Pianificazione e programmazione delle risorse umane

La pianificazione e programmazione delle risorse umane è fondamentale per facilitare la consegna tempestiva di un progetto.

Si tratta di un aspetto importantissimo per garantire la sostenibilità e la resilienza aziendale a lungo termine.

Vediamo in questo articolo che cos’è la pianificazione e programmazione delle risorse umane, perché è importante e come gestirla al meglio.

Cos’è la pianificazione e programmazione delle risorse umane?

In poche parole, la pianificazione e programmazione delle risorse umane è un processo utilizzato per garantire che un’azienda disponga di dipendenti dotati delle competenze necessarie, disponibili al momento giusto e con la capacità adeguata per raggiungere gli obiettivi.

Il processo di pianificazione delle risorse umane prevede la previsione delle future esigenze della forza lavoro, la valutazione delle capacità e delle esigenze attuali, le valutazioni del mercato dei talenti e l’identificazione di problemi specifici relativi alla gestione dei dipendenti, ad esempio la fidelizzazione.

Lo scopo principale della pianificazione e programmazione delle risorse umane è mantenere l’azienda produttiva e redditizia.

In genere, questo processo prevede quattro fasi:

 ·   Comprendere la forza lavoro attuale,

·   Prevedere le future esigenze di personale,

·   Trovare un equilibrio tra il numero di dipendenti disponibili e il numero necessario,

·   Assicurarsi che i talenti e i processi supportino gli obiettivi dell’azienda.

Perché la pianificazione e programmazione delle risorse umane è importante?

La pianificazione e programmazione delle risorse umane aiuta le aziende a promuovere vari miglioramenti, fra cui:

· Assegnazione ottimale delle risorse: la pianificazione assicura che la risorsa più preziosa di un’organizzazione, ovvero le sue risorse umane, sia assegnata in modo efficiente e ottimale, massimizzando   la   produttività   e   riducendo   al   minimo   gli   sprechi.

· Pianificazione strategica della forza lavoro: attraverso la pianificazione strategica delle risorse umane, le organizzazioni possono prevedere le loro future esigenze, consentendo loro di adattarsi ai cambiamenti, rimanere competitive e cogliere le opportunità.

·  Coltivare i talenti: la pianificazione e programmazione delle risorse umane coltiva i talenti esistenti identificando lacune di competenze ed esigenze di sviluppo tra la forza lavoro attuale.  Ciò  apre  la  strada  a  opportunità  di  formazione  e  avanzamento  mirate.

 · Maggiore soddisfazione dei dipendenti: quando i dipendenti riconoscono che l’organizzazione investe nella loro crescita e sviluppo, ciò significa favorire un senso di appartenenza e soddisfazione, contribuendo a un maggiore coinvolgimento e a una riduzione del turnover.

· Allineamento con gli obiettivi aziendali: un processo di pianificazione e programmazione delle risorse umane ben strutturato allinea le strategie delle risorse umane con gli obiettivi aziendali più ampi, creando un approccio coeso e sincronizzato per raggiungere il successo.

I principali passaggi della pianificazione e programmazione delle risorse umane

Il processo di pianificazione e programmazione delle risorse umane prevede quattro fasi.

Ognuna di queste deve essere eseguita in sequenza per arrivare all’obiettivo finale, ovvero sviluppare una strategia che consenta all’azienda di trovare e mantenere con successo dipendenti qualificati sufficienti a soddisfare le proprie esigenze.

1.  Analisi dell’offerta di manodopera

 Il primo passaggio è identificare l’attuale offerta di risorse umane dell’azienda. In questa fase, il reparto HR studia la forza dell’organizzazione in base al numero di dipendenti, alle loro competenze, qualifiche, posizioni, benefit e livelli di prestazione. Può essere utile anche analizzare eventuali criticità interne.

L’obiettivo è ottenere una panoramica chiara e completa dell’esistente, per poter valutare se l’organico e le competenze attuali siano in linea con le necessità dell’azienda e con quelle future.

2.  Previsione della domanda di manodopera

 Il secondo passaggio richiede all’azienda di delineare il futuro della sua forza lavoro. Qui, il dipartimento delle risorse umane deve tenere conto di qualsiasi fattore che influisca sulle future esigenze dell’azienda, tra cui promozioni, pensionamenti, licenziamenti e trasferimenti.

Il reparto HR può anche esaminare le condizioni esterne che influenzano la domanda di manodopera, come le nuove tecnologie che potrebbero aumentare o diminuire la necessità di lavoratori.

