienti, così come nella dichiarazione di portata del progetto e nei documenti dei requisiti.