Project procurement management: come gestire l’approvvigionamento di progetto

Parliamo di project procurement management in questo articolo. Questo non perché vogliamo parlare di psicologia o counseling, ma perché ci interessano gli di aspetti pratici, utili al progetto.

I progetti non vengono portati avanti in maniera isolata dal project manager e dal suo team. La maggior parte di questi richiede, infatti, di ottenere altre risorse per poter raggiungere gli obiettivi definiti.

La maggior parte delle discussioni e degli articoli sul project management si concentrano sui processi e sulle conoscenze necessarie, che sono sicuramente importanti, ma insinuano l’idea che un project manager ed il team possano fare tutto.

Questo non è vero. È fondamentale sapere quando si ha bisogno di aiuto e come ottenerlo.

Che cos’è il Project Procurement Management?

Quindi che cos’è il Project Procurement Management o la gestione dell’approvvigionamento di progetto?

Si tratta di una collaborazione con fornitori esterni al fine di ottenere o acquistare beni e servizi per uno o più progetti.

Queste relazioni vengono spesso create sulla base di un contratto. Questo per fare in modo che i beni o i servizi necessari siano ricevuti in tempo e soddisfino gli standard richiesti dalla società acquirente.

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Lo scopo del Project Procurement Management è stabilire e mantenere relazioni con i fornitori di beni e servizi durante tutto il ciclo di vita del progetto.
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Questa funzione unica è una parte essenziale della gestione del progetto e riguarda la supervisione di una serie di operazioni temporanee.

L’approvvigionamento, in termini di project management, è quindi quando è necessario acquistare, affittare o contrattare con l’esterno per raggiungere l’obiettivo del progetto. Queste relazioni, come qualsiasi processo all’interno del progetto, necessitano di gestione.

La gestione dell’approvvigionamento di progetto è suddivisa in quattro processi che vediamo in seguito.

La pianificazione della gestione dell’approvvigionamento

Gli acquisti devono venire identificati già durante la prima fase di pianificazione del progetto.
In questa fase si valuta infatti quali articoli saranno prodotti o ottenuti internamente e quali invece proverranno dall’esterno.

Queste informazioni, a loro volta, incideranno sul budget e sull’ambito finanziario del progetto.

Per ogni contraente esterno, deve esserci una dichiarazione di lavoro che serva da documento che delinei esattamente ciò che si sta contraendo.

Queste dichiarazioni funzionano come documenti guida attraverso il progetto. Più specifiche sono, meglio è. Ciò evita la confusione in seguito e aiuta a sviluppare piani più accurati.

Questo processo viene raccolto nel piano di gestione degli approvvigionamenti che comprende i documenti dei requisiti, il registro dei rischi, la pianificazione del progetto, le stime dei costi e altro ancora.

Per guidare queste decisioni esistono strumenti e tecniche, come l’analisi “Make or Buy” o “Lease or Buy”, che aiutano a determinare se l’attività ha bisogno di un fornitore esterno o può essere svolta internamente.

Nel caso del “Make or Buy” si tratta direttamente di comprare una risorsa, mentre nel caso del “Lease or Buy” si parla di noleggio, per un determinato periodo di tempo, di uno specifico tipo di risorsa, generalmente macchinari.

Ecco tre domande fondamentali che il project manager deve porsi:

• Quanto costa costruire la risorsa anziché acquistarla?
• In che modo questa decisione influenzerà la portata del progetto?
• In che modo questa decisione influenzerà il programma del progetto?

L’esecuzione della gestione dell’approvvigionamento

Dopo aver terminato i documenti della prima fase, si passa alla fase dell’esecuzione in cui si studiano le offerte ricevute e si determina quale accettare.

Il confronto viene fatto tra vantaggi, svantaggi e offerte contrattuali dei vari fornitori.

Prima di decidere, tuttavia, dovrebbe esistere un criterio per decidere quale sia l’offerta migliore per il progetto. Generalmente, tale offerta non si baserà solamente sul prezzo.

Non fa male inoltre chiedere il parere di esperti nelle determinate aree e nei diversi reparti per ottenere il loro punto di vista.

