Implementare un nuovo software di gestione progetti non è cosa da poco!
È un processo molto complesso che deve essere affrontato in modo metodico e ponderato.
Devi aver ben presente che si tratta di un vero e proprio cambiamento a livello aziendale. Un cambiamento profondo, soprattutto se riguarda un grande numero di lavoratori e team.
Come tutti i cambiamenti, anche questo cambiamento può suscitare in alcuni una azione di opposizione. Una vera e propria resistenza al cambiamento.
Fortunatamente, esistono diverse strategie da seguire per far sì che i collaboratori si abituino ed accettino il cambiamento.
Oggi ne vediamo alcune.
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“INDICE DEI CONTENUTI”
- Identificare il bisogno di cambiamento
- Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate
- Finalizzazione dei requisiti
- Training
- User Acceptance Test – UAT
- Coordinare il passaggio fra un software e l’altro
- Premiare il team di implementazione
- Misurare i risultati
- Chiedere feedback
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Per prima cosa è fondamentale contestualizzare il momento di intervento.
Questo perché le strategie, per migliorare l’inserimento del nuovo sistema di gestione attività, possono essere usate in due momenti fondamentali:
- Prima della scelta ed acquisto del nuovo software
- dopo l’acquisto.
Naturalmente in ogni momento è possibile agire. Vediamo come:
Agire prima della scelta e dell’acquisto del nuovo software di project management
Il primo passo per facilitare l’adozione da parte dell’utente, in questo caso il lavoratore, di un nuovo strumento di project management consiste nel coinvolgerlo.
Costituire un team per gestire i cambiamenti organizzativi è un’ottima modalità per superare parte della resistenza al cambiamento.
Questo gruppo sarà responsabile della creazione di un piano di cambiamento organizzativo. Il piano verrà progettato per coinvolgere gli stakeholder durante l’implementazione.
Questo gruppo sarà quindi responsabile di tre aspetti chiave:
- Identificazione del bisogno di cambiamento
- Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate
- Finalizzazione dei requisiti
Identificare il bisogno di cambiamento
Ciò significa assumere un approccio proattivo al cambiamento e non passivo.
La ricerca attiva di modi e strumenti per migliorare le inefficienze non solo migliorerà l’output, ma sarà anche un ottimo modo per supportare l’evoluzione del project manager nel suo ruolo.
Una strategia organizzativa dovrebbe essere implementata e le iniziative devono essere legate agli obiettivi aziendali.
E’ necessario, inoltre, conoscere gli obiettivi che tutti i team, o l’azienda in generale, stanno cercando di raggiungere e tutti i punti critici che ostacolano il successo.
Individuati gli obiettivi che i team di progetto stanno cercando di raggiungere, si può lavorare per decidere se un nuovo software di project management può aiutare a raggiungere queste mete.
Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate
Per eseguire una corretta analisi dell’impatto sulle parti interessate è essenziale creare un elenco di ogni persona, team e reparto che utilizzerà il nuovo strumento.
Non solo è necessario indicare chi sono gli stakeholder, ma anche come saranno influenzati dal nuovo software.
Ottenere il consenso degli stakeholder è la chiave per un’implementazione di successo.
E’ importante infatti comunicare perché il cambiamento è imprescindibile. Non solo… dovranno anche essere noti quali parametri verranno utilizzati per confrontare i prodotti e chi prenderà la decisione finale per l’acquisto.
Quando le parti interessate sanno perché si sta verificando un cambiamento e in che modo esso avrà un impatto diretto su di loro, è più probabile che siano motivati e coinvolti nei confronti del nuovo strumento.
Le migliori implementazioni prevedono infatti una spiegazione sul perché il nuovo software è in fase di implementazione. Vantaggi deriveranno anche dalla conoscenza dei benefici per tutti e dalla chiarezza sulle tempistiche di implementazione.
Finalizzazione dei requisiti
Dopo aver eseguito l’analisi dell’impatto sugli stakeholder, è necessario avere un’idea dei requisiti richiesti da parte di ciascun stakeholder e del modo in cui si traducono in funzionalità all’interno del nuovo software.
Ad esempio, immaginiamo che il risultato che si sta cercando di ottenere è una pianificazione del miglior progetto, con il quale gli stakeholder vogliono tenere traccia delle competenze dei dipendenti, della disponibilità e del loro rendimento.
n tal caso, le funzionalità chiave che cercherete nel nuovo software includerà la gestione delle risorse con questi determinati criteri.
Dopo l’acquisto del nuovo software per la gestione progetti
Una volta svolta la ricerca, confrontato vari prodotti, tenuto conto delle esigenze e dei requisiti richiesti, il nuovo software di gestione dei progetti viene acquistato ed installato.
