Il triangolo dei vincoli di progetto, noto anche come triangolo del project management, visualizza la necessità di bilanciare ambito, costi e tempo per ottenere un prodotto finale di alta qualità.
Nessuna variabile singola di questo triangolo può essere modificata senza scendere a compromessi con le altre due.
È compito del project manager bilanciare tutti e tre gli elementi per mantenere il progetto entro il budget e la scadenza, allo stesso tempo soddisfacendo l’ ambito del progetto.
INDICE
Cos’è il triangolo dei vincoli di progetto?
Questo triangolo utilizzato nella gestione del progetto, è composto da tre variabili fondamentali che determinano la qualità del progetto: ambito, costo e tempo.
La figura del triangolo dimostra, appunto, come questi tre elementi siano direttamente collegati: se una delle variabili viene modificata, le altre due devono essere modificate per mantenere il triangolo connesso. Se il triangolo si rompe, cioè se un punto viene spostato senza modificare uno o entrambi gli altri punti, la qualità del progetto ne risentirà.
Essere in equilibrio significa che ogni lato del triangolo è uguale in lunghezza.
Per un project manager diventa fondamentale per il successo di un progetto creare un equilibrio tra questi tre vincoli per poter fornire un prodotto di qualità.
Il triangolo dei vincoli di progetto: le tre variabili nel dettaglio
Per tenere sotto controllo tutti e tre gli elementi, il project manager deve avere una conoscenza approfondita di ogni singola variabile e delle aree in cui potrebbe essere flessibile per adattarsi ai cambiamenti nel corso del progetto.
- Ambito
L’ambito rappresenta la somma totale di tutti i lavori e i servizi che devono essere forniti per raggiungere gli obiettivi prefissati. Definire chiaramente l’ambito è fondamentale per il successo di ogni progetto, poiché stabilisce le aspettative e guida le attività del team.
Un ambito ben delineato include:
- Obiettivi del progetto
- Deliverable
- Attività e compiti
- Limitazioni: vincoli come budget, tempo e risorse disponibili
- Esclusioni: ciò che non è incluso nel progetto per evitare ambiguità
La gestione dell’ambito richiede una comunicazione costante tra il project manager, gli stakeholder e i membri del team. Eventuali modifiche all’ambito devono essere accuratamente valutate, poiché possono influenzare significativamente sia il tempo necessario per completare il progetto che i costi associati.
Ad esempio, se il cliente richiede funzionalità aggiuntive dopo l’inizio del progetto, il project manager dovrà valutare l’impatto di queste modifiche su tempo e costi, e potrebbe essere necessario rinegoziare le scadenze o il budget.
Questo processo è noto come “controllo delle modifiche dell’ambito” e fa parte integrante della gestione del progetto.
2. Tempo
In genere, all’inizio di un progetto, i clienti e gli stakeholder si chiederanno quanto tempo ci vorrà per completare i lavori e quale sarà il costo totale. Gli elementi che rientrano nella variabile tempo possono essere ad esempio:
· Tempistica complessiva del progetto
· Tempo assegnato per la pianificazione e la strategia
Se il budget dovesse venire ridotto o l’ambito aumentato, si dovrà trovare un modo per compensare allentando uno o più vincoli di tempo. Ciò potrebbe significare estendere le scadenze, aggiungere ore o apportare altre modifiche alla pianificazione.
3. Costo
Il costo rappresenta tutte le risorse finanziarie necessarie per completare il progetto. Una gestione accurata dei costi è essenziale per garantire che il progetto rimanga entro il budget approvato e per evitare sorprese finanziarie.
Componenti principali dei costi:
- Costi diretti: spese direttamente attribuibili al progetto, come salari, materiali e attrezzature.
- Costi indiretti: spese generali che non possono essere attribuite a una singola attività, come affitti, utenze e amministrazione.
- Riserva per imprevisti: fondi stanziati per coprire eventi inaspettati o rischi identificati.
Esempi di costi aggiuntivi:
- Aggiungere nuovi membri del team richiede budget per stipendi, formazione e integrazione.
