Il piano di comunicazione per la gestione di progetto

I progetti di successo si basano su una comunicazione efficace. Ecco perché un piano di comunicazione è così importante.

Il livello di qualità con cui si comunica durante il ciclo di vita di un progetto può fare la differenza tra successo e fallimento.

Secondo il Project Management Institute – PMI, le organizzazioni ad alte performance, ovvero quelle organizzazioni che hanno completato almeno l’80% dei progetti nei tempi e nei budget previsti, avevano in atto piani di comunicazione efficaci almeno del doppio rispetto alle loro controparti che ottengono performance più basse.

Hai ancora dubbi sull’importanza di un buon piano di comunicazione nella gestione di un progetto?

Che cos’è il piano di comunicazione di un progetto?

Il piano di comunicazione del progetto è uno strumento semplice che consente di comunicare in modo efficace in merito ad un progetto con il cliente, il team ed altri stakeholder.

Il Piano stabilisce linee guida chiare su come le informazioni saranno condivise. Stabilisce inoltre chi è il responsabile e come deve essere collegato a ciascuna comunicazione di progetto.

Il piano di comunicazione del progetto determina inoltre chi riceverà la comunicazione, in che modo questo avverrà, quando e quanto spesso tali informazioni dovrebbero essere trasmesse.

Se volessimo indicare un modello di riferimento per un piano di comunicazione del progetto, bisognerebbe che lo stesso includa:

• Lo scopo o gli obiettivi del piano di comunicazione
• Informazioni sulle parti interessate e sui loro ruoli
• I tipi di informazioni che devono essere condivisi con le parti interessate
• I metodi usati per comunicare
• La frequenza con cui ogni stakeholder vorrebbe ricevere informazioni

Perché è importante un piano di comunicazione di progetto?

Una scarsa comunicazione contribuisce al fallimento del progetto. Tale carenza, quindi, potrebbe significare una perdita finanziaria importante per l’azienda.

Un piano di comunicazione per la gestione del progetto manterrà il progetto in pista perché:

• Crea una documentazione scritta a cui il team può fare riferimento
• Stabilisce aspettative su quando gli stakeholder riceveranno aggiornamenti
• Aumenta la visibilità delle parti interessate nel progetto e il suo stato
• Fornisce l’opportunità per le parti interessate di fornire feedback, che possono aiutare il team a individuare tempestivamente i problemi ed i rischi
• Aumenta la produttività durante le riunioni

Chiaramente, non tutti i progetti sono uguali e, pertanto, ogni piano di comunicazione del progetto può essere ritenuto unico. Nessun piano, infatti sarà mai identico ad un altro.

Questo è un motivo in più per cui:

è importante pensare bene al piano di comunicazione già mentre si sta creando il piano del progetto.

I progetti di grandi dimensioni hanno esigenze di comunicazione diverse rispetto ai piccoli progetti. Lo stesso vale per i progetti con diversi gruppi di soggetti interessati rispetto a progetti con un singolo gruppo. Ancora differenti saranno quei progetti a seconda che il team lavori da remoto o all’interno dello stesso edificio.

I progetti con diversi obiettivi, budget, scadenze, risorse richiedono comunicazioni su misura per tali esigenze. Questo è un aspetto da tenere ben presente quando si crea un piano di comunicazione del progetto.

La creazione del piano di comunicazione del progetto

Per poter creare un piano di comunicazione efficace e completo, è importante dedicare del tempo a raccogliere input, informazioni e desideri da tutti i gruppi di stakeholder.

È anche fondamentale essere coscienti del fatto che potrebbe essere necessario apportare modifiche al piano man mano che il progetto avanza.

Ecco i 5 passaggi chiave per la creazione di un buon piano di comunicazione di progetto

1) Pianificare lo scopo e l’approccio

E’ importante che il piano venga descritto per grandi linee, comprese le motivazioni della sua esistenza e con la descrizione di massima su come sarà implementato all’interno del progetto.

Questa parte potrebbe essere pensata come una sezione riassuntiva.

2) Obiettivi di comunicazione

Il Project Manager dovrà altresì esplicitare ciò che si aspetta di raggiungere comunicando secondo le linee del piano. In ogni progetto, infatti si potrebbe puntare ad obbiettivi diversi.

In generale, gli obiettivi dovrebbero essere incentrati sull’educazione e l’aggiornamento di chiunque sia interessato dal progetto.

3) I ruoli di comunicazione

La comunicazione non può arrivare da una sola persona durante tutto il progetto. Vanno quindi definiti chiaramente tutti i ruoli e le relative responsabilità di comunicazione.

Ecco alcuni ruoli da considerare:

• Sponsor del progetto
• Project Management
• Leadership / Management Team
• Membro del team di progetto

 4) Strumenti e metodi di comunicazione

Quali strumenti si utilizzeranno e come un messaggio verrà consegnato, saranno aspetti che varieranno da progetto a progetto.

Gli strumenti ed i metodi preferiti dovrebbero essere quelli in cui il gruppo ricevente avrà le migliori possibilità di comprendere ciò che si sta loro comunicando.

Spesso si commette l’errore di prendere in considerazione solo le peculiarità di chi deve trasmettere la comunicazione. È fondamentale, invece, tenere sempre in considerazione il ricevitore quando si sviluppa il contenuto della comunicazione e il metodo con cui il messaggio verrà consegnato.

I metodi che offrono opportunità alle persone di porre domande o fornire feedback possono fornire un valore reale e aggiunto al progetto.

Ecco alcuni esempi:

• Riunioni: Sebbene gli incontri sui progetti siano visti con poco entusiasmo, sono un ottimo modo per riunire la squadra e risolvere i problemi.
• Rapporti di progetto: I tipi di rapporto comprendono lo stato di avanzamento del progetto, i pannelli di controllo in tempo reale, i rischi e le risorse, ecc.
• E-mail: probabilmente la forma più comune di comunicazione di progetto. Sebbene l’e-mail sia un modo utile per tenere traccia delle conversazioni e delle decisioni, è importante incoraggiare il team a parlare, spesso infatti si tratta di un metodo più efficiente.
• Forum di discussione: forum di discussione e forum online aiutano i team a collaborare e condividere le conoscenze e sono particolarmente utili per i team remoti.
• Repository di documenti: crea una posizione centrale per i documenti di progetto per garantire che tutti stiano lavorando dalle stesse fonti.
• Sondaggi: i sondaggi rappresentano un modo rapido per effettuare il check con il team durante l’esecuzione del progetto e le lezioni apprese una volta terminato il progetto.

5) Misura del successo del piano di comunicazione

Data l’importanza della comunicazione per un progetto, è importante monitorare e analizzare il piano a intervalli regolari.

Durante il ciclo di vita del progetto è importante vedere cosa funziona, cosa no e quali modifiche sono necessarie.

Inoltre, è utile chiedere alle parti interessate e al team il loro contributo e documentare le scoperte per migliorare i piani futuri.

Conclusioni

È importante ricordare che ogni progetto avrà un diverso impatto comunicativo e quindi un diverso piano di gestione della comunicazione.

Lavorare partendo da una struttura di base, come quella spiegata in questo articolo, aiuterà però a garantire che le componenti chiave siano tutte incluse.

La creazione proattiva del piano di gestione della comunicazione e del piano d’azione per la comunicazione del progetto all’inizio del progetto richiederà un certo sforzo. Tale sforzo sarà però molto utile per la gestione di un progetto che funzioni in maniera efficace ed efficiente.

Avere un piano di comunicazione di progetto farà risparmiare un sacco di grattacapi e di dubbi e darà al progetto maggiori possibilità di successo.