Gli strumenti di monitoraggio di un progetto sono fondamentali per garantire che le attività stiano andando secondo i piani e senza intoppi.

Il controllo del progetto prevede numerosi passaggi per monitorare accuratamente la pianificazione, le risorse e i costi.

Vediamo in questo articolo di capire meglio di cosa si tratta.

Che cos’è il monitoraggio del progetto?

Il monitoraggio del progetto deve avvenire contemporaneamente alla fase di esecuzione del progetto.

Il controllo del progetto è una fase di gestione dedicata a misurare le prestazioni delle attività e ad assicurarsi che aderiscano a quanto impostato nel piano di progetto.

Il project manager deve, quindi, seguire da vicino l’avanzamento e le prestazioni di progetto, identificando i potenziali rischi e implementando azioni correttive quando richiesto per mantenere il progetto nei tempi previsti e nel budget.

Perché il monitoraggio di progetto è importante?

Oltre ad assicurare di mantenere ogni progetto nei tempi previsti ed evitare spese eccessive, il monitoraggio del progetto è anche un ottimo modo per gestire i rischi ed evitare lo spostamento dell’ambito.

Tracciando vari parametri, un project manager può identificare un rischio in anticipo prima che si presenti e possa causare danni al progetto.

Un rilevamento precoce implica una mitigazione anticipata. Lo stesso vale per lo scorrimento dell’ambito.

Anche quando eventuali modifiche vengono applicate al progetto, le procedure di controllo possono aiutare a evitare che queste abbiano un impatto negativo sulla pianificazione.

Trascurare il monitoraggio e il controllo del progetto significa lasciare il progetto nelle mani del destino.

 Forse funzionerà, forse no; ma non è quello che dovrebbe fare un project manager.

Le fasi di monitoraggio di un progetto

Come accennato precedentemente, il monitoraggio viene effettuato insieme all’esecuzione del progetto al fine di garantire che le attività vengano eseguite secondo il programma e in rispetto del budget.

Di seguito ecco i sei passaggi da eseguire per garantire il monitoraggio corretto del progetto:

 1.  Creare una baseline dell’ambito del progetto

L’ambito del progetto definisce le aspettative e i requisiti delle parti interessate e viene utilizzato durante tutto il ciclo di vita per monitorare i progressi.

Una baseline dell’ambito del progetto cattura le aspettative ed i requisiti e può essere utilizzata per misurare lo sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo per garantire che l’esecuzione del progetto sia in linea con il piano di progetto.

La baseline può essere rivista durante il progetto, ma solo attraverso un processo formale di controllo delle modifiche.

2.  Creare il piano del progetto

Quando l’ambito è stato approvato dalle principali parti interessate, si passa alla redazione un piano di progetto. Questo denoterà le attività necessarie per raggiungere l’obiettivo prefissato.

Il piano di progetto permette anche al project manager di tenere traccia degli scostamenti e intraprendere azioni correttive per riportare il progetto in carreggiata. Inoltre, aiuta a tenere sotto controllo con la comunicazione alle parti interessate.

3.  Stimare i costi del progetto e definire un budget

Più accurati sono i costi del progetto, più accurato sarà il budget.

Una volta presentato e approvato un budget, l’ultima cosa che un project manager vuole fare è richiedere ulteriori fondi. Esistono varie tecniche che è possibile utilizzare per stimare con precisione i costi e pianificare il budget di conseguenza.

È inoltre indispensabile monitorare tutte le spese e utilizzare sistemi di controllo per tenere traccia dei costi del progetto e rispondere a eventuali discrepanze.

4.  Utilizzare un registro dei rischi

 Una delle cose più importanti da monitorare durante un progetto è il rischio.

Durante la fase di pianificazione, il project manager può creare un registro dei rischi che potrebbero presentarsi, annotando il potenziale impatto sul progetto e chi è responsabile di identificarlo e mitigarlo.

