Marketing e AI: quanto è cambiato il modo di gestire i progetti?

Anno 2025: stiamo vivendo un momento di svolta epocale per il web marketing, dovuto alla diffusione ormai radicata dell’Intelligenza Artificiale (AI).

Il SEO come lo conoscevamo non esiste più e le campagne tradizionali di web marketing devono evolversi per rispondere alle nuove dinamiche digitali, puntando su strategie più integrate e personalizzate per restare competitive.

Le agenzie di marketing devono affrontare i cambiamenti portati dall’AI in modo attivo e strategico, trasformando sia i modelli operativi sia i servizi offerti ai clienti.

In questo articolo vedremo quali sono gli ambiti di maggiore cambiamento, quali scelte operare su cosa sviluppare e cosa abbandonare in questo particolare momento storico e quali sono i migliori strumenti per farlo.

L’impatto dell’AI nelle agenzie di marketing

Per chi lavora nel marketing, l’AI può decisamente rappresentare un vantaggio per lo svolgimento di numerosi compiti e analisi. Dunque l’approccio corretto è quello di non subire passivamente il cambiamento, ma di abbracciarlo come leva competitiva.

Vediamo quali sono i principali ambiti di integrazione dell’AI nelle operazioni di marketing e in generale nei processi aziendali che consentono di snellire i processi di lavoro e sfruttare il cambiamento in modo strategico e creativo.

1. Automazione dei processi

Tutte le aziende, ognuna a suo modo, stanno adottando l’AI per automatizzare attività ripetitive e time-consuming. Nel caso delle agenzie di marketing i compiti che possono essere delegati in parte a un sistema di AI sono:

• La creazione dei contenuti (copywriting, email, descrizioni prodotto)
• L’analisi dei dati e reporting
• La gestione dei social media (programmazione post, risposte automatiche)

Queste attività vengono compiute attraverso strumenti come ChatGPT, Jasper, Copy.ai, dai vari generatori di immagini e dagli strumenti AI forniti dai social network.

2. Marketing basato sui dati e sull’analisi predittiva

L’AI offre anche strumenti che supportano una migliore comprensione del comportamento dei clienti, tra cui:

• La segmentazione automatizzata del pubblico e il targeting
• Le analisi predittive per anticipare bisogni o abbandoni
• L’ottimizzazione di campagne pubblicitarie con algoritmi di machine learning

Per rispondere a queste esigenze, ad esempio, Google Ads e Meta Ads stanno integrando AI per suggerire creatività, target e budget in modo intelligente.

3. Creatività guidata dall’AI

In questo caso non si tratta di processi che vengono direttamente e indiscriminatamente demandati all’AI, ma di veri e propri ambiti di potenziamento della creatività umana.

Non si sostituisce l’intelligenza umana con quella artificiale, ma si fa in modo che esse collaborino. Questo cambiamento di paradigma avviene in particolar modo per le agenzie di marketing nello svolgimento di queste attività:

• La generazione di bozze creative
• La sperimentazione su più varianti di annunci
• L’ispirazione per trovare nuove idee (es. brainstorming assistiti)

Tutte queste operazioni vengono effettuate quando i creativi imparano a “dialogare” con i vari strumenti AI in modo da generare risultati creativi e originali, riducendo i tempi e ottimizzando i risultati.

4. Nuove competenze e ruoli

Nell’ambito relativo alle figure professionali legate al web marketing, l’AI sta anche cambiando le competenze richieste. Ne consegue che nascono nuovi ruoli professionali o che quelli già esistenti si modificano per ricoprire incarichi diversi, con nuove competenze e specializzazioni. I ruoli diventano di conseguenza più variegati.

Cresce ad esempio la domanda di figure quali:

• prompt designer
• specialisti in data & analytics
• AI strategist
• “workflow designers” che definiscono come far collaborare AI e persone

5. Cambiamenti nei modelli di business

Infine, dato che le cose cambiano per tutti e non solo per le agenzie di marketing, questo cambiamento del settore può essere l’occasione per ripensare e adattare le offerte commerciali al fine di:

• Integrare consulenze su AI e automazione ad altre aziende che desiderano approfondire la loro conoscenza del settore
• Offrire contenuti personalizzati a costi ridotti, in un’ottica di competizione trasparente
• Vendere servizi scalabili: grazie all’efficienza portata dall’AI, è possibile gestire più progetti in parallelo e campagne multicanale complesse, e questo consente dunque di raggiungere un ventaglio più ampio di potenziali clienti

Come abbiamo visto, il cambiamento generato dall’arrivo dell’AI nel settore marketing è profondo, e non si applica solo alle attività dei progetti. Si estende in toto anche alle strutture organizzative, ai flussi di lavoro, ai ruoli, alle tempistiche e al modo di misurare il successo dei progetti.

