Strategie per ottimizzare i flussi di lavoro nei team IT

Esistono alcune strategie per ottimizzare i processi e i flussi di lavoro per le aziende che operano in ambito IT?

In questo articolo partiremo dalle principali problematiche che affrontano quotidianamente le aziende informatiche nella gestione dei progetti e vedremo alcune soluzioni per risolverle.

Twproject conosce bene le problematiche legate al flusso di lavoro nei progetti, sia grazie al feedback dei suoi utenti, sia per esperienza interna del suo team.

Per questo crediamo di poter condividere alcune utili strategie per affrontare le principali questioni e gli strumenti migliori per gestirle.

Premessa: i requisiti più rilevanti per il settore IT

Prima di conoscere questi strumenti, partiamo dalle basi: come si approccia il mondo IT agli strumenti di ottimizzazione dei processi? Come valutano e scelgono gli strumenti di cui avvalersi i project manager del settore informatico?

Questo è un settore sicuramente attento alle novità in ambito tecnologico e in cui prevale la volontà di ottimizzare e velocizzare i processi.

L’efficienza nell’esecuzione dei progetti è sicuramente uno degli obiettivi più importanti in un’azienda IT e ora vedremo in che modo è possibile raggiungerla.

Le diverse istanze nella gestione dei flussi di lavoro nei team IT

Esaminiamo ora le sfide specifiche che i team IT affrontano ogni giorno, e al contempo vedremo le principali questioni e gli strumenti che possono aiutare a cambiare rotta.

I dipartimenti IT apprezzano molto il miglioramento dell’efficienza interna e la reputazione aziendale e quindi siamo certi che queste strategie si riveleranno utili.

È importante sempre tenere a mente che il gruppo di lavoro nella sua interezza deve poter cogliere i vantaggi nell’utilizzo degli strumenti di gestione. Ciò aiuterà a ridurre la fase di avviamento e farà apprezzare sin da subito un miglioramento dei flussi.

1. Concomitanza di progetti a diverso andamento e tipologia

Il primo sforzo che i project manager in ambito informatico compiono ogni giorno riguarda i tempi di consegna non sempre facili da rispettare.

Le tempistiche pianificate all’inizio sono spesso posticipate a causa di un flusso di lavoro poco lineare che si inceppa facilmente.

La causa principale che a nostro avviso rischia di rallentare i flussi di lavoro nelle aziende IT è la convivenza di progetti di natura diversa.

Nelle aziende informatiche, infatti, è molto frequente che nel lavoro quotidiano il personale si trovi a occuparsi contemporaneamente di vari tipi di progetti.

• Ci sono i progetti veri e propri, con un inizio, una durata e una fine, il cui carico si accumula nei giorni successivi se non svolto entro i termini.
  
• Esiste poi l’attività di manutenzione che si svolge in maniera più o meno regolare durante il corso dell’anno e che va anch’essa messa in conto nel carico dell’operatore.
  
• Infine ci sono i “ticket”, ossia quelle attività che non hanno una data di inizio e fine ma rappresentano micro-attività, come i bug fix o le piccole richieste estemporanee.

Questi ultimi in particolare possono rappresentare una delle principali cause di ritardi e colli di bottiglia poiché interrompono il flusso di lavoro regolare.

A ben pensarci, ognuna di queste attività è diversa intrinsecamente e non andrebbe trattata allo stesso modo.

Esistono strategie e strumenti progettati apposta per gestire questa differenza nei progetti e che aiutano enormemente a pianificare il lavoro calcolando i tempi che ciascuna di queste attività richiede al team di progetto.

1.1. Calcolo del carico operatori

Il primo problema causato da queste differenti attività è che esse incidono diversamente sul carico degli operatori.

Ad esempio, in alcuni casi queste attività si accumulano nei giorni successivi se non svolte prontamente, e accrescono la percentuale di lavoro giornaliero fino alla scadenza del progetto. In altri casi possono invece essere posposte, ma è sempre importante calcolare la loro incidenza nel carico del team.

Gestire al meglio il carico degli operatori non è un compito facile e dunque può essere utile utilizzare un software di gestione del carico di lavoro nei progetti che permetta di pianificarlo nei dettagli, considerando le differenze viste finora.

