In questo articolo scopriremo quali sono i migliori software per ottimizzare la gestione dei costi di progetto all’interno del panorama attuale.
Nel mondo del software per le aziende, c’è infatti un ambito fondamentale che non dovrebbe mai essere sottovalutato: la gestione dei costi legati ai progetti.
Tenere traccia delle spese di progetto fa parte delle tecniche del project management e, se svolto in modo efficace, consente di limitare gli sprechi, aumentare la consapevolezza sui processi e favorire un lavoro più armonioso e soddisfacente per tutti i membri del team.
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Ma cosa significa esattamente “gestione dei costi di progetto”? Si tratta di un processo che prevede la stima, il controllo e l’analisi delle spese, con l’obiettivo di mantenerle allineate al budget pianificato. In pratica, consente di monitorare i flussi economici di un progetto, apportare correzioni quando necessario e fare previsioni precise.
Gli strumenti specifici per la gestione del budget di progetto possono aiutarti automatizzando i dati e le analisi, fornendo report più accurati e rendendo più efficiente il monitoraggio finanziario.
Gli obiettivi della gestione dei costi di progetto
Vediamo in breve quali sono le principali funzionalità che a nostro avviso deve possedere un buon software di gestione dei costi di progetto:
- Definizione del budget: Esistono diversi metodi di elaborazione di un budget, ma in ogni caso questo parametro è utile per avere un limite di spesa. Il budget può rappresentare sia il ricavo atteso sia la somma che si intende investire. È possibile allocare il budget all’intero progetto oppure distribuirlo tra le sue diverse fasi operative.
- Confronto tra costi stimati e reali: Per ogni elemento di spesa, confrontare i valori inizialmente previsti con quelli effettivi aiuta a effettuare correzioni al budget e riorganizzare le tempistiche in modo efficace.
- Gestione delle diverse categorie di spesa: Ogni progetto comporta costi principali e spese accessorie. Un software efficiente deve consentire di registrare tutte le voci in modo preciso e con grande flessibilità.
- Attribuzione dei costi: È fondamentale registrare i costi orari del personale, garantendo al contempo un uso flessibile delle risorse all’interno del sistema.
- Monitoraggio temporale: Creare un grafico che mostri l’andamento dei costi nel tempo consente di analizzare l’evoluzione finanziaria del progetto e di generare statistiche aggiornate.
- Organizzazione dei documenti: Un altro vantaggio di un buon software è la possibilità di produrre e conservare in un unico luogo tutta la documentazione relativa alle spese di progetto, come preventivi, fatture e altri file importanti.
Tutto ciò fa parte del monitoraggio dei costi operativi del progetto e deve essere presente nel software utilizzato. Solo in questo modo potrai ridurre i tempi spesi a compilare lunghe liste di voci di spesa, costi del personale, pagamenti e via dicendo.
La lista dei migliori software di gestione costi di progetto
Ecco la classifica dei migliori software di gestione costi del 2025, che ti permetteranno di eliminare definitivamente i fogli di calcolo e adottare uno strumento peculiare, automatizzato e sicuro.
1. Twproject
Twproject è un software completo a 360° che offre strumenti avanzati di gestione dei costi.
Allo stesso tempo il suo obiettivo è quello di facilitare il lavoro del project manager, fornendo uno strumento unico che svolga varie funzioni.
Ciò che distingue questo software è l’integrazione di tutte le funzionalità necessarie per gestire i costi di progetto in modo accurato. Non sarà più necessario ricorrere a strumenti specifici per monitorare budget e spese: tutto è incluso in un unico sistema di project management.
Eccoti alcuni esempi di come funziona la gestione costi integrata alla gestione complessiva dei progetti in Twproject.
Con Twproject puoi monitorare i costi dei progetti e compararli costantemente con i costi pianificati. Il sistema ti avvertirà in caso di sforamento del budget e i costi potranno essere aggiustati in ogni momento.
Inoltre potrai consultare e aggiornare i costi complessivi e per ogni singola fase di progetto anche attraverso il diagramma di Gantt, che in Twproject è altamente interattivo e funzionale.
I worklog inseriti dal personale e approvati dai manager andranno ad incrementare le voci per i costi di personale dei progetti, consentendo un aggiornamento dei dati in tempo reale.
