La gestione delle riunioni di progetto

Essere in grado di gestire le riunioni di progetto è una caratteristica che trasforma un Project Manager in un PM di successo.

Ogni progetto richiede riunioni periodiche in cui gli stakeholder si riuniscono per discutere gli obiettivi, i compiti assegnati ed il progresso del progetto stesso.

Le riunioni di progetto sono un modo efficace per comunicare, risolvere problemi e sviluppare abilità nel proprio team. Possono anche essere utilizzate come strumento per aumentare il morale e creare un senso di cameratismo all’interno della squadra, che a sua volta aumenta la produttività.

Tuttavia, affinché le riunioni possano produrre i risultati desiderati, devono essere efficaci.

Vediamo quindi come funziona la gestione efficace delle riunioni di progetto.

Le fasi di una riunione di progetto e come gestirle

In linea generale, spetta al project manager determinare la frequenza con cui incontrarsi e creare un’agenda per ogni riunione.

Questo non è un compito da prendere alla leggera. Infatti, se il tempo dei partecipanti viene sprecato, questi diventeranno non collaborativi, il che può andare a mettere a repentaglio il successo stesso del progetto.

In linea di massima possiamo distinguere tre fasi che caratterizzano una riunione: prima, durante e dopo il meeting.

Per ognuna di queste fasi il Project Manager dovrà porre in essere alcuni accorgimenti indispensabili. Vediamoli insieme

Gestire una riunione di progetto: Cose da fare Prima del meeting

Tutto inizia con un piano. Ogni riunione deve infatti avere uno scopo e, a volte, è addirittura necessario riunire tutti gli stakeholder per un brainstorming sull’obiettivo giusto.

Per riunioni periodiche come riunioni settimanali di team o riunioni settimanali sullo stato dei clienti, è probabile che l’obiettivo vada oltre lo stato attuale del progetto e ottenga e fornisca aggiornamenti su attività chiave, risultati e problemi.

Per effettuare una pianificazione efficace, ecco quali sono i punti essenziali da prendere in considerazione:

• Quanto dovrebbe durare l’incontro?
• Chi dovrebbe partecipare?
• Come dovrebbe essere l’agenda?
• Quale obiettivo chiave si vuole raggiungere?

Ecco più in concreto i suggerimenti da seguire:

• Fissare degli obiettivi. Se non si impostano obiettivi chiari, la riunione è destinata a fallire. Senza un obbiettivo chiaro la riunione non darà risultati e non verrà generata alcuna soluzione. Prima di decidere la data in cui tenere il meeting, quindi, è necessario assicurarsi di aver impostato una serie di obiettivi SMART.
• Scrivere un ordine del giorno del meeting. Sviluppare e seguire un’agenda consente di rendere l’incontro più efficace. Grazie all’agenda si avranno, infatti, più possibilità di finire la riunione con i risultati attesi e in modo più celere.
• Mantenere la documentazione organizzata e reperibile. Ciò significa che è necessario rendere i documenti della riunione più brevi e concisi possibile. Se la documentazione è troppo lunga e caotica infatti, si rischia disordine o la perdita di importanti informazioni.
• Invitare le persone giuste. Conoscere perfettamente l’obiettivo, permette, di conseguenza, di sapere chi sono le persone giuste da invitare al meeting.
• Creare un ambiente fisico appropriato e confortevole. La riunione del progetto deve essere condotta in una stanza confortevole e ben ventilata. Non dimenticare la presenza di acqua e caffè che faranno sentire i partecipanti più a loro agio.
• Iniziare e terminare la riunione in tempo. Le persone non amano quando un evento si protrae troppo o inizia in ritardo. E’ molto probabile che i partecipanti abbiano del lavoro da svolgere al di fuori del meeting e di conseguenza vorrebbero che la loro scaletta lavorativa non venisse rovinata. È necessario assicurarsi che ogni partecipante sia a conoscenza dell’ora di inizio e di fine. Inoltre, si consiglia di inviare notifiche e reminder ai partecipanti.

Queste cose possono sembrare elementari, ma può sorprendere sapere quanto spesso alcune di loro vengano dimenticate o non considerate.

Gestire una riunione di progetto: Cose da fare Durante il meeting

• Iniziare sempre il meeting in tempo. A meno che non si verifichi un’urgenza o di un imprevisto importante, qualsiasi meeting deve sempre iniziare all’ora prestabilita.
• Finire in tempo. Allo stesso modo, è importante terminare il meeting il più vicino possibile all’orario di fine pianificato. L’orario di chiusura lavori deve essere reso chiaro nell’invito, in agenda e nelle informazioni pre-riunione. Spesso infatti è fissato l’orario di inizio, ma nessuno sa esattamente a che ora il meeting andrà a terminare. Questo ostacola la possibilità da parte dei partecipanti di organizzarsi con il lavoro successivo.
• Mai annullare un meeting. Ci possono sicuramente essere validi motivi per cancellare una riunione, ma generalmente è una pessima idea. I partecipanti si sono organizzati sulla base della riunione, e a parte eventi catastrofici è sempre bene portarla a termine.
• Prendere note. Soprattutto il project manager, nonché la persona di riferimento delle comunicazioni del progetto, deve assicurarsi di prendere appunti dettagliati. È necessario infatti documentare tutte le decisioni prese, i compiti svolti, le questioni aggiornate, i progressi delle attività annotate e le preoccupazioni che sono state discusse. Registrare quanti più dettagli possibili e il più accuratamente possibile in vista del follow-up.
• Mantenere la riunione positiva e incoraggiare i commenti. Se la squadra vede che il project manager è positivo e motivato sul progetto o sull’argomento di discussione, questo entusiasmo si ripercuoterà su di loro. In incontri regolarmente programmati con la squadra, un suggerimento è di dare un riconoscimento ai dipendenti che stanno facendo un lavoro eccellente, questo manterrà il tono dell’incontro positivo e stimolerà il morale.

Gestire una riunione di progetto: Cose da fare Dopo il meeting

Dopo il meeting sarà opportuno distribuire il più rapidamente possibile le note ed il protocollo del meeting a tutti i partecipanti. Sarà inoltre indispensabile chiedere il loro feedback o le loro revisioni entro una determinata scadenza.

In seguito ai suggerimenti, il project manager potrà rivedere il protocollo ed inviare nuovamente la copia finale ed aggiornata.

L’obiettivo è di garantire sempre che tutti siano allineati al progetto e questo è il passaggio finale fondamentale per poterlo garantire.

Gestire efficacemente le riunioni di progetto: conclusioni

 Ecco quindi gli ingredienti per pianificare ed eseguire riunioni di progetto efficaci.

Seguendo questi suggerimenti, è possibile trasformare i meeting di progetto in incontri efficaci e produttivi, con partecipanti svegli ed addirittura interessati.

Come project manager avrai sicuramente sempre moltissime riunioni a cui attendere ogni settimana.

Organizzare tutte le informazioni che ne derivano non è una passeggiata. Sicuramente non esiste un modo più semplice per organizzare tutte le informazioni che utilizzare un software di project management  adeguato allo scopo, qui puoi trovare alcuni consigli per scegliere un software di project management. In TWproject, ad esempio, è possibile non solo inserire la date dei meeting, ma anche aggiornare in automatico il workflow in base alle decisioni prese durante ogni riunione.

Un meeting organizzato nel modo migliore è un ottimo modo per permettere un lavoro efficiente a livello di squadra.

Le riunioni di progetto ben gestite consentono ai team di superare il labirinto di distrazioni e ostacoli per ottenere risultati.