Le strategie generali da mettere in atto (e cosa NON fare)

Anche se il settore è ancora acerbo e tutto in fase di definizione e sperimentazione, abbiamo ormai sufficienti dati per suggerire alcune strategie da seguire in questo nuovo corso dell’AI marketing, intese come buone pratiche. Vedremo anche di seguito i rischi da considerare e come provare a evitarli.

Iniziamo dalle buone pratiche:

• Ripensare la propria struttura organizzativa e le responsabilità: è importante dotarsi di figure professionali che svolgano la funzione di ponte tra i reparti di strategia, i creativi, i responsabili della tecnologia e gli analisti dati.
  
  Una delle conseguenze dell’utilizzo dell’AI è infatti la maggiore integrazione tra le funzioni: i reparti non lavorano più in silos come una volta, ma tutti contribuiscono a ottimizzare il workflow e a generare risultati collaborativi.
  
  Ogni membro del team deve essere allineato sullo stato di avanzamento dei progetti, sulle tempistiche e sulla situazione economica.

• Ottimizzare i flussi di lavoro: come abbiamo visto, è bene ottimizzare tutto ciò che l’AI può fare meglio e più velocemente. Ma possiamo fare un passo ulteriore e utilizzare gli strumenti di intelligenza artificiale anche per svolgere una pianificazione predittiva.
  
  L’uso dei dati storici unito all’AI può aiutare a prevedere rischi e ritardi e a stimare le risorse necessarie e i costi. Ciò aiuta a fare stime più realistiche e ad anticipare i problemi. Quando questi emergono, bisogna tenersi pronti a ricalibrare campagne, risorse, priorità, anche nel corso del progetto.

• Adottare strumenti di gestione progetti ampliati con AI: se fino a poco tempo fa, per la gestione dei progetti delle agenzie di marketing erano sufficienti strumenti semplici per l’assegnazione di compiti e la programmazione di tempistiche, oggi questi non bastano più.
  
  I reparti marketing che vogliono rimanere competitivi devono dotarsi di strumenti che a loro volta utilizzano algoritmi intelligenti per le assegnazioni del lavoro, che stimano il carico in maniera ottimizzata, che segnalano le criticità e così via.

Data la maggiore necessità di integrazione tra i ruoli professionali, è utile avere dashboard condivise, report in tempo reale su metriche chiave, alert automatici quando gli obiettivi non vengono raggiunti o c’è un gap rispetto al piano di progetto.

I rischi potenziali

Questo articolo vuole essere un incoraggiamento a fare meglio e anche di più grazie al supporto dell’AI nel web marketing. Ma ovviamente non tutto è roseo: ci sono le difficoltà che le aziende stanno incontrando e dal cui modo di fronteggiarle dipende il successo del team.

1. Resistenza al cambiamento interno: chi è abituato a certi flussi di lavoro e allo loro gestione routinaria può opporsi a un cambio di strumenti e strategie. È necessario invece non rimanere attaccati al “manuale”, ma sperimentare nuove strade e nuovi mezzi.

2. Uso acritico dell’AI: se si baratta totalmente la qualità con la velocità, il risultato a lungo termine sarà disastroso. Un buon uso dell’intelligenza artificiale prevede un approccio integrato: solo la supervisione umana garantirà alla fine il mantenimento del tono e dell’originalità e rispetterà il branding.

3. Rischi legali e di compliance: un principio che consigliamo di mantenere è quello della trasparenza verso il cliente. Attenzione all’uso del copyright e dei contenuti generati: quando è necessario, l’utilizzo di certi strumenti va segnalato senza temere giudizio.

