Tecniche di Brainstorming: quando l’unione fa la forza

Nel Project Management il Brainstorming, le tecniche di brainstorming sono fondamentali perché possono produrre innumerevoli vantaggi per il project manager.

Immagina la scena: kickoff di progetto, sala riunioni piena, lavagna pronta, obiettivo chiaro. Il project manager invita il team a proporre idee… ma dopo la prima, cala il silenzio. Gli sguardi si incrociano, qualcuno prende appunti senza parlare, altri annuiscono senza aggiungere nulla. Il risultato? Una decisione presa in fretta, idee poco innovative e una sensazione generale di “potevamo fare meglio”.

Questo accade ogni volta che il brainstorming non è strutturato, non è facilitato correttamente o non tiene conto delle dinamiche psicologiche del gruppo. Ed è proprio qui che un project manager può trasformare una riunione qualunque in un processo di innovazione potente, collaborativo e strategico.

All’inizio di un progetto o in una sua particolare fase, i project manager vogliono inevitabilmente ottenere quante più idee possibili, quindi trovare nuove idee e stimolare il pensiero creativo dei partecipanti. È qui che il brainstorming viene in aiuto.

Per Brainstorming (letteralmente tempesta di cervelli) intendiamo quella tecnica grazie alla quale il Team di progetto si riunisce in una riunione creativa nella quale i singoli membri espongono ogni tipo di idea possa venire in mente relativamente al progetto.

Quando si parla di brainstorming, è importante tenere a mente alcuni aspetti fondamentali.

Innanzitutto, la priorità principale del brainstorming è la quantità rispetto alla qualità. Il brainstorming è infatti il primo passo nella fase di esplorazione di un nuovo progetto, è importante, quindi, essere aperti a tutte le idee e possibilità, senza giudicare, lasciando spazio anche a contributi fuori dagli schemi che incoraggia il pensiero innovativo ogni volta che ci si riunisce.

Brainstorming e luoghi comuni

Un altro luogo comune del brainstorming è che molti pensano che possa essere fatto solo in un modo: una discussione aperta in una sala riunioni con tutte le persone coinvolte.

Questo metodo non è necessariamente sbagliato, ma porta ad alcuni svantaggi che possono rendere improduttiva una sessione.

Ad esempio, quando la prima coppia di idee viene condivisa durante il meeting, il gruppo tende inevitabilmente a concentrarsi solo su queste prime idee durante tutto il resto del tempo.

Il problema più grande che si riscontra nel classico brainstorming è che solo una piccola parte del gruppo effettua il 60-75% della conversazione. Questo fatto può spesso impedire che altre idee nuove vengano alla luce,  soprattutto da chi avrebbe punti di forza o competenze preziose ma non riesce a esprimersi.

È importante quindi mantenere una sessione di brainstorming efficiente ed efficace, utilizzando anche diverse tecniche. In questo articolo vedremo come.

 Come Pianificare la sessione di brainstorming

Prima di entrare in una stanza per effettuare una sessione di brainstorming, esistono alcuni compiti che il project manager deve eseguire. Questi sono:

• Definire il problema e lo scopo della sessione usando obiettivi SMART.
• Identificare i partecipanti. Di solito la maggior parte dei partecipanti sono quelli che più da vicino sono interessati al problema, ma è possibile anche includere “estranei” ed esperti in modo che ci sia diversità di punti di vista.
• Comunicare chiaramente data ed orario in cui si terrà la sessione. Tendenzialmente è importante indicare anche un orario in cui la sessione terminerà, ma è consigliabile suggerire ai partecipanti di tenere un tempo cuscinetto fra la sessione di brainstorming ed il loro prossimo impegno.

 Come Condurre la sessione di Brainstorming

Alcune linee guida da seguire durante una sessione di brainstorming sono:

• Assicurarsi di avere una lavagna nella stanza in modo da documentare le idee.
• Dividere i problemi complessi in problemi più semplici ed esaminare ciascun problema più piccolo in modo indipendente.
• Dividere il gruppo in modo che ogni membro possa fare brainstorming anche in modo indipendente, così da prendere in considerazione le prospettive di tutti.
• Dopo aver classificato le idee, concordare sulla soluzione.
• Assegnare un proprietario alla soluzione per assicurarsi che questa venga eseguita.

