L‘intuito del Project Manager: perché è importante e come migliorarlo

L’intuito per un project manager è una dote innata o è possibile migliorarla?

Negli ultimi anni, il tema dell’intuizione è stato il punto focale di molte discussioni e di molte ricerche ed articoli, anche nel project management.

L’intuizione è sempre più riconosciuta come una facoltà mentale naturale, un elemento chiave nel processo creativo e un possibile fattore di risoluzione dei problemi.

L’intuizione è ora riconosciuta come una capacità innata disponibile per tutti, non un talento raro e accidentale, ma un’abilità naturale che chiunque può coltivare.

L’intuizione si presenta e può essere utilizzata nella vita professionale e personale, può permettere di essere produttivi e proattivi in qualsiasi situazione e, soprattutto, è in grado di migliorare il processo decisionale.

Cosa si intende per intuizione?

L’intuizione è spesso rappresentata da frasi come “segui il tuo cuore” o “prendere una decisione di pancia”. I medici parlano addirittura di un “cervello intestinale”. Ma può un Project Manager affidarsi alla sua pancia per risolvere problemi che potrebbero mandare a monte un intero progetto?

Quello che devi sapere è che sebbene il cervello intestinale non stia realmente pensando, questo controlla il sistema digestivo e interagisce con il cervello attraverso il sistema nervoso.

Quindi, ha senso lasciare che l’intestino, o appunto l’intuizione, influenzino in parte alcune decisioni nella gestione dei progetti.

L’intuizione, in poche parole, è quando semplicemente “conosciamo” o percepiamo qualcosa, senza pensarci attentamente o senza raccogliere prove complete.

Chiaramente, il margine di errore può essere ampio, per questo a volte l’intuizione può portarci ad una delusione.

Quindi, bisogna stare attenti: un’intuizione può essere convincente ma portare fuori strada.

Sviluppare l’intuizione

L’intuizione è facilitata dalla calma, dalla consapevolezza, dall’esperienza e dalla formazione.

L’intuizione, anche nel caso di un project manager, può essere migliorata se ci si esercita a sviluppare ciascuno di questi aspetti:

• Immobilità e calma;
• Consapevolezza;
• Esperienza;
• Formazione;

Come il Project Manager può sviluppare la dote dell’intuizione: Immobilità e calma

Il primo passo verso l’intuizione è di non fare nulla, soprattutto in momenti ad “alta tensione”.

Bisogna semplicemente riuscire a creare un momento tranquillo per se stessi, rilassarsi in un ambiente confortevole, chiudere gli occhi, fare qualche respiro profondo, schiarirsi le idee.

Ciò non significa che l’intuizione avvenga solo durante i periodi di quiete assoluta, ma questa può presentarsi anche durante un momento più stressante. Quando però non arriva immediatamente in un momento di stress è bene crearsi il proprio rifugio di calma. E’ soprattutto nei periodi di calma che è molto più facile che l’intuizione si presenti.

Come il Project Manager può sviluppare la dote dell’intuizione: la consapevolezza

Dopo aver aperto lo spazio mentale affinché si verifichi l’intuizione, il passo successivo è prestare attenzione.

Come prendi le decisioni? In che modo diverse situazioni ti influenzano fisicamente ed emotivamente? Come elabori il mondo che ti circonda? I fattori situazionali e ambientali influenzano infatti i risultati.

Porsi queste domande aiuta la consapevolezza di ciò che accade e apre le porte all’intuizione. Poniti queste domande continuamente, non lasciare che gli eventi ti impediscano di riflettere.

Come il Project Manager può sviluppare la dote dell’intuizione: l’esperienza

Alcuni studi mostrano che più esperienza si ha, più probabilità si avrà di usare l’intuizione.

Abbiamo già visto come l’esperienza e le lezioni apprese sono una fonte importantissima di consigli per un project manager. Non basta, però, ripetere pedissequamente quello che è già accaduto in passato, le situazioni non sono mai perfettamente identiche e l’intuizione del PM gioca un ruolo fondamentale.

