Perché scegliere un software di gestione dei progetti in italiano

Gestire efficacemente un progetto è un compito arduo e complesso. Richiede molto tempo e delle elevate capacità. È per questo che l’implementazione di un software di project management possibilmente in italiano semplifica il processo.

Tale implementazione diventa sempre più indispensabile se consideriamo gli obiettivi da raggiungere come un punto di riferimento per misurare il livello di successo e crescita.

Dal successo, dalla crescita e dall’efficienza dipende anche il valore in termini economici dell’azienda. È evidente che, se un software di project management è utilizzabile in modo semplice da tutti i membri del team, ciò può facilitare il raggiungimento degli obiettivi aiutando ad incrementare tale valore.

Un’efficace gestione generale del progetto non può dipendere solo dalla bravura del Project Manager nell’affidare i compiti e nel gestire le risorse, ma anche dalla possibilità che il team ha di sentirsi supportato, di interagire, e di verificare i progressi individuali e di gruppo raggiunti.

Tutto questo e molto altro può essere raggiunto solo con l’uso di un buon software nella lingua madre del team che aiuti il PM a gestire l’intero progetto e il team a realizzarlo.

Il software di gestione dei progetti e i suoi vantaggi

Poiché gestire un progetto è un processo complesso e dispendioso in termini di tempo, snellirlo utilizzando un sistema di gestione dei progetti è una soluzione preziosa che si adatta a un numero sempre maggiore di progetti e di organizzazioni.

Precisamente, lo scopo del software di gestione dei progetti è di assistere il team nella pianificazione e nel monitoraggio del progetto, tenendo in considerazione le risorse, i componenti e le parti interessate complessive.

Questo investimento è economicamente vantaggioso a lungo termine, se si considera l’importo che la società potrebbe perdere con una cattiva gestione del progetto e se, come già detto, si considera il valore aggiunto che l’Azienda consegue ad ogni obiettivo raggiunto.

Le aziende che non stanno ancora utilizzando un software di project management rischiano di svolgere più lavoro con meno profitti. Questo a causa del tempo sprecato per le attività di aggiustamento.

Se dunque queste attività sono state già prese in considerazione anticipatamente e sono già pianificate, il project manager, con il suo team, avrà più tempo per concentrarsi sulle operazioni fondamentali per il completamente del progetto.

Ecco alcuni motivi per cui un software di gestione dei progetti è utile per organizzazioni di qualsiasi dimensione:

Schedulazione e pianificazione delle attività

Senza un sistema computerizzato, può essere difficile per il team rispettare i tempi previsti a causa della mancanza di una linea guida fissa su cosa dovrebbe essere realizzato, da chi ed entro quando.

Anche la stessa visualizzazione complessiva dei compiti da svolgere aiuta. Infatti, è una perdita di tempo quando i dipendenti si presentano al lavoro senza conoscere i compiti che dovranno realizzare.

Al contrario, l’utilizzo del software delinea le attività e le rende visibili e chiare a tutti in tempo reale.

L’impostazione di scadenze e priorità, insieme alla pianificazione, evita equivoci e sovrapposizioni di attività.

Alcune tra le funzionalità indispensabili in un software di gestione progetti sono, infatti, un calendario di team condiviso e sincronizzato che fornisca una panoramica di tutto.

Il diagramma di Gantt è uno strumento facile da usare che mostra le tempistiche delle fasi e le pietre miliari e permette inoltre di vedere gli assegnatari di ogni singola attività e l’avanzamento complessivo.

Si rivela particolarmente utile se possiede sufficiente elasticità per rispecchiare realisticamente il procedere delle fasi di progetto e la correlazione tra esse.

Gestione delle risorse necessarie al progetto

La gestione delle risorse è un altro motivo per cui il software di gestione dei progetti è utile.

Infatti, gestire le risorse in modo efficiente è importante per garantire il corretto funzionamento delle attività e delle fasi di progetto. Una buona gestione del flusso di lavoro non fa perdere tempo a nessuno.

È una funzionalità che descrive le risorse che verranno utilizzate e quando verranno utilizzate.

Conoscere i materiali che si dovranno utilizzare in un progetto consente di lavorare senza intoppi causati da uno strumento o un’attrezzatura mancante.

Anche il calcolo dell’utilizzo di una risorsa è un’operazione utile da svolgere. Questo consente, in un’ottica di risparmio dei costi, di non dimenticare determinate risorse e di evitare il loro utilizzo eccessivo.
È evidente come questo porti ad una riduzione delle spese e assicuri il pagamento delle risorse solamente quando vengono realmente necessitate ed utilizzate.

Budget management

Ogni progetto viene fornito con un costo incluso in un budget che conta anche contingenze e profitto.

L’obiettivo di un project manager è di mantenere il costo effettivo al di sotto, o almeno pari, al costo stimato, al fine di massimizzare il profitto guadagnato dalla società per il progetto.

Per gestire le spese in modo efficiente, la semplice creazione di un foglio di calcolo Excel non sarà sufficiente.

In questo caso alcune funzionalità indispensabili da avere in un buon software di PM possono essere il monitoraggio del tempo trascorso sulle varie attività. I resoconti mensili e settimanali sulle spese, stimate ed effettive, una dashboard di reporting finanziario e, in certi casi, la opzione di fatturazione automatizzata diventeranno preziosi riferimenti per il Project Manager.