- Prolungare l’orario di lavoro degli uffici aumenta le spese per energia, sicurezza e manutenzione.
- Acquistare software o attrezzature specifiche per soddisfare requisiti aggiuntivi.
Il project manager deve monitorare i costi in modo continuo, confrontando le spese reali con quelle pianificate e intervenendo prontamente in caso di scostamenti.
Strumenti come il budget di progetto, il flusso di cassa e l’analisi del valore realizzato aiutano nella gestione dei progetti a mantenere il controllo finanziario.
Come mantenere l’equilibrio del triangolo dei vincoli di progetto
Ecco alcune strategie per mantenere il triangolo di progetto pertinente ed equilibrato durante tutto il ciclo di vita.
Stabilire aspettative chiare
Il project manager deve comunicare chiaramente al cliente e agli stakeholder limiti e priorità del progetto già prima dell’inizio dei lavori. Questo eviterà aspettative non soddisfatte in futuro.
Soprattutto nei settori più interessati da complicazioni impreviste, come l’edilizia, è importante che il project manager informi gli stakeholder di tutti gli elementi, dei rischi e di come questi potrebbero avere un impatto sulle variabili del triangolo di progetto.
Scegliere la flessibilità dove possibile
Sapere dove è possibile scendere a compromessi durante il progetto è una buona cosa.
Nessun progetto può avere successo se i tre punti sono rigidamente fissi. Almeno una variabile deve essere flessibile, in modo da sapere dove si ha spazio per apportare modifiche quando diventano necessarie.
Se la priorità è restare nel budget ad esempio, un ostacolo imprevisto può essere affrontato posticipando la scadenza piuttosto che assumendo più personale. Se la tempistica è invece rigida, la soluzione sarà ottenere un budget extra in modo da avere le risorse per affrontare le sfide senza ritardare la produzione.
Comunicare e aggiornare regolarmente gli stakeholder
Tenendo costantemente aggiornati gli stakeholder del progetto su come il team sta lavorando rispetto alle variabili del triangolo del progetto, gli eventuali aggiustamenti saranno più favorevolmente accettati e di minore entità.
Questo renderà più facile ottenere supporto per qualsiasi richiesta di modifica al framework.
Bilanciare il triangolo dei vincoli di progetto con Twproject
Un software di project management come Twproject rappresenta uno strumento essenziale per bilanciare il delicato triangolo dei vincoli di progetto.
Per il controllo del tempo, Twproject offre strumenti avanzati come il diagramma di Gantt e calendari condivisi.
Questi strumenti permettono di pianificare in modo preciso le attività, assegnare scadenze realistiche e adattarsi rapidamente ai cambiamenti, garantendo il rispetto delle tempistiche anche in progetti complessi.
Inoltre, le notifiche e i promemoria automatizzati mantengono i membri del team aggiornati, minimizzando il rischio di ritardi.
Sul fronte del costo, Twproject integra funzionalità di budget e controllo delle spese, consentendo di monitorare in tempo reale i costi sostenuti rispetto a quelli pianificati.
La possibilità di collegare le risorse umane e materiali alle attività specifiche fornisce una visione chiara di come vengono utilizzati i fondi, aiutando i project manager a individuare e risolvere eventuali sforamenti prima che diventino critici.
Per quanto riguarda la qualità, Twproject supporta i team nella gestione delle responsabilità e nel monitoraggio dei progressi, garantendo che ogni fase sia eseguita rispettando gli standard richiesti.
La piattaforma consente una gestione equilibrata del carico di lavoro, evitando sovraccarichi che potrebbero compromettere la qualità del lavoro svolto.
Inoltre, i report e i dashboard altamente personalizzabili permettono di valutare l’andamento del progetto, identificando rapidamente eventuali problemi e implementando azioni correttive, se necessarie.
Grazie alla capacità di integrare questi aspetti in un’unica piattaforma flessibile e accessibile, Twproject permette di avere un approccio olistico aumentando la probabilità di completare il progetto rispettando i tempi e il budget, senza sacrificare la qualità del prodotto finale.
