Nel mondo del business e della gestione dei progetti, le organizzazioni possono essere generalmente categorizzate in due tipologie: project-driven e project-dependent.
Comprendere questa distinzione è fondamentale per i project manager che devono adattare le proprie strategie e i propri approcci al contesto organizzativo.
Vediamo quindi in questo articolo quali sono le differenze chiave fra i due modelli.
INDICE
Organizzazioni project-driven: cosa sono?
Le organizzazioni project-driven sono quelle il cui core business ruota attorno all’esecuzione e al successo dei loro progetti.
Esempi di queste aziende includono ad esempio:
- Studi di architettura o ingegneria e imprese di costruzione
- Appaltatori generali e specializzati
- Società di sviluppo software
- Società di consulenza e servizi professionali.
In queste organizzazioni, ogni progetto è un’entità distinta che genera entrate. La crescita si ottiene selezionando i progetti in base a tipo, dimensioni e potenziale di redditività.
L’attenzione strategica è rivolta quindi all’aggiudicazione di gare d’appalto, all’esecuzione di contratti e alla massimizzazione della redditività per progetto.
Le strategie di allocazione delle risorse sono flessibili, spesso combinando team interni con consulenti esterni, a seconda dei requisiti del progetto.
Poiché ogni progetto contribuisce direttamente ai ricavi e al successo dell’organizzazione in generale, i project manager devono concentrarsi sull’efficienza dei costi, sulla mitigazione del rischio e sul mantenimento delle relazioni con i clienti per garantire contratti futuri.
Organizzazioni project-dependent: cosa sono?
Le organizzazioni project-dependent si impegnano in progetti per supportare le loro principali operazioni commerciali piuttosto che come loro prodotto principale.
Queste aziende forniscono beni o servizi continuativi e utilizzano i progetti per guidare la crescita e il loro vantaggio competitivo.
Alcuni esempi di organizzazioni di questo tipo sono:
- Aziende manifatturiere
- Servizi bancari e finanziari
- Fornitori di trasporti e comunicazioni
- Agenzie governative e organizzazioni non profit
In questi contesti, i progetti sono in genere finanziati internamente e mirati a migliorare i processi aziendali, sviluppare nuovi prodotti o implementare iniziative strategiche.
Mentre i progetti sono essenziali per la crescita e l’innovazione, questi non sono l’offerta principale dell’organizzazione al mercato.
La strategia di crescita in questo caso è incentrata sull’espansione del mercato, l’innovazione di prodotto e l’efficienza operativa.
L’assegnazione delle risorse è più stabile, con team dedicati che lavorano su iniziative strategiche.
Per i project manager in questi ambienti, allineare i risultati del progetto con gli obiettivi aziendali strategici è fondamentale.
Project-driven vs project-dependent: differenze nella struttura organizzativa
Le organizzazioni project-driven in genere adottano una struttura a matrice o a progetto in cui i project manager hanno una notevole autorità sulle risorse e sul processo decisionale.
Questa struttura supporta l’agilità e il rapido processo decisionale, necessari per le gare d’appalto competitive e l’esecuzione dinamica dei progetti.
Tuttavia, può anche portare a sfide, fra cui:
- Conflitti di risorse tra progetti
- Team temporanei
- Alta pressione per soddisfare i risultati specifici del contratto
La cultura organizzativa nelle aziende project-driven è spesso imprenditoriale e focalizzata sul cliente; i project manager in questo ambiente devono essere abili nella leadership, nella negoziazione e nella risoluzione dei conflitti.
Al contrario, nelle organizzazioni project-dependent, spesso si opera sotto una struttura a matrice funzionale o bilanciata in cui i project manager lavorano all’interno di gerarchie organizzative predefinite.
Questa struttura promuove stabilità, percorsi di carriera chiari e un utilizzo efficiente delle risorse. Tuttavia, anche qui possono esserci delle sfide, fra cui:
- Processi decisionali più lenti a causa di processi di approvazione gerarchici
- Autorità limitata per i project manager
- Sfide nella collaborazione interdipartimentale
La cultura in queste organizzazioni tende a essere orientata al processo e al rispetto della gerarchia, enfatizzando efficienza, coerenza e allineamento strategico.
I principali rischi
Nelle aziende project-driven i principali rischi sono:
· Incertezza dei ricavi: la dipendenza dalle offerte vincenti può creare flussi di ricavi fluttuanti e, a volte, imprevedibili.
· Gestione delle risorse: bilanciare risorse interne ed esterne richiede agilità strategica che a volte non tutti hanno.
· Scope Creep e aspettative del cliente: un’elevata dipendenza dal cliente può portare a cambiamenti di ambito e sforamenti di costi.
· Pressione competitiva: un’intensa competizione per i contratti richiede innovazione costante ed efficienza nella gestione dei costi.
I rischi nelle aziende project-dependent sono invece:
- Allineamento con gli obiettivi strategici: i progetti devono contribuire agli obiettivi aziendali generali, richiedendo un solido allineamento strategico.
- Resistenza al cambiamento: i dipendenti abituati alle operazioni di routine possono resistere ai cambiamenti indotti da certi progetti.
- Conflitti di allocazione delle risorse: i progetti spesso competono con le priorità operative per le risorse.
- Misurazione del ROI a lungo termine: la misurazione del successo del progetto è complessa a causa degli impatti finanziari indiretti.
Project-driven vs project-dependent: l’importanza di Twproject
I project manager devono essere in grado di riconoscere se operano in un’organizzazione project- driven o project-dependent dato che questo ha un impatto significativo sul loro approccio alla leadership e all’esecuzione.
Come abbiamo visto, mentre le organizzazioni project-driven richiedono agilità, attenzione al cliente e gestione della redditività, le organizzazioni project-dependent richiedono allineamento strategico e coinvolgimento degli stakeholder.
Comprendendo queste distinzioni, i project manager possono adattare i loro metodi per massimizzare il successo di un progetto e la crescita organizzativa.
Qualsiasi sia il contesto e la finalità, l’utilizzo di Twproject, software di project management, diventa fondamentale.
Nelle organizzazioni project-driven, che generano ricavi principalmente attraverso l’esecuzione di progetti per clienti esterni, Twproject aiuta a gestire portafogli complessi, monitorare budget e costi in tempo reale, allocare risorse in modo dinamico e mantenere una comunicazione costante con clienti e stakeholder.
Questo approccio garantisce l’efficienza operativa e la redditività di ogni progetto, supportando al tempo stesso decisioni strategiche.
Al contrario, nelle organizzazioni project-dependent, dove i progetti servono a supportare le operazioni principali, Twproject risulta utile per allineare i progetti agli obiettivi aziendali, valutare l’impatto strategico e gestire le dipendenze interfunzionali.
Questo facilita la collaborazione tra dipartimenti, ottimizzando l’uso delle risorse, garantendo che i progetti contribuiscono alla crescita e all’innovazione aziendale.
In entrambi i contesti, un utilizzo efficace di questo strumento di project management aumenta l’efficienza operativa, migliora la comunicazione e facilita il raggiungimento degli obiettivi strategici, rendendolo quindi un tool indispensabile per i project manager.
