Registro dei rischi: come compilarlo

Il Registro dei rischi è un utile strumento di lavoro, spesso sottovalutato.

I progetti richiedono a volte uno sforzo di lavoro enorme e grandi quantità di denaro per concludersi con successo.

Assicurarsi che vengano portati a termine è un compito estremamente delicato ed al contempo complesso.  Come si fa a farlo? Semplice: con una valutazione del rischio e, di conseguenza, la redazione di un registro dei rischi, uno dei documenti più importanti di un progetto.

Perché un registro dei rischi è così importante?

Il registro dei rischi elenca i potenziali rischi che il team ha identificato riguardo ad uno specifico progetto.

Inoltre, include misure che possano essere prese per garantire che questi rischi non si trasformino in uno tsunami che potrebbe alla fine distruggere il lavoro.

Un registro dei rischi è principalmente uno strumento di comunicazione che consente di comunicare le preoccupazioni e i rischi relativi ad un progetto a tutti gli stakeholder.

Poiché il tutto è scritto in un documento ufficiale redatto prima ancora che il progetto inizi, questo documento ha un peso maggiore rispetto a quando i dubbi vengono espressi durante un “routinario” meeting.

Il primo approccio ad un registro dei rischi

La prima cosa che bisogna fare è identificare i rischi.

Nessuno pretende che il project manager sia un indovino, ma l’esperienza che questo ha dovrebbe guidarlo nel compito.

I progetti sono tutti diversi, ovviamente, ma per le organizzazioni che gestiscono progetti simili anno dopo anno, potrebbero esserci dati storici da rivedere per identificare i rischi comuni.

Inoltre, è possibile anticipare alcuni rischi in base alle forze di mercato o in base a problemi di personale.

Per raccogliere i possibili rischi che possono presentarsi durante la gestione di un progetto è necessario un approccio sistematico per assicurarsi di avere un quadro il più completo possibile.

Il registro dei rischi del progetto è un sistema che può quindi tenere traccia di tale rischio se effettivamente compare e quindi valutare le azioni impostate per risolverlo.

Registrare un rischio nel registro ufficiale consente di avere un posto univoco dove inserire tutti i dati relativi alla situazione in oggetto. E’ così possibile seguire il rischio specifico durante tutto il progetto, verificando se le azioni messe in atto per rimediare o mediare il rischio funzionano.

Documentando l’intero  processo in un registro, è meno probabile che si perda traccia del rischio nel corso di un progetto impegnativo.

In questo modo i rischi hanno meno probabilità di trasformarsi in problemi reali che possono minacciare in maniera importante il successo di un progetto.

Infine, quando il rischio è stato risolto, è possibile classificarlo ufficialmente come chiuso o terminato.

Come utilizzare e compilare il registro dei rischi

Ecco in generale come utilizzare e compilare il registro dei rischi e quali voci devono assolutamente essere incluse in questo documento ufficiale.

Elenco dei rischi

Con l’aiuto di esperti e delle parti interessate del progetto, è importante elencare tutti i potenziali rischi che il progetto potrebbe dover affrontare.

In questo caso si inserisce una breve descrizione del rischio potenziale, ad esempio, conflitto di risorse che non hanno abbastanza tempo a causa di più richieste contemporanee.

Inoltre, è importante dare un numero di identificazione univoco per tracciare in modo specifico ogni singolo rischio nel registro.

Assegnare una categoria di rischio

I rischi non sono tutti uguali; alcuni rischi sono determinati da fattori tecnici, altri rischi sono a livello del personale o ancora, rischi ambientali, rischi del marchio, rischi per la salute ecc.

Ogni rischio deve essere assegnato alla categoria specifica.

Valutare l’impatto di ogni rischio

L’impatto indica la gravità delle conseguenze di un rischio.

Un impatto basso significa che, se il rischio si verificasse, i danni potenziali al progetto non sarebbero così ingenti.

Un impatto elevato significa che si possono aspettare gravi effetti negativi e, chiaramente, questi sono i rischi a cui dare maggiore attenzione.

Stimare la probabilità del rischio

Il prossimo passo è stimare la probabilità che il rischio si verifichi. Chiaramente, maggiore è la probabilità che il rischio si verifichi, più si dovrà fare attenzione.

Calcolare il valore di rischio complessivo

Una volta stimato l’impatto e la probabilità del rischio e inseriti i valori appropriati nel registro dei rischi, si procede a calcolare il valore di rischio complessivo.

Questo è semplicemente il prodotto dell’impatto e del fattore di probabilità:

Valore di rischio complessivo = impatto x probabilità

Assegnare un responsabile ad ogni rischio

Ad ogni rischio deve essere assegnato un responsabile. Questo referente del rischio sarà il soggetto preposto al monitoraggio del rischio e all’adozione di misure idonee a limitarne l’impatto.

Spesso si tratta direttamente del project manager, ma a volte possono esserci rischi dove un membro del team specifico può essere più adatto e più vicino al ruolo.

Definire le azioni di mitigazione per ogni rischio

Infine si devono elencare tutte le misure che possono essere prese per mitigare, aggirare o eliminare il rischio. Tutte le misure devono essere riportate per iscritto nel documento.

 

I rischi sono presenti in tutte le situazioni, sia nella vita quotidiana che nel mondo del lavoro, e questo vale doppiamente nella gestione di un progetto, laddove tutto è in movimento.

La documentazione del rischio è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, offre un unico punto in cui identificare il rischio, annotare la sua cronologia.

Sviluppare un registro dei rischi permette di seguire l’iter, dal punto in cui si è verificato per la prima volta a dove lo si risolve, e persino contrassegnare la persona che si occuperà della gestione di ogni rischio.

Un project manager non sarà mai in grado di anticipare tutto ciò che potrebbe andare fuori strada in un progetto, ma seguendo un piano strutturato e avendo un registro dei rischi chiaro, sarà proattivo e potrà rispondere rapidamente prima che i rischi diventino problemi reali.