Pertanto, un modo per migliorare l’intuizione è di essere paziente e lasciare che “tutto scorra”.

Esistono, tuttavia dei cosiddetti acceleratori di esperienza che possono aiutare a sviluppare l’intuizione più rapidamente. Un acceleratore di esperienza equivale, ad esempio, ad avere un mentore.

I bravi mentori condividono le loro esperienze in modo da renderle fruibili per aiutare a capire cosa sta succedendo e perché.

Un altro acceleratore di esperienza è mettersi in una posizione che permette di aumentare le proprie conoscenze ed abilità. Lavorare ad un progetto più ampio, un diverso tipo di progetto o addirittura un progetto scomodo aiuta ad accrescere la bravura e la conoscenza del PM. Questa spinta sulle nuove abilità migliorerà anche lo sviluppo dell’intuizione più rapidamente.

Come il Project Manager può sviluppare la dote dell’intuizione: la formazione

Forse l’acceleratore di esperienza più potente è lo sviluppo professionale e personale.

Partecipare alle sessioni che sfidano il pensiero e lavorare sullo sviluppo delle proprie abilità legate al lato umano del cambiamento per un PM è fondamentale.

Gli studi dimostrano che le abilità delle persone sono correlate al successo del progetto.

Inoltre, lo sviluppo professionale è un ottimo modo per incontrare altri Project Manager ed entrare in relazione. Condividere esperienze e sentire come questi hanno ottenuto i loro successi può essere un grande spunto di riflessione. Queste persone possono essere considerate come una sorta di “mentore di un giorno”.

Per un project Manager l’intuizione è, in conclusione, un muscolo che può essere sviluppato

Allenare le proprie capacità è, anche nel caso dell’intuizione, un metodo vincente.

Bisogna però fare attenzione. Un pericoloso malinteso sull’intuizione è che non dovrebbe essere usata per prendere decisioni senza opportune verifiche. L’intuizione può darci spunti e le informazioni che derivano dall’intuizione non dovrebbero essere considerate isolatamente.

Il miglior uso dell’intuizione non è quello di decidere se fare qualcosa solo in base a questa, ma semplicemente aggiungere informazioni a ciò che già si conosce e si percepisce.

Identificare come funziona la nostra facoltà intuitiva ci consente di usarla in modo selettivo per un processo decisionale efficace.

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Un processo prevalentemente lineare può essere preferibile quando sono disponibili informazioni chiare ed empiriche, ma quando solo pochi dati sono disponibili, un processo intuitivo potrebbe essere molto più efficiente.
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È utile apprendere le tecniche con cui i dati intuitivi possono essere chiaramente separati dai dati intellettuali ed emotivi.

Anche se si può non conoscere il processo, ogni decisione che si prende in una certa misura usa sempre l’intuizione, la conoscenza, il giudizio ed i sentimenti di una persona.

Le 4 fonti di informazioni per valutare le situazioni

Semplificando i complessi processi psicologici che si attuano ogni giorno, in generale si può dire che si valutano le situazioni sulla base di quattro fonti di informazione:

1. Cosa si sa di loro – le proprie conoscenze e ricordi.
2. Cosa si pensa di loro – i propri giudizi e interpretazioni.
3. Come ci si sente rispetto alla situazione – i propri sentimenti ed emozioni.
4. Cosa si intuisce di queste situazioni – l’intuizione appunto.

 

Se si crede nell’intuizione, si darà al proprio subconscio uno spunto per permettere al processo decisionale di funzionare anche in modo intuitivo.

Per un project manager, la pianificazione degli scenari è un approccio perfetto per far fuoriuscire l’intuizione e metterla alla prova.

Analizzare mentalmente diversi scenari, positivi e negativi, darà all’intuito una serie di risultati su cui riflettere e un metodo per ottimizzare il processo decisionale.

Questo è il motivo per cui i migliori project manager sono spesso freddamente calcolatori, attenti e razionali, ma l’intuito è ciò che fa di questi PM dei veri e propri fuoriclasse.