Le tecniche per stimare un progetto nel project management possono essere diverse.
Ahimè però, non sempre i project manager le utilizzano.
In alcuni casi i responsabili di progetto scelgono di pianificare senza dati di supporto.
Certo, anche le migliori tecniche di stima di un progetto non sono perfette, ma almeno permettono di mostrare al cliente, allo sponsor del progetto o al capo come si arriva a stimare la durata e i costi.
In questo articolo vedremo diverse opzioni per la stima di un progetto ed in particolare le stime:
- per analogia;
- parametrica;
- dell’ordine di grandezza;
- bottom-up;
- a tre valori.
Ciascuna di queste tecniche richiede dati specifici e procedure matematiche e statistiche specifiche.
Una volta definite si può decidere quale utilizzare, tenendo presente che si possono tranquillamente scegliere diverse tecniche di stima su diverse sezioni del progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
Le tecniche per stimare un progetto: Stima per analogia
La stima per analogia usa determinati parametri riferiti a progetti passati e ritenuti similari ad un nuovo progetto che deve essere avviato.
Per applicare questa tecnica correttamente si richiedono non solo esperienze passate simili, ma anche la capacità di comprendere i caratteri di similarità e di diversità tra le esperienze.
Per questa ragione le competenze del project manager che analizza il grado di analogia sono fondamentali per una buona stima.
Un’azienda ben organizzata dovrebbe sempre conservare i dati relativi ai progetti svolti in modo che possano essere utilizzati per progetti analoghi futuri.
Nel caso infatti di un progetto nuovo similare ad uno precedente, anche un project manager poco preparato sull’argomento specifico, potrà informarsi, studiare e avere così la possibilità di pianificare il nuovo progetto con un minimo di esperienza e senza procedere a tentoni.
Se tutti i project manager eseguissero professionalmente la gestione del lavoro di progetto, pianificandolo e documentandolo come dovuto, sarebbe possibile creare una base dati utile per una successiva stima per analogia.
Le tecniche per stimare un progetto: Stima parametrica
La stima parametrica si basa sull’individuazione di variabili che possono fornire una stima sulle variabili di interesse di un dato progetto.
Solitamente si parla di parametri riguardanti i costi, i tempi e la quantità di risorse necessarie.
Anche qui è richiesta l’esistenza di progetti passati simili che possano essere studiati per comprendere i nessi causali tra parametri di input e di output.
Per comprendere meglio è forse necessario fare un esempio concreto.
In un’attività di costruzione, la durezza della roccia è una variabile dalla quale è possibile sapere la velocità di esecuzione del lavoro e quali sono gli strumenti adatti da utilizzare.
Le tecniche per stimare un progetto: Stima dell’ordine di grandezza
La stima più difficile che viene richiesta al project manager è sicuramente all’inizio del progetto, durante la fase di avvio.
I dirigenti vogliono infatti sapere quanto costerà questo nuovo progetto e quanto tempo ci vorrà.
Tuttavia, il project manager potrebbe non avere sufficienti informazioni sul progetto quando vengono poste per la prima volta queste domande.
Solitamente, però, se il project manager fa un’ipotesi approssimativa su costi e durata in questo momento iniziale, i suoi superiori e gli stakeholder la considereranno come una risposta ufficiale.
Questo è il motivo per il quale il un project manager accorto dovrebbe utilizzare la stima dell’ordine di grandezza.
Ecco per esempio di cosa un project management dovrebbe dire:
“Al 90% il progetto può essere completato in un lasso di tempo fra i 50 e i 95 giorni. Sono anche sicuro al 90% che il progetto costerà tra i 75.000 ed i 100.000€. ”
Ai dirigenti non piace la stima dell’ordine di grandezza perché vogliono due numeri definiti; il costo e la durata.
Non vogliono probabilità o intervalli.
In questa fase però, il project manager sa molto poco su ciò che il progetto implicherà, quindi fornire ai dirigenti una risposta specifica sarebbe letteralmente un “suicidio”.
La cosa migliore che un project manager può fare è quello di spiegare che il livello di certezza migliorerà con il progredire della pianificazione del progetto.
Con questa spiegazione probabilmente i superiori e gli stakeholder saranno più accondiscendenti.
Le tecniche per stimare un progetto: Stima bottom-up
La stima bottom-up viene eseguita quando il processo di pianificazione ha già prodotto una struttura di ripartizione del lavoro e nominato un team di progetto.
Nello specifico, in questa tecnica di stima si prendono in considerazione gli elementi di maggiore dettaglio nella scomposizione e li si aggrega per fornire così una stima complessiva.
Esiste una relazione fra livello di dettaglio della scomposizione e accuratezza della stima.
Un livello di scomposizione troppo generico ed insufficiente non permette di comprendere a fondo il lavoro che dovrà essere svolto.
Al contrario, una scomposizione eccessivamente dettagliata porterà alla perdita della visione di insieme e alla probabile sottostima del lavoro dell’intero progetto.
È una buona idea coinvolgere ed usare l’esperienza dei membri del team nella creazione di stime.
Attenzione però che in certi casi, i collaboratori tendono ad “ingigantire” le loro stime in modo da “proteggersi” da eventuali ritardi del progetto o nel caso in cui si vada fuori budget.
Le tecniche per stimare un progetto: Stima a tre valori
Il concetto della stima a tre valori è molto semplice.
Per quanto riguarda tempi o costi vengono assegnati tre possibili valori, ossia il caso più ottimistico, con il valore più basso, il caso più pessimistico, con il valore più alto, e quello più probabile.
Sui tre valori viene poi costruita una distribuzione continua di probabilità.
Questa è una tecnica di stima è stata sviluppata dalla NASA per i suoi programmi spaziali.
In situazioni come quelle che la NASA si trovava ad affrontare, ad esempio nel caso dell’atterraggio sulla Luna, gli altri metodi di stima non avrebbero funzionato perché non esistevano dati da precedenti progetti.
Questa tecnica rappresenta infatti una buona scelta quando un project manager è incaricato di gestire progetti unici, che non hanno uno storico definito.
In tali circostanze, il manager di progetto chiede ai membri del team più stime per ciascuna attività.
Ciò consente loro di considerare i potenziali avvenimenti positivi che potrebbero alleggerire il lavoro e valutare i rischi di progetto e l’eventuale aumento dei costi e ritardo della consegna.
La stima a tre valori fornisce anche dati statistici al project manager in merito alla probabilità di durata e costi differenti.
Concludendo questa carrellata possiamo affermare che non esiste in generale un metodo giusto o sbagliato.
La stima di un progetto è un’arte!
Un misto di conoscenza del progetto, del settore, includendo una revisione storica, un’indagine del cliente ed una gran parte di istinto.
In Twproject è possibile ad esempio gestire progetti futuri usando gli skill come risorse; creare progetti assegnando skill al posto delle risorse.
Questo è molto utile durante la fase di pianificazione del progetto.
Inoltre è possibile:
gestire progetti aperti adesso con persone reali;
modellare progetti futuri con assegnazioni per skill.
Avere entrambe le possibilità nello stesso sistema, rende possibile per esempio condividere la creazione dell’albero di progetto e la sua manutenzione tra il project manager di pianificazione e il project manager di produzione.
Un solo luogo in cui monitorare le attività in atto e pianificare quelle future, stimandone direttamente l’impatto sui progetti.
Un vantaggio da non sottovalutare.
E tu quale metodo di stima preferisci utilizzare?
Quali sono i pregi ed i difetti che hai notato?
Lasciaci il tuo commento.