Twproject, ad esempio, consente di assegnare a ogni progetto un valore diverso tra i tre elencati e dunque di ponderare il carico degli operatori tenendo conto del fatto che ogni progetto si comporta diversamente a seconda della sua tipologia.

Tutto ciò aiuta a evitare l’overload dei membri del team e a ottimizzare i flussi di lavoro nelle aziende IT sin dalle prime fasi di pianificazione.

Infatti, se si pianificherà con più attenzione, tenendo conto di questa triade di compiti che investe i membri del team, i tempi di consegna potranno essere maggiormente rispettati e il lavoro nel suo insieme diverrà più fluido.

1.2. Integrazione con la gestione dei costi

Inoltre, un altro motivo per segmentare le diverse tipologie di progetto, è la migliore accuratezza nella rendicontazione che ne deriverà.

Per un’azienda con tanti progetti in corso, di tipologia e andamento diversi, la rendicontazione del lavoro e la fatturazione può essere un compito davvero arduo.

Una buona soluzione può essere utilizzare un sistema di pianificazione del lavoro con gestione dei costi integrata, che registri in automatico il lavoro svolto dal team, ma permetta al contempo di registrare tutte le spese accessorie.

Utilizzando una piattaforma completa come Twproject i dati saranno aggiornati automaticamente e sarà possibile svolgere un’analisi comparata tra lavoro stimato ed effettivo.

A differenza di molti altri software di project management, Twproject offre un tracciamento puntuale e preciso del lavoro, che permette di rimanere aggiornati su costi interni, lavoro delle risorse e marginalità, garantendo trasparenza interna e verso il cliente.

2. Gestione dei flussi di lavoro e dei colli di bottiglia

Spostandoci verso le questioni riguardanti l’esecuzione dei progetti, abbiamo individuato come secondo problema la scarsa attenzione alla sequenzialità delle fasi di lavoro.

Come abbiamo visto, un’organizzazione del lavoro non fluida può portare al fenomeno del collo di bottiglia, o bottleneck.

Si tratta di un fastidioso slittamento dei tempi di realizzazione di un progetto. A interrompere il processo esecutivo su progetti già pianificati possono essere dei ticket da risolvere, una urgenza tecnica da gestire, e così via.

Spesso è difficile individuare l’esatto punto del flusso di lavoro in cui questo blocco avviene e può essere perciò sensato dotarsi di strumenti che mostrano visivamente le fasi del processo e dunque ne evidenziano le criticità.

Il migliore esempio di questi strumenti è il diagramma di Gantt.

Un tempo usato come semplice prospetto di pianificazione iniziale delle tempistiche, oggi questo strumento è diventato molto più dinamico e ci accompagna per tutta la durata del progetto.

È per questa sua interattività che oggi il Gantt è uno strumento consigliato a tutti i team di progetto, anche a quelli più agili come possono essere i team IT.

2.1. Le dipendenze

Un buon diagramma di Gantt ci permette di collegare tra loro le diverse fasi di progetto e di settarne la diversa tipologia di dipendenza.

Innanzitutto dovremo elencare le attività di progetto e costituire la nostra WBS (Work Breakdown Structure), che come dice il nome stesso suddivide il progetto in blocchi di lavoro ordinati gerarchicamente.

Successivamente la nostra WBS potrà essere visualizzata come un diagramma di Gantt che ci consentirà di collegare facilmente le attività tra di loro.

Quanto più accurata e realistica sarà la correlazione tra le fasi e le sotto-fasi, tanto più saremo in grado di individuare i problemi che causano i ritardi, i blocchi o gli sforamenti.

Se si utilizza un software di gestione progetti come Twproject, il diagramma di Gantt può essere creato in pochi minuti: grazie a esso è facile rendersi conto di come è articolato il lavoro, assegnando agilmente i compiti ai vari assegnatari.

2.2. La timeline

Nel momento in cui il lavoro inizia ed è dunque necessario monitorare e analizzare i flussi di lavoro, il diagramma di Gantt è particolarmente indicato a svolgere questa analisi.