Una fase necessaria sarà poi la negoziazione per modificare i contratti finali con i fornitori scelti al fine di soddisfare le esigenze del contraente e del venditore.

Le proposte vengono attentamente valutate e, se non sono disponibili offerte soddisfacenti, il team di gestione del progetto solleciterà nuovi offerenti.

Il controllo della gestione dell’approvvigionamento

Una volta firmati i contratti, la gestione di tali contraenti deve essere integrata nelle responsabilità generali di gestione.

Gli appaltatori possono avere un impatto negativo su budget e programmi, pertanto sono necessari aggiornamenti regolari dello stato per esaminare gli accordi contrattuali. Si dovranno ottenere aggiornamenti sullo stato di avanzamento dei lavori e valutare le prestazioni. Ci si dovrà assicurare, in sostanza, che gli appaltatori soddisfino i requisiti indicati nei loro contratti.

Sebbene si assumano degli appaltatori perché, si ritiene, sono esperti in ciò che fanno, è necessario comunque monitorare regolarmente il loro lavoro. Monitorare è indispensabile per assicurarsi che questo stia procedendo come previsto.

Verrà utilizzato un sistema centralizzato di monitoraggio e controllo delle modifiche contrattuali. Sarà indispensabile per valutare e determinare se siano necessarie eventuali modifiche ai contratti.

Vi saranno ispezioni fisiche formali, audit interni e revisioni delle operazioni di approvvigionamento al fine di generare rapporti sulle prestazioni sintetizzati che forniscono feedback in tempo reale.

Il controllo delle prestazioni del fornitore su un progetto è tanto importante per i risultati complessivi del progetto quanto il lavoro stesso svolto dal team di progetto.

La conclusione della gestione dell’approvvigionamento

Così come esiste un processo per avviare la gestione dell’approvvigionamento, ne esiste uno anche per finalizzarla.

Ciò che ci si aspetta a lavoro completato dovrebbe essere dettagliato nell’accordo iniziale con il contraente. Non deve esserci confusione tra le parti in merito al prodotto o servizio finale.

Il processo di chiusura non riguarda solo la conclusione dei contratti di approvvigionamento. Comprende anche la rilevazione di eventuali debolezze, la documentazione dei processi di successo e il riassunto del progetto per le esigenze future.

La documentazione è importante per i progetti futuri che possono coinvolgere team completamente diversi in nuove posizioni.

Durante il processo di chiusura potrebbero essere necessarie trattative per risolvere le controversie contrattuali.

Idealmente però, durante il processo di amministrazione e controllo, si potranno notare potenziali problemi al fine di iniziare il processo di mediazione in anticipo.

Il controllo regolare, spiegato nel punto precedente, contribuisce infatti a raggiungere l’obiettivo senza trovarsi brutte sorprese alla fine.

Suggerimenti per una gestione dell’approvvigionamento ottimale

Ogni organizzazione sviluppa le proprie politiche e procedure interne quando si tratta di progetti e appalti; tuttavia, questi suggerimenti per la gestione degli acquisti possono essere applicati a tutte le aziende:

• Sviluppare una chiara comprensione di tutti gli obiettivi
• Concentrarsi sulle capacità dei fornitori e su come le loro soluzioni aiuteranno a raggiungere gli obiettivi e ad affrontare gli ostacoli;
• Resistere alla tentazione di valutare le decisioni finali esclusivamente in base al costo;
• Assicurarsi che le soluzioni non siano solo a breve termine, a meno che questo sia l’obiettivo principale. Sostenibilità e supporto futuro sono sempre fattori da considerare.

Quando parliamo di gestione dell’approvvigionamento esistono caratteristiche e funzioni standard. Ad esempio, la maggior parte delle aziende preferisce utilizzare un numero inferiore di fornitori ed instaurare relazioni a lungo termine. Questo piuttosto che rivolgersi ogni volta a numerosi fornitori ed attivare una “guerra del prezzo”.

Stabilire e consolidare le relazioni con i fornitori è importante perché consente a vari partner della catena di fornitura e agli azionisti di lavorare a stretto contatto sulle attività di miglioramento e coordinamento, per il bene dell’intero progetto.