Il successo di un progetto viene determinato, solitamente, con parametri di valutazione tradizionali che tengono conto, solitamente, solo del fatto che il progetto abbia rispettato il budget e il programma. Molto spesso,però, questo non è sufficiente.
Alcune organizzazioni guardano oltre i parametri tradizionali – costo, pianificazione e operatività – e determinano il successo del progetto valutando gli indicatori prestazionali chiave, i cosiddetti KPI.
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Questo approccio genera valutazioni delle prestazioni del progetto più significative, giuste ed equilibrate.
Alcune organizzazioni, tuttavia, non hanno un modo coerente per determinare i parametri che dovrebbero essere applicati per valutare come un progetto ha raggiunto i suoi obiettivi e come ha influenzato l’azienda in modo tangibile e non.
Vediamo quindi in questo articolo quali sono i possibili parametri di valutazione per quantificare il successo del progetto.
Perché misurare il successo di un progetto?
Potrebbe sembrare una domanda senza senso, ma qual è il punto principale della misurazione del successo del progetto?
Dopotutto, una volta terminato un progetto, non si può fare molto altro al riguardo, sia che si tratti di un successo che di un fallimento, no?
Questa è stata la filosofia prevalente per molto tempo, ma con lo sviluppo del concetto di apprendimento e di best practice, il valore della registrazione di informazioni sul passato di un’organizzazione per guidare la sua strategia futura è diventato più prevalente.
Oggi, il valore del miglioramento continuo basato su dati passati è riconosciuto ed è in base a questo che le aziende possono capire cosa è andato storto durante un determinato progetto in modo da non cadere negli stessi errori durante i progetti successivi.
Incorporando nuove conoscenze, in particolare riguardo a successi e fallimenti, in nuovi processi, vengono commessi meno errori e si possono ottenere prestazioni più elevate.
Ecco perché misurare il successo del progetto è diventato fondamentale per ogni project manager.
Il problema con la misurazione del successo del progetto è che non è così facile come sembra.
Cosa c’è di così difficile nella misurazione del successo di un progetto?
Sembra ragionevole che misurando il successo di un progetto, sarà possibile raccogliere dati su ciò che è andato particolarmente bene o male e che si sarà in grado di identificare quei fattori di successo da applicare ai progetti futuri.
Cosa succede se il progetto viene consegnato in tempo e nel rispetto del budget ma due mesi dopo il cliente risulta non trarre alcun vantaggio dal risultato? O non ne è assolutamente soddisfatto?
Al contrario, alcuni clienti potrebbero essere del tutto soddisfatti del risultato di un progetto che è stato quasi un disastro in termini di gestione con, ad esempio, ritardi imprevisti, risorse sovraccariche, perdite economiche per l’azienda, ecc.
Da anni nel project management si cerca di arrivare ad un’idea più precisa su cosa si intenda con “successo del progetto” e da anni si cerca di identificare ciò che serve per garantire il successo del progetto.
Molte ricerche sono state fatte in merito e molti studi sono stati pubblicati.
I risultati non sono stati però così omogenei: nonostante migliaia e migliaia di parole scritte sulla gestione dei progetti, nonostante decenni di esperienza individuale e collettiva e nonostante un notevole aumento della quantità di lavoro basata su progetti, i dati hanno portato a sottolineare che il successo di un progetto è in parte anche molto soggettivo e varia a seconda delle situazioni, delle organizzazioni, dei settori e degli stakeholder.
Ognuno infatti potrebbe avere una diversa percezione del progetto e del suo risultato.
Fortunatamente però, sono emerse anche alcune buone pratiche che dovrebbero aiutare un project manager a misurare il successo dei suoi progetti usando semplici processi.
Criteri di successo della gestione di un progetto
In questi criteri troviamo tutti quelli che riguardano il progetto stesso e la sua realizzazione.
Questi in particolare aiutano a misurare l’efficienza interna dell’organizzazione per realizzare progetti e qui vi troviamo “i classici” elementi del project management:
- Il progetto è completato in tempo
- Il progetto è completato rispettando il budget
- Il progetto soddisfa gli obiettivi di qualità
È possibile aggiungere ulteriori criteri di gestione del progetto come ad esempio:
- Il progetto include tutti i punti inclusi nell’ambito
- Il progetto soddisfa gli obiettivi commerciali in termini di entrate e profitti
E sempre in questa categoria è possibile includere i criteri relativi a diversi stakeholder:
- Soddisfazione del team di progetto
- Soddisfazione dell’utente finale
- Soddisfazione del fornitore
La soggettività di successo è quindi ridotta al minimo mediante l’uso di criteri di successo predefiniti.
Tutti sapranno a cosa stanno lavorando e quando sarà il momento di misurare il successo saranno disponibili benchmark stabiliti.
Il paradigma “definire, allineare e approvare”
Per garantire che i criteri di successo stabiliti siano adeguatamente realistici, lo sviluppo dei criteri deve seguire il paradigma “definire, allineare e approvare“.
In breve, i criteri di successo devono essere opportunamente specificati in termini misurabili, devono essere allineati alle esigenze e ai vincoli del progetto e devono essere approvati da tutte le parti interessate al processo decisionale.
Vediamo ogni punto più nel dettaglio:
1. I criteri di successo devono essere espressamente definiti
I criteri di successo devono essere dichiarati in termini specifici legati all’esecuzione del processo di gestione del progetto, alle attività del progetto e ai relativi risultati. Ad esempio: si tratta di un successo se il progetto è completato entro la fine del 4° trimestre.
2. I criteri di successo devono essere sufficientemente “allineati”
I criteri di successo devono essere sufficientemente allineati con la visione del progetto, la portata e lo sforzo di lavoro, considerando lo scopo generale, i benefici da realizzare, le capacità organizzative, le priorità, i rischi e i relativi vincoli operativi. Ad esempio: si tratta di un successo se il progetto porta ad una riduzione del 5% nelle segnalazioni di problemi relativi all’accesso remoto del sistema.
3. I criteri di successo devono essere opportunamente approvati
I criteri di successo devono essere sviluppati e definiti utilizzando un processo strutturato e collaborativo, in base al quale tutte le parti interessate al processo decisionale hanno l’opportunità di fornire input, contestare ipotesi, negoziare e fornire infine un’autorizzazione all’accettazione e un’approvazione.
Qualunque sia il progetto in questione, quando è possibile misurare il successo attraverso parametri di valutazione ottimali, si vanno ad ottenere informazioni critiche che, forse, non porteranno al miglioramento del progetto in sé, ma contribuiranno a creare un database di conoscenze per lo sviluppo di nuovi programmi e progetti di successo per il futuro.
