Forse abbiamo già sentito parlare di rischi residui e rischi secondari in un progetto senza però aver ben chiaro di cosa si tratti. In questo articolo cercheremo di spiegare le differenze anche nel modo di affrontarli.
INDICE DEI CONTENUTI
Tutti affrontiamo rischi su base giornaliera e, di conseguenza, anche nella gestione dei progetti i rischi non mancano.
C’è chi si fa prendere dal panico, chi cerca di non correre rischi evidenti e chi cerca assolutamente di evitarli, ma i rischi sono inevitabili. Non esiste un modo per evitare che i rischi entrino nelle nostre vite. Stesso discorso vale nel caso del project management.
Definizione del rischio
La Guida del PMBOK definisce un rischio come “Un evento o situazione incerta che, se si verifica, ha un effetto positivo o negativo su uno o più obiettivi del progetto.”
Un rischio, quindi, non necessariamente danneggia sempre il progetto. Un progetto può anche ottenerne un risultato positivo derivante da un rischio.
La Guida di PMBOK afferma inoltre che il Risk Management, cioè la gestione dei rischi, è una delle aree di conoscenza in cui un project manager dovrebbe essere competente.
I Project Manager devono infatti essere addestrati alla gestione del rischio per garantire che gli ostacoli al progetto siano ridotti al minimo.
Ciò significa che i project manager devono essere in grado di pensare fuori dagli schemi e non intraprendere sempre la stessa strada anche se in passato è risultata ottimale dato che la situazione potrebbe essere cambiata.
Quali tipi di rischi esistono?
Oltre al rischio principale inerente a qualsiasi progetto, positivo o negativo, le singole attività possono comportare rischi secondari e residui.
Diamo un’occhiata quindi ai rischi secondari e residui e alle loro definizioni.
I rischi secondari
La Guida di PMBOK definisce i rischi secondari come “quei rischi che si presentano come risultato diretto dell’attuazione di una strategia di risposta ad uno specifico rischio”.
In altre parole, quando si identifica un rischio, si dispone di un piano di risposta per affrontare tale rischio.
Una volta implementato questo piano, il nuovo rischio che potrebbe derivare dall’implementazione è un rischio secondario.
Ad esempio, il project manager per un progetto di costruzione potrebbe sapere, dalle esperienze passate, che uno dei principali rischi che è che il fornitore di sabbia non potrà consegnare in tempo la merce. Nel piano di gestione dei rischi creato, il project manager avrà quindi già tenuto conto di questo rischio. L’azione che intraprenderà se ciò dovesse accadere potrebbe essere quella di procurarsi la sabbia da un fornitore diverso. Un rischio potenziale che potrebbe incontrare però è che potrebbero esserci delle differenze nella sabbia fornite dal primo rispetto a quella fornita dal secondo fornitore, il che costituirebbe un rischio secondario.
I rischi residui
I rischi residui sono i rischi rimanenti, cioè i rischi minori che rimangono.
La Guida di PMBOK definisce i rischi residui come “quei rischi che si prevede rimangano anche dopo che è stata adottata la risposta al rischio pianificata, così come quelli che sono stati deliberatamente accettati”.
I rischi residui sono accettabili per il livello di tolleranza al rischio dell’organizzazione o, in alcuni casi, un rischio residuo non prevede una risposta ragionevole.
I project manager quindi li accettano semplicemente come sono. Se devono verificarsi, si verificheranno, e non c’è molto che possano fare al riguardo.
Questi rischi sono identificati durante il processo di pianificazione e una riserva di emergenza è istituita appunto per gestire rischi come questi.
Sebbene i rischi residui non siano particolarmente preoccupanti, le organizzazioni non possono ignorarli del tutto e dovrebbero affrontarli attraverso:
- L’identificazione dei requisiti di governance, rischio e conformità pertinenti.
- Il riconoscimento dei rischi esistenti.
- La determinazione dei punti di forza e di debolezza del quadro di controllo dell’organizzazione.
- La pianificazione degli imprevisti appropriati.
Ad esempio, si potrebbe individuare un rischio in un possibile evento di pioggia della durata di un’ora o due che potrebbe interrompere alcune delle riunioni programmate. Per gestire questo rischio, sono pertanto programmate le altre riunioni con un buffer di un paio d’ore. In questo modo, anche se dovesse piovere per due ore, gli altri piani non verranno interrotti.
Questo, però, non elimina il rischio che il programma necessiti di modifiche. Semplicemente lo riduce.
Qual è la differenza tra rischi secondari e residui?
- I rischi secondari sono quelli che si manifestano come risultato diretto dell’attuazione di una risposta al rischio. D’altro canto, si prevede che i rischi residui rimarranno dopo la prevista risposta del rischio.
- Il piano di emergenza viene utilizzato per gestire i rischi primari o secondari. Il piano di riserva viene utilizzato per gestire i rischi residui. Si noti che se si verifica un rischio identificato, si attua il piano di emergenza e, se diventa inefficace, si attua il piano di riserva.
- Se i rischi residui e i rischi secondari non richiedono un piano di risposta, si monitoreranno nel loro verificarsi.
Esempio di una situazione che contiene entrambi i rischi
Prendiamo per esempio un futuro project manager che sta studiando per uno degli esami per ottenere la certificazione ufficiale.
Quando questo pianifica il programma di studio per il suo esame, i rischi principali che possono influenzare il suo programma di studio sono:
- improvvisamente si impegnerà a tempo pieno per un nuovo progetto che non lascerà tempo sufficiente per studiare
- si ammalerà durante la preparazione all’esame
Un’attività di risposta al primo rischio – non trovare abbastanza tempo per lo studio a causa dell’impegno professionale – sarebbe quella di iniziare la preparazione all’esame in una bassa stagione lavorativa, prendendo in considerazione il modello di lavoro degli anni precedenti.
Il rischio residuo per questa risposta al rischio sarebbe che un progetto inaspettato su larga scala si presentasse proprio durante la preparazione all’esame. In tal caso, potrebbe essere necessario posticipare l’esame, in modo da trovare abbastanza tempo per studiare in futuro. Questo potrebbe essere connesso con un costo extra che può essere coperto attingendo alla riserva di contingenza.
Nel secondo caso, l’attività di risposta al rischio per evitare di ammalarsi durante la preparazione all’esame, consisterebbe nel fare la vaccinazione per cinque delle più comuni malattie contagiose al momento della preparazione all’esame.
Il rischio secondario di questa risposta al rischio sarebbe che i vaccini stessi possono causare effetti collaterali o addirittura causare infezioni.
Per concludere, la gestione del rischio è parte integrante della gestione di un progetto. Essa include l’identificazione, l’analisi e il monitoraggio di tutti questi tipi di rischi.
Capire come identificare e gestire i rischi fa parte della vita di tutti, anche della vita di un project manager.
È importante che tutti i tipi di rischi vengano identificati, analizzati, monitorati e curati durante l’intero progetto.
Per un project manager, imparare a distinguere e pianificare i diversi tipi di rischi sarà un valido aiuto per gestire in modo più efficiente le risorse, il tempo e guidare il progetto verso il successo.
