La netiquette nella gestione di un team a distanza

La netiquette è differente quando si parla di smart working, da quella applicata tradizionalmente in  ufficio.

Il lavoro da remoto ha cominciato a diffondersi rapidamente in tutti i settori durante la pandemia da Covid-19, ed ha rivoluzionato il tradizionale modello organizzativo aziendale.

Lavorare in smart working si è rivelata una soluzione molto vantaggiosa dai lavoratori, tanto da essere adottata anche dopo l’emergenza sanitaria.

Pertanto, è di fondamentale importanza per i leader trovare soluzioni per gestire efficacemente la comunicazione ed il lavoro quotidiano da remoto con i propri collaboratori.

Vediamo quindi qual è la netiquette ideale per gestire un team a distanza.

La netiquette: 5 regole d’oro di cui ogni leader ha bisogno per gestire team remoti

1.Pianificare riunioni giornaliere

Le riunioni giornaliere, anche conosciute come stand-up meeting, sono efficaci per iniziare la giornata e pianificare le attività.

Questo tipo di meeting molto brevi, la cui durata non supera di solito 15 minuti, permette di avere un’interazione regolare fra il project manager ed il team.

Nel lavoro a distanza, non è insolito che i dipendenti si sentano distanziati dal proprio superiore.

In assenza di incontri personali, i membri del team possono perdere gran parte della sfera comunicativa, il che potrebbe rendere freddo il rapporto con il manager.

Gli stand-up meeting, soprattutto se effettuati tramite videochiamata, evitano che ciò accada.

2.Pianificare incontri one to one con i membri del team

Negli uffici tradizionali, i membri del team si incontrano continuamente creando opportunità di discussioni sul lavoro e scambi casuali.

Questo è spesso un aspetto importante che si perde in ambienti di lavoro remoti.

Tenere regolarmente incontri faccia a faccia con ciascuno dei membri del tuo team è un vantaggio fondamentale per connettersi e comunicare con i singoli.

A seconda delle tue esigenze, gli incontri one-to-one possono fungere da feedback e/o sessioni di coaching, domande e risposte relative al lavoro, discussioni più informali e altro ancora.

3.Praticare la leadership partecipativa

In senso tradizionale, leadership significa guidare un gruppo di persone verso un obiettivo comune.

Tuttavia, quando si parla di team remoti, un leader deve fare molto di più che “semplicemente” guidare il gruppo.

In questo caso si parla di leadership partecipativa.

In pratica, il manager deve essere aperto all’idea che i membri del team possano contribuire con i loro pensieri e le loro idee alle attività.

Questo infonde un sentimento di equità tra i dipendenti perché tutte le azioni importanti vengono intraprese coinvolgendo i loro suggerimenti.

Se non sai come diventare un leader partecipativo, ecco alcuni suggerimenti:

• Sii chiaro nell’assegnare i ruoli e le responsabilità ad ogni membro del team;
• Comunica chiaramente le tue aspettative;
• Discuti con il gruppo gli obiettivi e la tabella di marcia per raggiungerli;
• Sii trasparente sull’obiettivo del progetto e spiega in che modo ognuno è personalmente responsabile nei suoi confronti.

4.Assumere responsabilmente

Sebbene l’effetto della pandemia si sia un po’ attenuato, il lavoro da remoto è attualmente adottato in tantissime aziende.

Pertanto, esiste un alto potenziale per l’espansione del tuo team remoto in futuro.

Per assicurarti di assumere le persone giuste, devi stabilire alcune regole:

• Sii chiaro su quale attività svolgerà il nuovo compagno di squadra e come farà la differenza;
• Condividi le tue aspettative in modo che il nuovo dipendente sappia fin dal primo giorno quale sarà la sua parte nell’organizzazione;
• Parla degli obiettivi che stai cercando di raggiungere come squadra e di come il nuovo assunto potrà contribuire;
• Condividi tutte le risorse necessarie per integrarsi con la cultura aziendale;
• Struttura un processo di onboarding completo e descrittivo per i nuovi assunti.

5.Investire negli strumenti giusti

Avere accesso al giusto set di strumenti diventa ancora più importante in un’organizzazione remota.

I dipendenti devono essere autosufficienti in quanto non hanno la possibilità di andare alla scrivania accanto alla ricerca di risposte.

Ciò significa, in primis, disporre dell’hardware e del software giusti, come un laptop, accessori, software di gestione progetti, ecc., oltre a chiare istruzioni di configurazione e accesso ai vari programmi.

Chiedere anche ai membri del team quali strumenti li aiuteranno di più può essere un modo semplice per capire quello di cui hanno bisogno.  

La gestione dei progetti da remoto, inoltre, può diventare ancora più semplice adottando un buon software di project management.

Twproject ad esempio, permette di creare un vero e proprio hub centralizzato in cui trovare il piano di progetto, le attività, le deadline, le risorse, il budget e la documentazione necessaria per lavorare al meglio da qualsiasi parte del mondo, senza che il team sia costretto a lavorare su diverse applicazioni e piattaforme.

Una comodità non da poco dato che gli strumenti di comunicazione, i file condivisi, il monitoraggio delle attività e delle scadenze, i reporting sono tutti consolidati in un’unica piattaforma software.

Per concludere, abbiamo visto come gestire un team da remoto sia molto impegnativo.

Come project manager, devi concentrarti sugli aspetti di gestione, stabilire aspettative chiare su compiti e scadenze, selezionare buoni canali di comunicazione e assicurarti che il tuo team si senta supportato e apprezzato.

Tuttavia, tutto questo passa in secondo piano senza uno strumento che permetta di misurare effettivamente i progressi delle attività.

Per questo motivo scegliere un buon software di project management come Twproject diventa essenziale quando si gestisce un team da remoto.

In questo modo trasparenza, visibilità e controllo di tutti gli aspetti del progetto saranno garantiti in qualsiasi momento.

Image credit.