Organizzazione a matrice e PM

I progetti richiedono molte e differenti attività, pertanto la struttura organizzativa non dovrebbe essere rigida, ma efficiente, flessibile e possibilmente innovativa.

Ogni organizzazione è strutturata in qualche modo e tale struttura è determinata dagli obiettivi dell’organizzazione.

Il modo in cui si struttura un’organizzazione offre uno standard per le procedure operative e le routine. Inoltre, determina chi partecipa a cosa, e quali strumenti di progetto sono i migliori per il lavoro da svolgere.

La struttura organizzativa a matrice viene spesso utilizzata nella gestione dei progetti perché parla sia del prodotto finale sia della funzione del management che lo produce. Già in precedenza avevamo parlato delle strutture organizzative di progetto oggi proveremo ad approfondire l’argomento analizzando proprio la struttura organizzativa a matrice di un progetto.

Diamo quindi uno sguardo più da vicino a questo tipo di struttura organizzativa per determinare i suoi pro e contro nella gestione del progetto.

Cos’è la struttura organizzativa della matrice?

La struttura organizzativa a matrice è nata come una risposta aziendale all’aumento di progetti su larga scala.

Al tempo si necessitavano applicazioni tecnologiche accelerate e si richiedeva la capacità di elaborare grandi quantità di dati in modo efficiente.

Era quindi necessaria una struttura organizzativa che permettesse di rispondere rapidamente ai bisogni interdisciplinari, senza sconvolgere le strutture organizzative funzionali già in essere.

Le strutture organizzative a matrice sono state sviluppate per la prima volta nell’industria aerospaziale negli Stati Uniti.

Fino a quel momento, si era utilizzata un’unica organizzazione gerarchica, che andava bene solamente nei casi di progetti molto grandi.

Tuttavia, con l’aumentare di progetti di dimensioni e complessità varie, c’è stato bisogno di trovare una nuova soluzione. È stata quindi sviluppata una matrice di progetti.

La struttura organizzativa a matrice è una combinazione di due o più tipi di strutture organizzative.

L’organizzazione a matrice e le due catene di comando

L’organizzazione a matrice è la struttura che unisce queste altre strutture organizzative per dare loro equilibrio. Di solito, esistono due catene di comando, in cui i membri del team di progetto hanno due capi o manager.

Spesso, un manager gestisce le attività funzionali ed è uno dei responsabili funzionali, e l’altro è un project manager più tradizionale.

Questi ruoli sono fluidi e non fissi, poiché l’equilibrio di potere tra questi due tipi di manager non è definito in modo rigido.

Si impiegheranno il meglio delle due strutture e dei due stili di gestione per rafforzare i punti di forza e limitare le debolezze.

Una struttura a matrice all’interno di un’organizzazione utilizza team inter-funzionali composti da persone specializzate in varie discipline che vanno a sostenere un progetto comune.

Questo approccio incide direttamente sulla organizzazione aziendale, favorendo una collaborazione trasversale tra dipartimenti.

Ciò differisce dalla tradizionale struttura organizzativa gerarchica perché:

• Vengono mescolate varie abilità in una singola squadra
• Le squadre lavorano insieme solo per la durata di un progetto
• I membri vanno e vengono dal team quando necessario per supportare il progetto

La struttura organizzativa a matrice esiste di solito in organizzazioni di grandi dimensioni e multiprogetto. I dipendenti sono considerati risorse umane condivise tra i progetti.

Tipologie di struttura a matrice: debole, bilanciata, forte

La struttura a matrice consente un’elevata flessibilità nella gestione dei progetti, ma non tutte le matrici sono uguali. Esistono infatti tre principali configurazioni organizzative, ciascuna con un diverso grado di autorità per il project manager: matrice debole, matrice bilanciata e matrice forte.

Nella matrice debole, l’autorità rimane principalmente nelle mani dei responsabili funzionali. 

Il project manager ha un ruolo limitato, spesso operativo o di coordinamento, ma senza poteri decisionali pieni. In questo contesto, il project manager potrebbe essere visto più come un facilitatore che come un leader effettivo del progetto. Questa configurazione è tipica in contesti dove le strutture funzionali sono molto forti e consolidate.

La matrice bilanciata cerca di distribuire equamente il potere tra project manager e responsabili funzionali. Nessuna delle due figure prevale in modo netto, e la collaborazione diventa la chiave per il successo. 

Questo tipo di struttura può risultare più complesso da gestire, ma è anche molto efficace nei contesti dove è necessario bilanciare competenze tecniche e focus sugli obiettivi del progetto.

Infine, la matrice forte prevede un project manager con forte autorità, simile a quella presente in una struttura completamente projectizzata.

Scegliere la configurazione giusta potrebbe essere determinante per il successo del progetto. Comprendere i livelli di responsabilità e autorità è fondamentale per allineare il team, evitare conflitti e raggiungere gli obiettivi in modo efficace.

I Pro di una struttura organizzativa a matrice

Una struttura organizzativa a matrice non è una soluzione valida per tutti.