Nel caso di Twproject, si può utilizzare la Timeline di progetto, uno strumento presente sia all’interno del Gantt sia nella pagina di statistiche, che permette di individuare facilmente le cause di ritardo dei progetti.

La Timeline rappresenta la memoria storica del progetto, in cui viene registrato tutto ciò che era stato pianificato inizialmente in fase di avvio.

Successivamente la Timeline tiene traccia di tutte le varianti di progetto in maniera automatica, senza che il project manager debba esplicitamente annotarle.

Se ad esempio viene modificata una data di consegna, questo spostamento sarà registrato nella Timeline e a fine progetto si potrà rivedere l’esatto momento in cui la tempistica è cambiata.

Nel mondo IT è molto facile che ciò avvenga, soprattutto a causa della compresenza di più progetti in corso, come abbiamo visto.

Conoscere le cause dei ritardi è molto utile per pianificare con più accuratezza in futuro e aiuta a evitare i famigerati colli di bottiglia in cui spesso ci imbattiamo se non sapientemente gestiti.

3. Agilità nella gestione dei flussi grazie ai ToDo

Dunque, dopo aver calcolato con attenzione il carico di lavoro degli operatori e pianificato dettagliatamente le fasi di lavoro, vediamo infine qual è l’ultimo passo per migliorare i flussi in fase esecutiva.

Uno dei compiti più ardui durante questa fase è l’ottimizzazione nella distribuzione delle consegne e dei task, che se non fatta efficacemente può influenzare negativamente la produttività del team.

Spesso nell’intraprendere un nuovo progetto la quantità di informazioni da comunicare alla squadra che se ne occuperà può sembrare sovrastante.

Ma se si suddividono tutte le attività in piccoli compiti puntuali, non solo si comunica efficacemente con il team, ma si ottiene un quadro più chiaro per tutta la squadra di lavoro.

I team IT solitamente amano modalità di lavoro agili, e in questo Twproject ha diverse soluzioni molto apprezzate.

I suoi ToDo sono molto versatili perché possono contenere tante informazioni come l’assegnatario, il tag, la tipologia, gli allegati, eccetera.

Ad essi possono essere aggiunti commenti con la menzione del destinatario. Possono essere filtrati in molteplici modi e organizzati per priorità. Insomma hanno tutto ciò che può essere utile a un team agile e che ha bisogno di uno strumento di comunicazione efficiente e veloce.

Inoltre possono essere gestiti anche attraverso la kanban visual board di Twproject, che contiene alcune funzioni peculiari come il metodo di ordinamento delle colonne. Non solo priorità, ma anche suddivisione per progetto, per assegnatario, per stato e tipologia.

I ToDo sono funzionali a qualsiasi tipologia di lavoro, sia esso relativo ai progetti classici, alla manutenzione o al ticketing.

Twproject: lo strumento ideale per ottimizzare i flussi nelle aziende IT

Per concludere, sappiamo che le aziende informatiche sono quelle più attente alle novità in ambito tecnologico e quelle maggiormente propense all’adozione di strumenti software in grado di migliorare i processi interni.

Tuttavia, è altrettanto probabile che le aziende IT decidano di realizzare dei sistemi handmade, essendo esse stesse produttrici di software.

Ma come ben sappiamo oggi c’è una sempre maggiore settorializzazione nel mondo del software e dunque la scelta di internalizzare lo sviluppo dei gestionali aziendali non è sempre vincente e può distogliere l’attenzione da progetti più remunerativi.

Ecco perché è meglio rivolgersi a chi ha maturato esperienza decennale sul campo e sa prevedere e risolvere le esigenze delle aziende IT nella gestione dei progetti.

I nostri clienti che lavorano nel settore IT non hanno dubbi: Twproject ha tutto ciò che serve per semplificare la gestione dei progetti in ambito informatico.

Oltre a quanto visto finora, Twproject presenta tantissime altre funzionalità che possono semplificare il lavoro all’interno di un’azienda IT.

Dalla possibilità di gestire personale, clienti e fornitori su un’unica piattaforma per una comunicazione più efficace e immediata, alla modalità combinata di waterfall e agile, e ancora alla altissima flessibilità e customizzazione del sistema.

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