4. Gestione delle aspettative: i clienti possono aspettarsi miracoli grazie all’AI, ma spesso la trasformazione richiede tempo, adattamenti, investimenti. È per questo che consigliamo di affrontare il cambiamento con coraggio e scegliendo le giuste strategie organizzative con oculatezza. Nel prossimo paragrafo vedremo nel concreto alcune di queste strategie e quali sono gli strumenti migliori per attuarle.

I cambiamenti nei processi di gestione dei progetti marketing con l’AI

Con l’introduzione dell’AI e l’evoluzione dei modelli operativi nelle agenzie di marketing e comunicazione, alcune procedure aziendali “classiche” stanno cambiando in modo radicale.

Ecco quali processi specifici mettono in atto le agenzie di marketing che meglio si adattano a questo cambiamento di paradigma e come puoi iniziare a metterli in pratica anche tu.

1. Rendicontazione delle ore

Le modifiche ai sistemi di produzione dei contenuti, le analisi automatizzate e la gestione di campagne totalmente da ripensare ha rimesso al centro la rendicontazione oraria.

Infatti, un tracciamento puntuale delle ore lavorate sui task aiuta a verificare l’efficienza post-automazione e a capire quali aree richiedono maggiore sforzo e capacità lavorativa. Inoltre, una maggiore consapevolezza e trasparenza dei tempi di lavoro aiuta i responsabili di progetto a calibrare i preventivi futuri e giustificare margini e costi verso i clienti.

Oggi più che mai le agenzie di marketing devono dotarsi di strumenti time-tracking smart, che traccino le attività non solo per durata ma anche per tipo di attività svolta, che aiutino a integrare le ore di lavoro all’interno della rendicontazione generale e che permettano di condividere facilmente questi dati con i reparti addetti, in modo da ottimizzare future assegnazioni e scadenze.

2. Project management e gestione interna dei flussi

L’approccio ai progetti delle agenzie di marketing si sta spostando dal modello classico che contrapponeva metodologia “waterfall” e “agile” verso un approccio più ibrido. Lasciare la possibilità di gestire ogni progetto con un sistema personalizzato è necessario all’interno di uno scenario in fase di mutazione e che richiede adattamenti in tempo reale.

Per supportare i PM nella scelta di un percorso personalizzato per ogni progetto, è indispensabile che il software gestionale fornisca strumenti di assistenza come ad esempio l’in-app assistant, ossia un chatbot o guida integrata direttamente nel software per aiutare l’utente nella configurazione delle impostazioni.

Un sistema di gestione progetti che aiuti concretamente a mappare ogni progetto con timeline condivise, assegnazioni e milestone, oltre a report visibili da clienti e team può essere la chiave di volta per adattarsi al cambiamento introdotto dall’AI nel mondo del marketing.

3. Pianificazione e stima dei costi di progetto

In questo nuovo scenario le agenzie stanno imparando a modulare i prezzi in base all’efficienza aumentata: ciò richiede modelli di costo più dinamici e strumenti che sappiano gestirli.

Infatti, le stime di costo non possono più essere solo basate sull’esperienza passata, ma devono incorporare anche simulazioni che aiutino a prevedere con maggiore precisione tempi, costi, colli di bottiglia e rischi.

Servono strumenti che aiutino a individuare le aree in cui si possono ottimizzare i costi, tenendo sotto controllo spese ordinarie e accessorie e indicare quanta parte del lavoro è “automatizzata” e quanta invece “custom”, ossia ancora svolta manualmente.

4. Valutazione del carico di lavoro (Workload Management)

Utilizzare un software che distingue i tipi di attività e distribuisce il carico di lavoro con logiche differenziate è un salto di qualità organizzativo, soprattutto per le agenzie di marketing, dove il mix tra attività creative, operative, relazionali e impreviste è particolarmente eterogeneo.

Questa distinzione è utile (e necessaria): vediamo brevemente perché.

Le attività non pesano tutte allo stesso modo: anche se due task durano lo stesso numero di ore, il carico cognitivo o decisionale può variare enormemente.

Un sistema che applica lo stesso algoritmo di assegnazione a tutto (es. “5 task = 5 ore = carico bilanciato”) genera false impressioni di equilibrio e, alla lunga, stress o inefficienze.