Ci sono vantaggi e svantaggi che devono essere capiti ed analizzati per sapere se si tratta del modello giusto per una determinata organizzazione. Cominciamo a vedere i vantaggi:

• Risorse altamente qualificate e capaci possono essere condivise tra unità funzionali e progetti. Questo consente più linee di comunicazione aperte che aiutano a condividere preziose conoscenze all’interno dell’organizzazione.
• La struttura a matrice è più dinamica della struttura funzionale. Consente, infatti, ai dipendenti di comunicare più facilmente oltre i confini, creando un ambiente di lavoro piacevole e collaborativo.
• I dipendenti possono ampliare le proprie competenze e aree di conoscenza partecipando a diversi tipi di progetti. La struttura a matrice fornisce un buon ambiente per i professionisti per imparare e far crescere le loro esperienze, competenze e, di conseguenza, carriere.
• I dipendenti sono molto competenti nei reparti funzionali e i team di progetto possono ottenere questi dipendenti altamente qualificati ogni volta che i loro servizi sono necessari. Ciò crea un pool di risorse preziose che possono essere utilizzate con maggiore flessibilità per risolvere i problemi senza dover creare nuove risorse.
• I dipendenti tendono ad essere leali nei confronti dell’organizzazione poiché esiste un senso di sicurezza del lavoro. Pertanto, l’efficienza di un’organizzazione a matrice è più elevata.

I Contro di una struttura organizzativa a matrice

Ovviamente non esistono solo i pro nelle strutture organizzative a matrice. Vediamo di seguito quali sono i contro:

• I dipendenti potrebbero essere soggetti a due manager, il che aggiunge confusione e potrebbe causare conflitti. Questo di solito accade in un’organizzazione a matrice equilibrata in cui entrambi i capi hanno pari autorità e potere.
• Può sorgere un conflitto tra il project manager e il manager funzionale riguardo alla distribuzione di autorità e potere.
• I dipendenti possono essere confusi sul loro ruolo e responsabilità se le priorità non sono definite in modo chiaro. Questo può avvenire specialmente quando viene loro assegnato un compito diverso o addirittura contrario a quello che stavano facendo.
• Potrebbe esserci competizione per usare le risorse se qualche risorsa è scarsa. Ciò può causare ostilità all’interno del luogo di lavoro e potrebbe influire sull’operazione.
• Si ritiene generalmente che le organizzazioni a matrice abbiano più gestori del necessario, il che aumenta i costi generali.
• Il carico di lavoro tende ad essere alto in un’organizzazione a matrice. I dipendenti devono fare il loro lavoro “regolare” insieme al lavoro aggiuntivo relativo ad un progetto, che può esaurirli.
• Una struttura a matrice è costosa da mantenere. Le organizzazioni devono pagare un extra per mantenere le risorse perché non tutte le risorse saranno occupate in ogni momento. Alcune risorse sono necessarie infatti solo per una breve durata.

Come Twproject supporta la struttura a matrice

In una struttura a matrice, la gestione delle responsabilità e delle risorse può diventare complessa, soprattutto quando project manager e responsabili funzionali condividono il controllo operativo. 

Qui entra in gioco Twproject, che offre funzionalità progettate per semplificare proprio questo tipo di contesto: ogni figura coinvolta, che si tratti di un project manager o di un manager funzionale, può:

• Visualizzare in tempo reale le assegnazioni del team
  
• Monitorare l’avanzamento dei task rispetto agli obiettivi del progetto
  
• Verificare la disponibilità e i carichi di lavoro delle risorse umane
  
• Gestire permessi e ruoli in base alla matrice debole o matrice bilanciata in uso
  

In particolare, Twproject consente una gestione integrata e trasparente delle attività, rendendo più semplice raggiungere gli obiettivi, anche quando le responsabilità sono condivise tra più livelli gerarchici.

Ad esempio, in una matrice debole, il project manager potrebbe avere meno autorità formale: con Twproject, può comunque coordinare il lavoro tramite dashboard collaborative, assegnazioni visibili e allineamento sugli obiettivi.

In una matrice bilanciata, dove la comunicazione è cruciale, la condivisione centralizzata delle informazioni consente una collaborazione efficace tra tutti gli attori del progetto.

La struttura organizzativa a matrice: conclusioni

La struttura organizzativa a matrice è una risposta al problema della gestione di progetti grandi e complessi.

Quando si lavora su un grande progetto, una struttura altamente gerarchica può essere un ostacolo nel percorso.

Invece di cercare di trovare una soluzione alternativa a una situazione che potrebbe non avere una soluzione praticabile, una struttura organizzativa a matrice fornisce un nuovo sistema che può affrontare in modo più appropriato le complessità dei progetti di grandi dimensioni.

La struttura organizzativa a matrice è più democratica in quanto agisce come se non ci fosse un solo modo migliore per organizzare un progetto. Vede alternative e diversi approcci piuttosto che un’unica via da seguire.

Una struttura a matrice è adatta alle grandi organizzazioni che operano in un ambiente dinamico e che necessitano di una risposta rapida alla domanda del mercato.

Sebbene un’organizzazione a matrice possa presentare una sfida, un project manager può sperimentare un grande riscontro facendo sì che una squadra forte funzioni in modo efficiente.

Inoltre, quando si affrontano progetti di dimensioni e complessità molto alti, una struttura organizzativa a matrice può rappresentare un vantaggio, ma solamente se il project manager ed il team sono dotati di validi strumenti di project management.