Cosa fare al termine della sessione di Brainstorming

Anche dopo la sessione di brainstorming esistono diverse attività che devono essere completate, come ad esempio:

• Dare una ricompensa o un riconoscimento ai partecipanti. Ciò garantirà che la prossima volta che verrà svolta una nuova attività di brainstorming, le persone saranno felici di parteciparvi.
• Follow-up e monitoraggio della soluzione decisa in chiusura.

Le tecniche di brainstorming

Sei sono le tecniche di brainstorming che possono aiutare i project manager a trovare idee migliori e generare soluzioni creative. Vediamo quali sono:

1. Brainwriting

Questa tecnica è particolarmente utile nel caso in cui la scadenza relativa al progetto si stia avvicinando.

L’attività inizia con una squadra ed il project manager che espone l’idea di base.

A questo punto, invece che esporre a voce le idee, ogni membro della squadra annota le sue idee su un foglio di carta. Ogni partecipante passa quindi le proprie idee a qualcun altro, che le considera e aggiunge le proprie. E così via. Un ottimo modo per mettere a valore i punti di forza di tutti.

Quando anche l’ultima persona del gruppo ha terminato di scrivere la sua idea, il project manager raccoglie i fogli, li espone e si inizia così la discussione di gruppo.

 2. Brainstorming virtuale

Questa tecnica di brainstorming, come già dice il nome, non richiede che i partecipanti siano seduti nella stessa stanza.

Questa tecnica è perfetta nel caso di un team che lavora da remoto. Tutto ciò di cui si ha bisogno è infatti una buona connessione internet ed un dispositivo per connettersi in rete.

Una piattaforma centralizzata permette di avviare la sessione di brainstorming e di includere i partecipanti.

Qui le idee vengono scritte direttamente nella piattaforma digitale invece che su una lavagna e la discussione avviene online invece che in una stessa stanza.

3. Rolestorming

Una delle tecniche di brainstorming più coinvolgenti e giocose è sicuramente il rolestorming.

In questo metodo, i partecipanti non pensano come loro stessi, ma si mettono nei panni di qualcun altro, giocando un ruolo appunto.

Non c’è limite al ruolo che si può ricoprire. Per generare idee innovative si può pensare di essere il prossimo Steve Jobs oppure oltrepassare i limiti impersonandosi in un supereroe.

Questa è una fantastica tecnica per generare idee creative e pensare “out of the box”, perché consente ai partecipanti di percepire l’opportunità o il problema in un modo nuovo.

4. Mind Mapping

Questo è probabilmente la tecnica di brainstorming più utilizzata e conosciuta.

Ci si riunisce in una stanza di fronte ad una lavagna ed ogni partecipante suggerisce idee pertinenti al problema esposto che è rappresentato al centro del foglio.

In base alle idee esposte, viene creata una mappa sotto forma di albero, dove ogni idea è rappresentata da un ramo diverso. Quando le idee sono terminate, sarà possibile vedere il quadro generale.

5. Brainstorming inverso

Questa tecnica è anche chiamata brainstorming negativo perché capovolge totalmente il classico brainstorming.

In concreto, i partecipanti invece che cercare idee per migliorare o risolvere una determinata situazione, sono chiamati a trovare modi per indebolire l’obiettivo rappresentato.

Questa tecnica permetterà così di trovare i fattori che non funzionano nella situazione analizzata.

Starbursting

Dalla parola inglese “star” che significa stella, questo processo di brainstorming inizia rappresentando una stella con sei punte.

Il centro rappresenta l’argomento su cui si andrà a discutere, ad esempio un prodotto, ed ognuna delle sei punte rappresenterà una domanda:

• Chi
• Cosa
• Dove
• Perché
• Quando
• Come

Durante la sessione di brainstorming si dovrà quindi rispondere nello specifico a queste domande, incluse tutte le sotto domande che inevitabilmente nasceranno.

I vantaggi di un brainstorming di gruppo

Perché quindi il brainstorming in un gruppo è vantaggioso?

Si tratta di un modo per risolvere i problemi tenendo una discussione di gruppo e raccogliendo informazioni o idee che arrivano attraverso una partecipazione spontanea alla discussione.

