Il processo decisionale e la sua importanza nella soluzione dei problemi

Il processo decisionale e la sua importanza nella soluzione dei problemi è assolutamente innegabile ed è parte integrante di una gestione efficace dei progetti.

È fondamentale che un project manager prenda decisioni appropriate e risolva i problemi in modo corretto poiché influisce sul funzionamento organizzativo generale.

La risoluzione dei problemi e il processo decisionale vanno di pari passo; non è possibile risolvere un problema senza prendere una decisione.

L’importanza del processo decisionale per la risoluzione dei problemi

Anche nella gestione dei progetti i problemi sono all’ordine del giorno, o quasi.

Sarebbe fantastico poter fare finta di niente e farli sparire magicamente, ma se non si cerca una soluzione i problemi persisteranno.

Sul posto di lavoro, se l’abitudine alla risoluzione dei problemi non è stabilita nella cultura aziendale, l’organizzazione finirà per sgretolarsi.

Di conseguenza, il project manager deve disporre della formazione e del giusto processo decisionale per risolvere i problemi aziendali in modo autonomo e sicuro.

In questo modo, il processo decisionale sarà una risorsa per l’organizzazione.

Le 6 fasi del processo decisionale

Sebbene ci siano alcune personalità più in sintonia con il corretto processo decisionale, questa capacità può comunque essere appresa e padroneggiata da qualsiasi individuo.

Ecco di seguito le 6 fasi del processo decisionale per la soluzione di problemi.

Il Processo decisionale: Definire e identificare chiaramente il problema

Questa potrebbe essere la parte più trascurata del processo decisionale perché sembra così ovvia, ma è fondamentale che tutte le parti interessate siano allineate sul problema in questione.

Ci si potrebbe sorprendere di quante informazioni si possono perdere, soprattutto in una grande organizzazione aziendale.

Se i problemi sono complessi, può essere efficace scomporli in pezzi più piccoli sin dalla pianificazione del progetto.

È importante essere liberi da emozioni e giudizi mentre si definisce il problema per renderlo il più obiettivo possibile.

Ecco una lista di domande che possono aiutare a definire e identificare un problema:

• Cosa sta accadendo precisamente?
• Dove sta succedendo?
• Come sta succedendo?
• Con che frequenza sta succedendo?
• Con chi sta succedendo?
• Perché sta succedendo?

Il Processo decisionale: Raccogliere informazioni

La maggior parte dei problemi non può essere risolta senza una certa quantità di dati o informazioni.

Durante questa fase del processo decisionale, ciò che è importante è raccogliere le informazioni pertinenti.

Di solito, avere troppi dati ostacola il processo e si traduce in una perdita di tempo. Allo stesso tempo, possono verificarsi casi in cui la raccolta dei dati genera una nuova prospettiva o un nuovo problema.

In questo scenario, può valere la pena tornare al passaggio 1 e rivedere il problema in questione.

Il Processo decisionale: Fare un brainstorming sulle possibili soluzioni

Questo è il momento per essere creativi.

Durante questa fase, il project manager con l’aiuto del team di progetto e/o delle parti interessate, deve considerare qualsiasi tipo di idea che potrebbe tramutarsi in una soluzione.

Il brainstorming funziona meglio in un’atmosfera priva di giudizio perché non si può mai sapere quale idea pianterà il seme e stimolerà la crescita della decisione corretta.

Il brainstorming consiste nel trovare quante più idee possibili, più complessa la questione più idee sono necessarie, anche quelle che inizialmente possono sembrare folli.

Il Processo decisionale: Restringere le opzioni

Dal lungo elenco di potenziali idee, ora è il momento di restringere il cerchio.

I modi in cui si arriva a scegliere le idee principali possono variare, ma possono includere:

• Elenco pro e contro: identificare i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna opzione
• Analisi SWOT: dettaglio dei punti di forza, debolezza, opportunità e minacce di ciascuna opzione
• Analisi dello scenario: proiezione dei potenziali scenari probabili che risulteranno da ciascuna opzione

Problemi diversi richiederanno diversi livelli di comprensione di ciascuna potenziale opzione.

Questo processo di valutazione aiuta a restringere le opzioni e aiuta a scegliere la soluzione più efficace e fattibile.

È bene coinvolgere le parti interessate critiche in questo processo per ottenere una visione imparziale ed equilibrata.

Ecco alcune domande che possono aiutare in questa fase:

• Come sarà la situazione quando il problema sarà risolto?
• Quali misure dovrebbero essere prese per implementare la migliore soluzione del problema?
• Di quali risorse si avrà bisogno in termini di persone, budget e strutture?
• Quanto tempo servirà per implementare la soluzione?
• Chi sarà il principale responsabile per garantire l’attuazione del piano?

Il Processo decisionale: Implementare la soluzione scelta

Questa è la fase dell’azione, dove la soluzione scelta viene effettivamente applicata al problema.

Ciò richiede un piano adeguato e una buona esecuzione ed è necessario un monitoraggio costante dei passaggi.

In questo passaggio, bisogna comunque tenere a mente due cose:

• innanzitutto, selezionare l’opzione che ha a cuore l’interesse dell’azienda. Ci saranno momenti in cui alcuni dipendenti saranno influenzati negativamente da una decisione, ma nella maggior parte dei casi si sceglie sempre la soluzione ottimale per l’organizzazione nel suo intero.
• Secondo, bisogna tenere conto che non tutti gli stakeholder potrebbero essere felici della soluzione implementata. Solo in rari casi tutti i singoli membri di un’intera azienda saranno pienamente soddisfatti di una decisione importante, e così è nella maggior parte dei casi. Spesso però, i dipendenti che inizialmente sono insoddisfatti alla fine vedranno che la decisione è stata presa per il miglioramento dell’azienda in generale e si adatteranno di conseguenza.

Il Processo decisionale: Valutare i risultati

La valutazione del risultato porta a comprendere l’efficacia della soluzione scelta.

Per capire se il piano ha avuto successo è necessario farsi un’idea di cosa ha aiutato e cosa no e cercare di incorporare i cambiamenti.

Nel caso in cui la soluzione non si fosse rivelata efficace, si passa a scegliere una nuova opzione tra le alternative.

 

Come un software puoi aiutarti?

Un software di project management potrebbe essere funzionale al processo decisionale, Twproject mette a tua disposizione una serie di strumenti che ti aiuteranno in ogni sua fase. Facciamo un esempio pratico:

In Twproject è possibile creare un meeting di agenda che coinvolga più risorse in azienda per il brainstorming di progetto che generi una lista di attività da svolgere che poi possono essere gestite e riorganizzate secondo le necessità.

Grazie a questa funzionalità ogni meeting è collegato alle scelte fatte e al relativo progetto, per essere sempre in grado di ricostruire l’evoluzione delle scelte e delle attività completate.

Tutte le attività generate, e selezionate, andranno nel progetto e la loro chiusura guiderà il completamento del progetto.

Il processo decisionale risulta quindi fondamentale per la risoluzione dei problemi, anche nel project management.

Può sembrare molto lavoro, ma prendere le misure necessarie per risolvere problemi importanti e arrivare a una soluzione con successo farà risparmiare molto più tempo e creerà un’attività più sana a lungo termine.