Principali funzionalità:
- Gestione del budget integrata alla struttura di progetto
- Gestione dei ricavi e inserimento fatture
- Comparazione di costi stimati ed effettivi
- Gestione costi del personale
- Segnalazione degli sforamenti
- Filtri per l’esportazione e la stampa di diverse voci di costo
- Grafici di riepilogo
Costi: a partire da 4,89 € per utente/mese.
Pro: Twproject gestisce in un unico ambiente i costi di progetto e i ricavi, facendoli interagire con lo sviluppo dei progetti e con i dati inseriti dal personale. Questo è un software di facile utilizzo, e allo stesso tempo molto adattabile alle diverse esigenze personali e aziendali.
Contro: Nessun contro rilevato.
Twproject è un sistema avanzato per la gestione dei costi integrata nel project management complessivo.
2. Budgyt
Budgyt rappresenta una scelta interessante per chi è abituato a un approccio agile al project management. Questo software per la gestione dei costi offre funzionalità ideali per analizzare piccoli set di dati, senza richiedere l’inserimento di un intero action plan aziendale.
Favorendo la collaborazione grazie a strumenti per una gestione condivisa, Budgyt si distingue anche per la rapidità e l’efficienza con cui presenta i dati.
È particolarmente apprezzato da chi cerca un software intuitivo, veloce da utilizzare e con un’interfaccia semplice e chiara.
Principali funzionalità:
- Dashboard per presentazioni
- Accesso centralizzato ai dati
- Visualizzazione personalizzabile e flessibile
- Gestione dei ruoli dettagliata a ogni livello
- Approccio dettagliato e modulare
Costi: quotazione personalizzata.
Pro: utilizzo semplice con una curva di apprendimento rapida; dati presentati in modo chiaro anche per chi non ha esperienza specifica, favorendo la condivisione.
Contro: scarsa usabilità su dispositivi mobili; aggiornamenti che a volte non sono immediati.
Un software ideale per chi desidera adottare un approccio agile nella gestione del budget.
3. Anaplan
Anaplan è un software altamente specializzato nella gestione e pianificazione finanziaria, progettato per fornire soluzioni dinamiche che favoriscono la collaborazione tra i membri del team.
Anche Anaplan mette a disposizione strumenti avanzati per pianificazioni future, ma come molti sistemi complessi, non è immediato da padroneggiare.
È essenziale pianificare ogni dettaglio fin dalla configurazione iniziale, così da creare un sistema scalabile nel tempo e capace di adattarsi ai cambiamenti delle esigenze aziendali.
Principali funzionalità:
- Integrazione e personalizzazione avanzata
- Strumenti di previsione e pianificazione
- Reportistica e analisi dettagliata
- Sicurezza e controllo degli accessi
Costi: quotazione personalizzata.
Pro: altamente personalizzabile; offre ottimi strumenti per l’auto-analisi aziendale; supporta la collaborazione in tempo reale e dispone di funzionalità di calcolo solide.
Contro: alcune opzioni di visualizzazione sono assenti; la reportistica non è molto flessibile; meno efficace quando si gestiscono dati frammentati.
Uno strumento potente, ma che potrebbe risultare impegnativo per chi si avvicina alla sua implementazione per la prima volta.
4. Vena
Vena è un sistema pensato per gli affezionati ai vecchi fogli di calcolo. La sua interfaccia è dunque specificamente studiata per tracciare una continuità con i vecchi sistemi usati tradizionalmente per la gestione dei progetti.
Tuttavia, ha l’obiettivo di favorire la collaborazione all’interno del team di progetto, e per farlo ha pensato a un sistema di gestione dei ruoli molto particolareggiato e personalizzabile.
Dal punto di vista della gestione dei costi di progetto, questo software offre la possibilità di partire da modelli precostituiti oppure di personalizzare i propri prospetti basandosi su strutture in uso.
Principali funzionalità:
- Importazione di dati e modelli
- Formule di calcolo
- Strumenti di previsione con diversi tipi di analisi
- Strumenti personalizzabili
Costi: quotazione personalizzata.
Pro: snellimento dei flussi di lavoro e interfaccia semplice; possibilità di combinare i dati tra i vari gruppi di lavoro.
Contro: complessità del settaggio inziale e lentezza nel caricamento dei dati.
Un tool che unisce la familiarità dell’interfaccia di Excel con un buon motore di calcolo.
5. Scoro
Scoro è una soluzione versatile che unisce strumenti per la gestione del budget, il CRM e il project management in un’unica piattaforma integrata.