3.  Bilanciamento della domanda di manodopera con l’offerta

 Il terzo passaggio è la previsione della domanda di lavoro. Le risorse umane creano un’analisi dei gap che definisce le esigenze specifiche per restringere l’offerta di manodopera dell’azienda rispetto alla domanda futura. Questa analisi risponderà ad una serie di domande, come ad esempio:

>  I dipendenti dovrebbero apprendere nuove competenze?

>  L’azienda ha bisogno di più manager?

>  Tutti i dipendenti sfruttano i propri punti di forza nei loro ruoli attuali?

Questa fase permette di identificare le carenze in termini di competenze e risorse, consentendo di sviluppare piani di formazione mirati e strategie di assunzione adeguate.

4.  Sviluppo e implementazione di un piano di gestione

 Le risposte alle domande dell’analisi dei gap aiutano il reparto delle risorse umane a determinare come procedere e a delineare misure pratiche per integrare il proprio piano delle risorse con il resto dell’azienda.

Un piano strategico efficace include la definizione di obiettivi chiari, la creazione di programmi di formazione e sviluppo, la revisione dei processi di selezione e l’introduzione di nuove iniziative per migliorare la gestione del talento.

Nello specifico:

• Definizione degli obiettivi di HR: chiarire come il reparto risorse umane contribuirà agli obiettivi complessivi dell’azienda, ad esempio attraverso la riduzione del turnover, l’aumento della soddisfazione dei dipendenti o l’incremento della produttività.
• Piano di formazione e sviluppo: includere percorsi di training e mentoring per colmare le lacune e migliorare le competenze della forza lavoro, garantendo la crescita professionale dei dipendenti.
• Aggiornamento dei processi di selezione: rivedere le tecniche di reclutamento (ad esempio, introduzione di test pratici o colloqui basati sulle soft skill) e impostare nuovi canali di ricerca, per intercettare i talenti più in linea con le esigenze future.
• Potenziamento della gestione del talento: introdurre strategie di job rotation, piani di carriera e politiche di welfare mirate, per trattenere i talenti più preziosi e favorire il benessere organizzativo.
• Monitoraggio e revisione continua: un piano dinamico prevede controlli periodici, con indicatori precisi (KPI) che misurino la soddisfazione dei dipendenti, la produttività e il livello di competenze acquisite, per aggiornare costantemente la strategia in base ai risultati.

Questa fase finale assicura che la pianificazione delle risorse umane non rimanga una teoria astratta, ma diventi una pratica quotidiana, integrata con i processi e la cultura aziendale.

Utilizzare un software per la pianificazione e programmazione delle risorse umane

Un modo per affrontare le potenziali sfide che la pianificazione e programmazione delle risorse umane presenta, è utilizzare uno strumento di project management come Twproject.

Questo software moderno permette di visualizzare e prevedere le attività dei dipendenti, le ore lavorate e il loro impatto sulle finanze aziendali per un processo decisionale più informato.

Aiuta inoltre un’azienda a visualizzare l’avanzamento del progetto in tempo reale per semplificare la collaborazione tra le parti interessate.

Grazie alla funzione dei calendari aziendali multipli di Twproject, qualsiasi organizzazione sarà in grado di gestire in modo strutturato attività, competenze e carichi di lavoro, assicurando un uso ottimale delle risorse umane disponibili.

Una delle sue funzioni principali è la pianificazione delle attività, che permette di assegnare compiti specifici ai membri del team in base alle loro competenze, disponibilità e priorità aziendali.

Questo aiuta a bilanciare il carico di lavoro, evitando situazioni di sovraccarico o inattività.

Inoltre, strumenti avanzati di visualizzazione, come diagrammi di Gantt o Kanban, consentono di avere una panoramica chiara dello stato di avanzamento dei progetti.

Il monitoraggio in tempo reale è un altro vantaggio chiave.

In questo, il project manager può controllare lo stato dei progetti e intervenire rapidamente in caso di problemi, garantendo il rispetto delle scadenze e degli obiettivi.

Funzionalità di reporting automatizzato, inoltre, forniscono dati dettagliati sulle performance individuali e di team, facilitando l’identificazione di aree di miglioramento. Inoltre, tutta la documentazione ed i vari report in tempo reale sono disponibili e consultabili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Grazie alla centralizzazione delle informazioni, Twproject favorisce la collaborazione e riduce errori di comunicazione.

In sintesi, un software di project management come Twproject migliora la pianificazione e programmazione delle risorse umane, aumentando efficienza, trasparenza e soddisfazione lavorativa.