Ora inizia la fase di implementazione vera e propria del nuovo strumento di project management all’interno dell’organizzazione.
L’implementazione del software può richiedere un lungo processo iniziale. I benefici che ne conseguiranno a lungo termine, varranno, però, l’impegno in termini di tempo.
Mentre si lavora per implementare un nuovo sistema, ci sono una serie di fattori da considerare. Sono fattori che possono portare indubbi vantaggi. Vediamoli insieme:
1) Training
Quando si implementa un nuovo software di gestione progetti, è buona prassi che la società di software addestri una o diverse persone chiave, in grado di gestire il sistema.
Quella o quelle persone diventano “gli esperti” e saranno, quindi, responsabili dell’insegnamento agli altri.
In alcuni altri casi, è invece preferibile addestrare direttamente tutto il personale che avrà a che fare con il software.
E’ opportuno evitare il disallineamento in merito all’utilizzo del nuovo software. Il disallineamento può essere evitato principalmente creando regole, FAQ e documenti pratici. Si possono, inoltre, limitare i diritti e disporre un numero limitato di amministratori / moderatori.
Per supportare questa fase delicata, in TWproject abbiamo pensato a due aree d’intervento in grado di offfire più soluzioni
- Un’area è legata alla formazione diretta, mediante corsi e webinar dedicati alla azienda.
A questo link è possibile trovare tutte e informazioni: https://twproject.com/it/servizi/
- L’altra sempre disponibile on line ( sia in italiano, sia in inglese) https://twproject.com/support/it/
Un vero e proprio manuale d’uso, semplice e sempre disponibile, che si aggiorna sulla base delle nuove releise e delle richieste di approfondimento degli utenti.
2) Condurre test di accettazione degli utenti (User Acceptance Test – UAT)
Questo è un passo importante da intraprendere. Il fine è quello di garantire che il software funzioni come previsto e per aiutare a trovare eventuali bug.
Sarà importante testare una piccola porzione di dati per vedere se il software elabora correttamente tutte le informazioni e per permettere al personale di abituarsi step by step.
Se il sistema è integrato con altri strumenti software, è necessario assicurarsi che i sistemi comunichino correttamente.
3) Coordinare il passaggio fra un software e l’altro
Quando è il momento di iniziare a passare al nuovo software, è una buona prassi mantenere le informazioni anche all’intero del software fino a quel momento utilizzato.
Questo fa sì che lo staff si abitui all’aspetto generale del nuovo software e crei un maggiore livello di fiducia prima di passare al completo utilizzo.
Per un breve periodo si potranno quindi avere in esecuzione due sistemi in contemporanea.
Possono passare dai 6 ai 12 mesi affinché gli utenti si sentano completamente a proprio agio con il nuovo software. In tale periodo è opportuno che le informazioni storiche siano accessibili.
4) Premiare il team di implementazione
Quando determinati collaboratori hanno lavorato di più per implementare un nuovo software, è una buona idea premiarli.
Una festa, un piccolo bonus, un presente, un “grazie” verbale. Questi gesti possono significare molto. Una gratificazione del genere spesso vale più di un premio in denaro.
5) Misurare i risultati
Dopo che il nuovo software è stato implementato ed è operativo, è una buona idea analizzare e misurare i risultati per monitorare l’andamento.
Questo può includere cose come la capacità di elaborare più ordini in un giorno, la riduzione delle retribuzioni orarie pagate per gli straordinari o altro.
Continuare a monitorare e misurare durante l’anno è una buona prassi per assicurarsi che l’investimento abbia avuto un senso.
6)Chiedere feedback
I problemi sorgono sempre durante le prime fasi di implementazione. E’ assolutamente necessario che il team esponga i problemi a cui va incontro.
Per ricevere suggerimenti e creare un ciclo di feedback positivo, un consiglio è di eseguire un’indagine interna all’incirca un mese dopo l’introduzione del nuovo sistema. L’indagine andrà ripetuta nuovamente dopo tre mesi.
I membri del team si sentiranno ascoltati e il processo porterà a suggerimenti e best practice utili anche per il futuro.
Seguire questi consigli aiuterà sia il project manager che il team a pianificare correttamente il cambiamento.
Fondamentale è comunque assicurarsi che, in generale, le nuove implementazioni non siano disallineate con gli obiettivi aziendali, altrimenti saranno destinate a fallire a priori.
Ti sei mai trovato di fronte all’implementazione di un nuovo software di gestione progetti?
Come hai vissuto questo cambiamento? Raccontaci la tua esperienza e scrivici i tuoi suggerimenti.