La piattaforma consente di collegare il monitoraggio dei tempi di lavoro ai dati finanziari, offrendo all’azienda una visione chiara e dettagliata dei margini di profitto.
Il principale limite è però la mancanza di strumenti per la gestione del budget nelle singole fasi di progetto.
Principali funzionalità:
- Gestione della fatturazione
- Report su flussi di entrate e uscite
- Tracciamento dei tempi di lavoro suddiviso per attività, progetti o clienti
Costi: a partire da 26 $ utente/mese.
Pro: interfaccia intuitiva e flussi di lavoro ben strutturati, che consentono di gestire vari aspetti aziendali in modo efficace.
Contro: impossibilità assegnare un budget separato a ogni fase del progetto; costi elevati.
Strumento ideale per le aziende che mettono al centro del budget management il valore del tempo lavorativo dei dipendenti.
6. Centage
Centage è un’applicazione cloud che offre ai project manager un supporto operativo nelle operazioni di budgeting, previsioni e reportistica.
È essenziale pianificare ogni dettaglio fin dalla configurazione iniziale, così da creare un sistema scalabile nel tempo e capace di adattarsi ai cambiamenti delle esigenze aziendali. pensato per chi vuole mantenere strumenti già in uso, e infatti consente diverse integrazioni, per rendere la transizione graduale.
Offre alcuni modelli precostituiti per operazioni come la pianificazione dei ricavi e l’assegnazione di budget alle risorse.
Principali funzionalità:
- Funzioni di previsione con diversi scenari
- Strumenti di collaborazione
- Importazione/esportazione
- Procedure guidate
- Rendicontazione integrata di conto economico, stato patrimoniale e flusso di cassa
Costi: quotazione personalizzata.
Pro: presenza di vari strumenti di analisi e scenari “what-if”.
Contro: non adatto a chi cerca una soluzione all-in-one perché necessita dell’integrazione con altri sistemi.
Potente strumento di budgeting per diversi tipi di aziende, ma carente in quanto a versatilità e personalizzazioni.
7. Smartsheet
Si tratta di un software progettato per sostituire i fogli Excel nella gestione dei costi di progetto, mantenendo tutte le funzionalità necessarie per un controllo finanziario accurato.
Smartsheet combina molteplici elementi di calcolo e visualizzazione, integrando funzioni tipiche del project management per garantire un monitoraggio efficace dei costi.
Lo strumento manca di alcune funzionalità avanzate come la previsione finanziaria di metriche chiave come i profitti e le entrate. Non è adatto dunque ad aziende che intendano considerare questi parametri.
Principali funzionalità:
- Integrazione con il tracciamento dei tempi di lavoro
- Pianificazione di budget e risorse
- Gestione delle spese con modello di budget di progetto
- Visualizzazione dei dati e generazione di grafici
Costi: a partire da 6 $ utente/mese, per un massimo di 10 utenti.
Pro: interfaccia user-friendly e caratteristiche che incoraggiano la collaborazione del team.
Contro: non sempre adattabile alle esigenze di aziende più strutturate poiché carente in alcune funzionalità avanzate.
Buono strumento per chi padroneggia le formule di calcolo e vuole una rapida alternativa ai file di reporting.
Conclusioni
Speriamo che questa lista dei migliori software di gestione costi di progetto ti sarà utile quando affronterai la scelta del tuo strumento ideale.
Al netto delle funzionalità specifiche, ricorda che le principali qualità che dovrai ricercare all’interno del tuo software sono:
1. l’intuitività e la facilità di apprendimento: se un software ha una rapida curva di apprendimento, la sua introduzione in azienda sarà facile e la transizione completa in poco tempo.
2. Integrazione con i progetti: un buon software deve necessariamente fornire la gestione costi insieme alla gestione dei progetti, questo vi darà sempre i dati aggiornati del progetto in relazione a scope e timing.
3. Gestione del budget collegata a target diversi: la flessibilità del software scelto deve garantire che il management dei costi sia focalizzata a più obiettivi, comprese le singole fasi di progetto e il cliente finale.
Twproject è una risposta sicura a questi obiettivi poiché combina con efficacia multifunzionalità e precisione.
Sia le aziende di piccole dimensioni che quelle più grandi lo trovano molto utile come unica soluzione per il management aziendale, al cui interno spicca la gestione dei costi di progetto.
Se vuoi iniziare ad avvalerti del supporto di un software per la gestione finanziaria, prova Twproject gratuitamente per 15 giorni, con l’aiuto del nostro team di assistenza!
