Il pensiero strategico e la sua importanza è ciò che porta un project manager ad un livello superiore. I manager di progetto sono certamente responsabili della consegna tempestiva di un progetto, ma è la loro capacità di elaborare una strategia che fa la differenza.
INDICE DEI CONTENUTI
I project manager trascorrono infatti la maggior parte delle loro giornate cercando di portare il progetto verso il suo obiettivo finale e, in genere, la loro attenzione è relativamente “a corto raggio”.
Tengono a mente l’obiettivo finale, ma la loro attenzione è solitamente focalizzata sul prossimo passo o sui prossimi due o tre.
Questo tipo di pensiero è tattico. Ma il pensiero strategico è diverso.
Quando si pensa in modo strategico, si pone molta più enfasi sull’obiettivo a lungo termine.
Nel lavoro di progetto, una strategia efficace può ridurre drasticamente il livello di sforzo tattico richiesto.
Il pensiero strategico è quindi il primo passo per realizzare con successo qualsiasi progetto.
Il pensiero strategico e come rafforzarlo nella realtà aziendale
Non c’è dubbio che la realtà quotidiana può rendere tutto questo difficile dato che i project manager si destreggiano fra più flussi di lavoro e si trovano sempre più pressione per fornire di più a un ritmo più veloce (e spesso con meno risorse).
Quando si fa così tanto, può essere difficile vedere oltre l’elenco delle cose da fare di oggi.
Alcune organizzazioni risolvono questo problema creando ruoli di gestore di programmi o portfolio di progetti.
Queste persone hanno il compito di supervisionare una raccolta di molti progetti e in genere sono responsabili della definizione di una visione per il gruppo che supporti gli obiettivi aziendali.
Ma tutti, nel loro piccolo e project manager incluso, traggono vantaggio da un pensiero più strategico.
Quando si sa dove si è diretti e perché, si è più psicologicamente preparati per aggiungere valore e avere un impatto.
Ecco, quindi, come un project manager può rafforzare le sue capacità di pensiero strategico ogni giorno:
- Pensare in grande
Potrebbe sembrare difficile vedere il quadro generale quando si è alle prese con i dettagli, ma è importante pensare in modo olistico a come ogni sforzo supporta gli obiettivi aziendali generali.
- Diventare ancora più curiosi
Tenere sott’occhio la visione generale non è la stessa cosa di sapere. È importante cercare costantemente di capire il perché delle cose e capire quali sono i criteri di successo a lungo termine.
- Riflettere ed analizzare
Dopo ogni progetto è necessaria una riflessione retrospettiva. Può essere utile avviare un registro del progetto per annotare anche eventuali rivelazioni mentre si procede. Riflettere ed analizzare questi rapporti e valutare cosa è andato bene e cosa si vuole migliorare la prossima volta, chiedere un feedback ai colleghi e agli stakeholder.
Il passaggio dalla gestione tattica alla gestione strategica del progetto
È diventato chiaro che la gestione di un progetto di successo richiede l’applicazione non solo di una gestione tattica, ma anche di un pensiero strategico.
Tradizionalmente però, la gestione dei progetti è stata prevalentemente uno strumento tattico, incentrato sul portare a termine il lavoro, gestire i programmi e guidare i progetti fino al completamento entro i limiti di tempo e di budget impostati.
Tuttavia, quando le organizzazioni hanno iniziato ad affrontare un mercato senza precedenti e una maggiore concorrenza, sempre più sono arrivate a riconoscere che i project manager possono portare molto più valore piuttosto che semplicemente garantire il successo del coordinamento delle attività.
In altre parole, i project manager possono e devono operare a un livello più strategico per aiutare un’organizzazione ad evolversi, innovare e prosperare.
L’ascesa di questo approccio si concentra sull’allineamento degli obiettivi del progetto con gli obiettivi strategici e la missione globale di un’azienda.
La gestione strategica del progetto non riguarda semplicemente l’esecuzione di progetti per il bene della continuità delle operazioni, ma si tratta di selezionare con attenzione, dare priorità e convogliare le risorse verso i progetti che contribuiranno maggiormente al successo organizzativo, aumentando allo stesso tempo i profitti.
Come garantire che i progetti supportino la strategia
I progetti sono la sostanza di una strategia: qui è dove le cose si muovono e dove vengono fatti progressi.
Com’è possibile assicurarsi quindi che le attività siano ben allineate con la strategia aziendale?
- Assicurarsi che i progetti supportino gli obiettivi
In poche parole: ogni obiettivo attivo necessita di almeno un Progetto. Si possono avere obiettivi futuri che non sono ancora “iniziati”, ma qualsiasi obiettivo al momento “attivo” deve avere almeno un progetto che lo riguardi. A seconda della portata di ogni obiettivo, potrebbe essere necessario avere anche più progetti per ognuno.
- Assicurarsi che i progetti raggiungano gli obiettivi
Gli obiettivi sono raggiunti se si consegnano i progetti relativi. Se questo non fosse il caso – cioè i progetti si concludono con successo, ma l’obiettivo non è raggiunto – è necessario identificare dove si trova la lacuna.
- Assicurarsi che i sotto-progetti si allineino agli obiettivi
Come detto prima, ogni progetto deve avere un chiaro collegamento a uno o più obiettivi, ma possono presentarsi dei casi, come quello dei sotto-progetti, dove questa connessione non è così chiara. Anche se un progetto non è direttamente collegato ad un obiettivo, questo deve comunque supportare ciò che si sta cercando di realizzare. Un esempio è quello di un sotto-progetto all’interno di un progetto “madre” che chiaramente si allinea ad un obiettivo. In questo caso il sotto-progetto è comunque indirettamente connesso alla strategia aziendale.
Vantaggi del pensiero strategico nella gestione dei progetti
L’implementazione del pensiero strategico nella gestione dei progetti porta al raggiungimento di un vantaggio competitivo sul mercato.
L’arte di identificare e scegliere i progetti giusti su cui lavorare in un dato periodo di tempo si sta dimostrando un vantaggio particolarmente significativo nel mercato moderno.
L’applicazione del pensiero strategico da parte del project management nella selezione dei progetti consente di identificare e selezionare progetti che forniscano il massimo valore ad un’organizzazione.
Contrariamente alla pratica di condurre progetti costosi che non sono completamente compatibili con gli obiettivi aziendali, questo allineamento può gettare una nuova luce sul processo di selezione dei progetti.
I fondi vengono spesi con maggiore attenzione per migliorare l’impatto sulla performance complessiva dell’organizzazione, aumentando così la redditività e riducendo le spese non necessarie.
Questo allineamento può anche migliorare le percentuali di successo del progetto e la capacità dell’organizzazione di soddisfare rapidamente le esigenze e le aspettative dei clienti.
Quando ogni progetto contribuisce direttamente ai profitti dell’azienda, l’organizzazione nel suo complesso migliora, migliorando di conseguenza le esperienze dei clienti e i tassi di fidelizzazione.
In conclusione, la gestione tattica è sicuramente importante per un progetto, ma è comunque incompleta se non si applica anche il pensiero strategico.
Uno semplicemente non funzionerà senza l’altro. Pertanto, in qualità di project manager con solide capacità tattiche, è importante anche sviluppare la capacità di un pensiero strategico a lungo termine.
