L’analisi degli scostamenti di progetto è una tecnica importante che consente ai team di progetto di confrontare costantemente le prestazioni pianificate con i dati effettivi di progetto.
Questa analisi, oltretutto, assiste il project manager ed il team di progetto nell’individuare e comprendere le deviazioni nelle prestazioni del progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
Nell’ambito del project management, il concetto di analisi degli scostamenti è centrale. L’obiettivo è chiaramente quello di determinare le cause di una variazione, vale a dire, in parole semplici, la differenza tra un risultato atteso e un risultato effettivo.
Questo tipo di analisi può aiutare il project manager ad identificare con precisione i fattori che influenzano ciascun elemento del progetto.
Questa analisi inoltre aiuta ulteriormente ad identificare le cause e valutare la gravità della deviazione.
I passi dell’analisi degli scostamenti
Analizzare gli scostamenti, o varianze, non è difficile, tuttavia richiede una grande dose di disciplina nella raccolta e nell’interpretazione dei dati.
Per cominciare, il project manager identifica la deviazione nelle prestazioni di base, dopodiché stabilisce le cause degli scostamenti e valuta la gravità dell’impatto.
Il passo successivo per il PM è attuare azioni correttive per ripristinare le prestazioni del progetto. Infine sarà suo compito anche proporre azioni preventive per evitare eventi simili futuri.
Un’analisi della varianza ben strutturata dovrebbe includere i seguenti aspetti:
- Identificare gli indicatori di prestazione chiave interessati.
- Valutare l’entità della deviazione.
- Valutare il grado di impatto sulle prestazioni del progetto.
- Identificare le cause della variazione.
- Stabilire l’azione correttiva.
- Stimare le risorse necessarie per attuare l’azione correttiva.
- Stabilire un piano temporale necessario per attuare l’azione correttiva.
- Raccomandare un’azione preventiva.
Analisi degli scostamenti nel Project Management
Nel Project Management l’analisi degli scostamenti può essere ricondotta a 4 step di controllo fondamentali grazie ai quali un Project Manager può operare. Questi step sono:
- Controllo dell’ambito
- Controllo del programma
- Controllo dei costi
- Controllo del rischio
vediamoli uno per uno nel dettaglio.
Controllo dell’ambito
La maggior parte dei progetti subisce frequenti modifiche allo scopo del progetto.
A volte i team di progetto non riescono a controllare i cambiamenti e, di conseguenza, non riescono a verificare l’impatto dei cambiamenti.
Tale espansione incontrollata che riguarda l’ambito del progetto, senza modifiche alla pianificazione, al budget, ai rischi e alle risorse, è nota come “scope creep“.
I passaggi per controllare le modifiche all’ambito di progetto includono principalmente:
- L’implementazione di processi di controllo delle modifiche.
- La revisione periodica della previsione di base del progetto.
- Il monitoraggio del tracciamento del progetto su base regolare per aiutare a visualizzare le modifiche allo scopo del progetto.
Controllo del programma
L’analisi degli scostamenti come tecnica di controllo del programma fa parte della metodologia di gestione del valore acquisito, o Earned Value Management – EVM.
L’EVM utilizza misure quali Schedule Variance (SV) e Schedule Performance Index (SPI) per indicare le varianze e l’efficienza delle prestazioni.
Ci sono però molte organizzazioni che non usano le tecniche di EVM per il controllo della pianificazione del progetto, ma usano tecniche simili per misurare le deviazioni.
Queste tecniche includono principalmente le variazioni di misurazione nelle date di inizio e fine pianificate.
Inoltre, implicano anche il confronto della durata spesa per raggiungere gli obiettivi pianificati rispetto al piano di base.
Controllo dei costi
Indubbiamente, il controllo dei costi del progetto è un aspetto cruciale di monitoraggio e controllo di qualsiasi progetto.
Principalmente in questo caso vengono utilizzate la varianza di costo (CV), l’indice di prestazione dei costi (CPI) e la varianza al completamento (VAC) per stabilire gli scostamenti di costo.
Tuttavia, ci sono organizzazioni che non implementano tecniche di gestione del valore acquisito.
Pertanto, queste organizzazioni implementano procedure che tengono traccia dei costi effettivi previsti su determinati pacchetti di lavoro o su varie attività del progetto.
Confrontando poi il costo effettivo previsto con il budget approvato, si ottiene la variazione dei costi.
Controllo del rischio
L’analisi del rischio del progetto utilizza i dati ottenuti dall’analisi della varianza dell’ambito, del programma e dei costi.
Ciò non solo aiuta il project manager ed il team di progetto a stabilire soglie di rischio, ma anche a confrontarsi con quelle esistenti.
Se le variazioni di rischio superano la soglia desiderata, entrano in atto i piani di mitigazione del rischio di progetto.
Cause degli scostamenti nei progetti
I progetti forniscono un prodotto o un servizio unico, tuttavia, sono soggetti a vari cambiamenti durante il loro ciclo di vita.
Gli indicatori di prestazione chiave effettivi, di conseguenza, possono andare a discordarsi dalle prestazioni del progetto desiderate.
Pertanto, la chiave per una gestione del progetto di successo sta nella gestione di queste modifiche e varianze.
Rifiutare le modifiche non è una soluzione. I cambiamenti, infatti, possono anche avere un impatto positivo sui risultati del progetto. Rifiutarli a priori sarebbe controproducente.
I fattori responsabili della variazione delle prestazioni del progetto possono essere diversi e qui proviamo ad elencarli:
- Cambiamenti nell’ambito del progetto innescati dall’utente finale o dal team di progetto al fine di soddisfare gli obblighi contrattuali.
- Mancanza di risorse, come ad esempio manodopera qualificata, disponibilità di attrezzature e materiale.
- Stime della durata delle attività errate.
- Identificazione impropria delle attività programmatiche critiche.
- Recensioni di progetti improprie ed errate.
- Mancanza o scarsa attuazione dei processi di monitoraggio e controllo del progetto.
- Scarsa valutazione del rischio.
- Non adottare procedure di controllo delle modifiche.
- Cambiamenti nel quadro normativo.
- Esigenze aziendali in evoluzione.
- Modifiche ai requisiti da parte degli utenti finali.
- Fattori di mercato quali variazioni dei prezzi delle materie prime, variazioni dei tassi di cambio, ecc.
L’analisi degli scostamenti è quindi fondamentale per il successo di un progetto.
È fondamentale che questi dati vengano sempre monitorati durante l’intero ciclo del progetto per evitare di individuare una problematica troppo tardi.
Chiaramente, l’uso di un software di project management può aiutare a tenere monitorati i valori di progetto così come a visualizzare tempestivamente le varianze.
Soprattutto per quanto riguarda progetti complessi e che coinvolgono diversi stakeholder, l’utilizzo di un software di PM può essere la chiave per non perdere di vista valori importanti e fondamentali.
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