Tenuta della documentazione progettuale

Molte organizzazioni utilizzano fogli di calcolo Excel; altre, probabilmente le più piccole, possono addirittura utilizzare solamente carta e penna per tenere traccia dei progressi dei progetti.

Tuttavia, questi metodi espongono a potenziali errori e conseguenti disastri. Da una ricerca svolta, si denota che l’88% dei dati del foglio di calcolo contiene errori che sono allarmanti per le organizzazioni che lo utilizzano come strumento di riferimento per la gestione delle operazioni aziendali.

L’uso di un software di un project management garantisce un’accurata documentazione basata sui dati rilevati in modo accurato e metodico.

Un software di gestione dei progetti può, quindi, sicuramente aiutare ad avere i progetti sotto controllo e il lavoro dei team ad andare nella giusta direzione.

Collaborazione all’interno del Team di lavoro

Quando si gestisce un progetto di grandi dimensioni, ciascun membro viene designato con singole attività all’interno del team.

Per assicurarsi che tutti abbiano lo stesso focus è necessario utilizzare un software di project management grazie al quale semplificare la collaborazione del team.

Quando un membro ha domande o dubbi, deve immediatamente ottenere la risposta giusta comunicando internamente al team. Deve comunicare con le persone giuste all’interno del progetto giusto, senza cercare altre fonti. A tal fine risulta quasi indispensabile la presenza di una chat interna al software che si decide di utilizzare.

Questo riduce il tempo perso nella ricerca di risposte.

Alcune funzionalità da non sottovalutare nella scelta del software possono essere la possibilità di condivisione di file, la condivisione dei dati dei clienti, una chat per ogni progetto di messaggistica integrata nel sistema, una dashboard per ogni team che fornisca una panoramica sull’andamento di ogni singolo tassello all’interno del progetto.

La scelta di un software di project management in italiano

Come si è visto, grazie ad un software di project management è possibile mantenere la gestione del gruppo e del progetto.

Ma questo potrà essere fatto solo se tutti i membri del Team siano facilmente in grado di utilizzarlo nel pieno delle sue potenzialità. E come sarà possibile tutto questo se non tutti i componenti del Team comprendono perfettamente la lingua in cui è stato realizzato il software?

Nella scelta del software di project management la lingua è spesso sottovalutata, pur giocando, invece, un ruolo chiave.

Avere a disposizione un software è sicuramente importante, ma non si tratta solo di averlo… Bisogna anche saperlo utilizzare e farlo funzionare.

Esistono alcuni aspetti legati alla gestione del team che sono fortemente correlati alla lingua. Sono aspetti sui quali ti invitiamo a fare un’attenta riflessione perché da essi può dipendere gran parte della riuscita o della economicità di un progetto.

Nella realizzazione di un progetto un buon software è una risorsa pressoché indispensabile, a patto che si utilizzi un sistema con una versione multilingua, e nel caso dell’Italia, un software di Project management in Italiano.

Sicuramente molti project manager saranno preparati per quanto riguarda la lingua inglese data la quantità di termini stranieri del settore.

Ma quando si parla di altri collaboratori e membri del team che devono confrontarsi con il sistema, la situazione cambia. È fondamentale assicurarsi che il software scelto permetta l’impostazione nella propria lingua madre.

Scegliere un software di project management in italiano è fondamentale per assicurarsi l’uso del software stesso.

Ma ci sono altri aspetti legati alla lingua da tenere in considerazione. Vediamoli insieme.

Assistenza

Anche l’assistenza deve essere un aspetto da valutare nella scelta di un software.

Infatti se si sceglie un software di project management in italiano poter avere anche il supporto in lingua italiana diviene un plus. Qualsiasi necessità, qualsiasi dubbio non lascerà spazio ad interpretazione, la comprensione sarà immediata e non sarà indispensabile l’intervento del PM per contattare l’assistenza.

Noi di Twproject per esempio, oltre a fornire il software in 11 lingue diverse (tra cui naturalmente l’italiano), forniamo assistenza gratuita in italiano.

Integrazione

Il software diventa uno strumento di grande valore se integrato ai processi produttivi. Per questo la lingua diventa strategica nel consentire al team di passare da una applicazione all’altra senza avere scossoni di sorta.

Con Twproject non solo avrai la possibilità di avere l’interfaccia in italiano ma potrai, volendo, anche intervenire sulle etichette. Quanto sarebbe comodo se il software parlasse anche la tua lingua aziendale? Se per esempio volessi chiamare il budget di progetto “preventivato al cliente” con Twproject potrai farlo.

Cloud o Enterprise

Nella scelta di un software con versione multilingua compreso l’italiano è fondamentale pensare alla azienda che evolve.

Oggi scegliere se installare il software o tenerlo in cloud è una scelta strategica, ma non deve divenire un vincolo. Solitamente le aziende partono con progetti in cloud per poi evolvere verso soluzioni Enterprise. Ecco perché è necessario partire da subito con una software di project management in Italiano.

Twproject parla la lingua del tua team ed è pronto ad aiutarti a gestire i tuoi progetti senza vincoli e fraintendimenti.