È inoltre un metodo utile, soprattutto nelle prime fasi di un prodotto o di un progetto, per riunire punti di vista diversi.

E ancora, è un modo rapido per generare una grande quantità di idee; uno sforzo di gruppo può infatti aumentare esponenzialmente il numero di queste.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutare il prossimo brainstorming a diventare un successo clamoroso:

• Rendere gli obiettivi chiari sin dall’inizio. Cosa si sta cercando di trovare/risolvere? Con quali restrizioni si sta operando?
• Proprio come con altre tecniche di incontro collaborativo, consentire a tutti di avere voce in capitolo. Facilitare la sessione in modo che le persone che normalmente sono silenziose siano al centro dell’attenzione per lo stesso tempo di coloro che hanno la tendenza a dominare le discussioni.
• Lasciare che le persone generino idee individualmente prima di incontrarsi per discutere ed elaborare. Questo incentiverà i “silenziosi” a partecipare attivamente senza venire sommersi dalle idee dei più dominanti.
• Prediligere la quantità rispetto alla qualità all’inizio.
• Ricordare al gruppo – e se necessario ripeterlo durante la sessione – che nessuna domanda o idea è stupida.

Può capitare che a volte le sessioni di brainstorming non portino grandi risultati. In questi casi è importante che il project manager non si scoraggi.

Magari provando un’altra delle tecniche di brainstorming menzionate in questo articolo, si potranno ricevere idee più fruttuose.

Il brainstorming, in tutte le sue tecniche, rimane comunque una metodologia molto efficace per la generazione di nuove idee e di nuovi pensieri, utili per il successo di un progetto.

I benefici concreti del brainstorming per il Project Manager

Un project manager non ha tempo da perdere con metodologie teoriche o esercizi creativi fini a sé stessi: ciò che conta davvero è ottenere risultati tangibili. E un brainstorming strutturato nel modo corretto migliora in modo significativo la gestione di un progetto, perché incide su aspetti critici come decision making, analisi dei rischi, raccolta requisiti e collaborazione interna.

Uno dei vantaggi più immediati è la riduzione dei tempi decisionali, che può arrivare fino al 40–60% quando le idee vengono generate e valutate con tecniche guidate anziché con discussioni improvvisate. 

Invece di rimandare scelte cruciali per giorni o settimane, il team arriva rapidamente a una rosa di opzioni chiare, aumentando la velocità di esecuzione.

Un brainstorming efficace aumenta l’engagement dei membri del team: quando tutti possono contribuire, anche gli introversi o i profili più analitici, cresce il senso di appartenenza e partecipazione. Questo si traduce in un clima più collaborativo, più energia e un maggiore commitment durante tutte le fasi del progetto.

Dal punto di vista metodologico, il brainstorming migliora anche la raccolta requisiti. Le idee emerse, soprattutto nelle prime fasi del progetto, permettono di evidenziare bisogni latenti, rischi nascosti, opportunità non ancora considerate e scenari alternativi. Ne deriva una definizione più accurata dell’ambito progettuale e una pianificazione più robusta.

Allo stesso modo, aumenta la qualità della gestione dei rischi. Generare molte idee significa esplorare molti scenari, compresi quelli negativi: questo aiuta il PM a identificare più rapidamente potenziali criticità e a prevedere contromisure efficaci già nelle fasi iniziali.

Infine, un brainstorming ben facilitato favorisce l’ownership delle soluzioni. Quando il team partecipa attivamente a generare e selezionare idee, la soluzione scelta non è percepita come “calata dall’alto”, ma come una decisione collettiva. Questo porta a una maggiore motivazione nell’implementazione, più responsabilità individuale e una riduzione del rischio di attriti o resistenze.

Fare brainstorming non è una semplice riunione: è una leva di innovazione.
È il momento in cui un team può vedere il problema da nuove prospettive, dare voce a ogni talento, generare idee che da sole non sarebbero mai emerse.

Un project manager che padroneggia queste tecniche non crea solo soluzioni: crea cultura, collaborazione e fiducia.
E quando un team sente di poter contribuire davvero, nessuna sfida è troppo grande.