Invece, la gestione del tempo reale vs teorico cambia a seconda del tipo di attività, nello specifico:

• Le attività routinarie tendono a “mangiarsi” tempo a macchia d’olio, specialmente se non pianificate.
• Le attività spot hanno bisogno di spazio flessibile, altrimenti saltano le scadenze dei progetti.
• Le attività core di progetto vanno protette da interruzioni per mantenere la qualità.

Un buon sistema di assegnazione e bilanciamento del carico di lavoro deve calcolare il carico “effettivo”, non solo quello teorico.

È dunque fortemente consigliato utilizzare un sistema che distingua i tipi di attività e usi algoritmi di carico differenziati.

Per un’agenzia di marketing, questo porta a una maggiore efficienza a una migliore affidabilità su tempi, margini e preventivi e a team più motivati e focalizzati.

Considerazioni finali (e un esempio concreto del nuovo approccio nella gestione dei progetti marketing)

In estrema sintesi, la presenza dell’AI modifica i processi gestionali rendendoli più visibili e condivisibili, più flessibili e tuttavia precisi, e infine più interconnessi. Le trasformazioni chiave che abbiamo visto sono:

Area	Prima (modello tradizionale)	Ora (con AI)
Rendicontazione ore	Solo per clienti o per controllo base	Centrale per valutare efficienza e margini
Flussi di lavoro	Lineari, sequenziali	Modulari, adattivi, interfunzionali
Stima dei costi	Basata su ore + esperienza passata	Basata su dati storici + predizioni
Carico di lavoro	Monitoraggio manuale/occasionale	Monitoraggio costante + algoritmo di calcolo intelligente

Tenendo d’occhio questa tabella, vediamo che Twproject è il software di gestione progetti risponde davvero a questi nuovi bisogni delle agenzie di marketing.

Ecco in breve come questo software di project management supporta ciascuno di questi aspetti, lasciando inoltre ampio margine di personalizzazione, grazie alla sua spiccata flessibilità.

1. Rendicontazione delle ore (time tracking / worklog / timesheets)

Caratteristiche chiave di Twproject:

• Inserimento worklog flessibile: con Twproject puoi inserire ore manualmente, usare timer (“stopwatch”), o registrarle contestualmente alla chiusura di ToDo/attività.
• Timesheets / approvazione worklog: possibilità di gestire processi di approvazione dei timesheet, controllare se le ore inserite sono corrette, validarle.
• Report dettagliati: puoi estrarre report in vari modi (per risorsa, progetto, tipo attività, periodo temporale). Questo aiuta sia verso il cliente che internamente per valutare efficienza, stime vs reali etc.
• Visualizzazione delle ore vs stime: Twproject permette di vedere in tempo reale se le ore già effettuate stanno “sforando” le stime previste. Ciò aiuta a correggere il tiro durante il progetto.

Esempio concreto:
In una campagna con varie attività, “Marco” registra il tempo speso su ogni ToDo. Alla fine della settimana, il PM vede che alcune attività creative hanno richiesto il doppio della stima; grazie al report, capisce che è necessario oppure predisporre stime migliori in futuro, oppure redistribuire parte del lavoro. Anche il cliente può ricevere rendiconti chiari delle ore lavorate per ogni tipo di attività.

2. Gestione dei flussi (workflow, flussi operativi interni, scadenze, monitoraggio)

Funzionalità di Twproject che rispondono a questi bisogni:

• Planner / Gantt / Timeline interattiva: pianificazione delle attività/progetti con scadenze, dipendenze, milestone; possibilità di visualizzare come evolve il progetto nel tempo, anche tramite snapshot (“istantanee” per confrontare stato attuale vs piano originario, vedere come sono cambiate le date, i costi, le ore etc.)
• Monitoraggio continuo / alert: notifiche, avvisi quando ci sono sforamenti (sulle ore, sui costi, sul carico). Permette di intervenire prima che il progetto vada fuori controllo.
• Integrazione tra attività, costi, rendicontazione: i vari moduli (ToDo, assegnazioni, costi, report, workload) sono integrati in una piattaforma unificata, quindi il flusso informativo non richiede accessi multipli.
• Personalizzazione: ogni progetto può essere gestito nella tradizionale modalità “waterfall” ma anche in maniera agile grazie alle Kanban board o con un approccio misto che combini gestione centralizzata per i macro progetti e agilità per le assegnazioni di task e i compiti più puntali.
• Supporto integrato: il chatbot fornisce aiuti concreti nella strutturazione dei progetti a seconda delle specifiche esigenze di ciascuno.

Esempio concreto:
Twproject aiuta un’agenzia di marketing a pianificare campagne a lungo termine con fasi waterfall (es. approvazioni del cliente) mentre gestisce task agili quotidiani per la creazione di contenuti AI-driven, mantenendo visibilità e controllo su tempi, risorse e risultati in un’unica piattaforma.

3. Pianificazione e stima dei costi di progetto

Come Twproject supporta questo aspetto:

• Costi previsti vs reali (budget vs actual): Twproject consente di inserire un budget per un progetto (o per le sue fasi) e poi confrontarlo con i costi effettivamente sostenuti.
• Costi generati dal lavoro: le ore lavorate (worklog) sono incorporate nel calcolo dei costi, in modo che il costo “del lavoro” (risorse umane) venga considerato automaticamente.
• Altri costi: Twproject permette di inserire costi aggiuntivi (hardware, licenze, spese di viaggio etc.) che impattano sulla marginalità del progetto.
• Gestione dei ricavi / revenue: consente di inserire previsioni di ricavo e ricavi reali, differenziarli. Utile per capire margini, cash flow, rendimenti rispetto alle stime.
• Alert sui superamenti: Twproject segnala quando costi o worklog superano le previsioni.

Esempio concreto:
Un’agenzia marketing crea un progetto “Campagna Social Q4”. Stima un budget di 2.500 €, comprende ore di team + costi licenze grafiche. Con Twproject può monitorare costi reali – ad esempio le ore lavoro già fatte + costi aggiuntivi – confrontarli in corso con quanto preventivato, e vedere se la % di margine sta tenendo oppure serve intervenire (es: ridurre revisioni, automatizzare parti, cambiare risorse).

4. Workload management

Come Twproject risponde:

• Distinzione tra tipi di attività (“project”, “routine”, “spot”): Twproject permette di classificare ogni assegnazione con uno di questi tipi. Questo ha un forte impatto su come viene calcolato il carico delle risorse:
  • Project: attività con durata stimata che accumulano carico nel tempo.
  • Routine: attività ricorrenti, che non “accumulano” se non svolte; la distribuzione del carico è uniforme o trasversale.
  • Spot: attività ad hoc, non previste o non pianificabili fino all’ultimo momento, con stime che spesso partono da zero ma che devono essere considerate per il carico nel giorno specifico.
• Algoritmo di distribuzione del carico basato su queste tipologie: il sistema calcola il carico in modo differenziato a seconda che l’attività sia project/routine/spot. Questo permette di modellare il lavoro in modo realistico, proteggere le giornate di progetto da attività “rumorose” (routine e spot) e visualizzare quando qualcuno è sovraccaricato.
• Pianificazione visiva / Gantt / Planner / view del carico: Twproject offre viste interattive che permettono di vedere visivamente il carico delle risorse, evidenziare i sovraccarichi e ridistribuire le assegnazioni.
• Considerazione della disponibilità e capacità reale: il carico è calcolato prendendo in considerazione la capacità giornaliera delle risorse, ferie/assenze, orario, ecc.

Esempio concreto:
Immagina che il responsabile marketing assegni ad “Alice” sia la strategia per progetto A che una serie di routine settimanali (email, aggiornamenti cliente) oltre a possibili richieste spot. Twproject mostrerà il carico futuro di Alice considerando tutto questo; se il carico supera la sua disponibilità, il PM può riassegnare alcuni compiti routine o programmarli in giorni “morti”, o spostare attività spot. Tutto in maniera estremamente chiara e automatizzata.

Come abbiamo visto, Twproject è un aiuto concreto per soddisfare tutti I principali bisogni di gestione dei progetti delle agenzie di marketing nel nuovo scenario dominato dall’AI.

Se anche tu vuoi affrontare il cambiamento con coraggio e positività, affidati al giusto alleato e prova subito Twproject.

Worklog e workload flessibili, gestione costi consapevole e miglioramento dei flussi sono la chiave per non rimanere indietro in questa grande evoluzione generata dall’intelligenza artificiale!

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