È inoltre possibile stabilire delle priorità per determinare quali rischi devono essere affrontati immediatamente o se possono essere affrontati in un secondo momento. In questo modo, se viene identificato un problema, è possibile rispondere in modo rapido ed efficace.

5.  Utilizzare un registro delle modifiche

Il monitoraggio del progetto consiste nel rilevare il cambiamento.

Per questo, è necessario un registro delle modifiche, un documento che elenca in ordine cronologico le modifiche apportate al progetto. Questo consente al project manager di tenere traccia e comunicare tutte le modifiche che si sono verificate.

6.  Stabilire procedure di controllo qualità

Viene spesso discussa l’importanza di consegnare i progetti nei tempi e nei limiti del budget, ma non bisogna trascurare l’importanza della qualità.

Se il prodotto o il servizio non soddisfa le aspettative dei clienti, il progetto è un fallimento. Le procedure di controllo della qualità garantiscono che il prodotto o il servizio sia testato e soddisfi gli standard stabiliti nella pianificazione del progetto.

Pertanto, stabilire procedure di controllo qualità è una parte fondamentale di qualsiasi monitoraggio del progetto.

Gli strumenti di monitoraggio di un progetto

Gli strumenti di monitoraggio del progetto sono software e metodologie utilizzati per tenere traccia dei progressi di un progetto rispetto al piano originale.

L’obiettivo è quello di fornire ai project manager e ai team di progetto le informazioni necessarie per identificare e risolvere eventuali problemi in modo tempestivo, garantendo il raggiungimento degli obiettivi del progetto entro i tempi e i costi previsti.

Esistono diversi tipi di strumenti di monitoraggio del progetto, tra cui:

• Software di gestione delle attività: questi strumenti come Twproject, permettono di creare e assegnare attività ai membri del team, monitorare il loro completamento e identificare eventuali ritardi.
• Diagrammi di Gantt: questi diagrammi illustrano le attività del progetto in ordine cronologico, mostrando le loro dipendenze e il loro stato di avanzamento.
• Strumenti di reportistica: permettono di generare report sui progressi del progetto, sulle risorse utilizzate e sui costi sostenuti.
• Dashboard: le dashboard forniscono una panoramica generale dello stato del progetto, mostrando i principali indicatori chiave di prestazione (KPI).

La scelta degli strumenti di monitoraggio del progetto più adatti dipende dalle specifiche esigenze del progetto e dalle preferenze del team.

È importante scegliere strumenti facili da usare e che forniscano le informazioni necessarie per prendere decisioni informate.

Twproject: lo strumento ideale per il monitoraggio di un progetto

Per assicurare un ottimo monitoraggio di progetto, non è necessario ricorrere ad altri strumenti.

Twproject è uno dei migliori software di monitoraggio di progetto che permette di avere in un unico canale tutto ciò che abbiamo spiegato in questo articolo.

Questo software fornisce dati in tempo reale per monitorare in ogni momento lo stato delle attività di progetto.

Inoltre, Twproject è una piattaforma collaborativa, in grado di mantenere tutte le parti interessate connesse, anche se si trovano in luoghi differenti.

Ciò facilita la comunicazione e permette di identificare e risolvere i problemi rapidamente. La collaborazione e la comunicazione tra i membri del team sono essenziali per identificare tempestivamente i problemi e proporre soluzioni efficaci.

Permette, inoltre, di avere una visione più completa del progetto e di sfruttare al meglio le competenze di ciascuno. In questo modo, ogni progetto può beneficiare di una gestione più efficace e mirata, migliorando le probabilità di successo.

La dashboard di Twproject permette di ottenere una panoramica di alto livello del progetto; inoltre, è possibile creare report personalizzabili che permettono di approfondire i dati.

Twproject raccoglie automaticamente i dati del progetto su parametri quali tempo, costi, carico di lavoro e altro ancora, utilizzandoli per la produzione di grafici e diagrammi di facile lettura.

Per un efficace controllo e monitoraggio di progetto quindi, non c’è bisogno di ricorrere a strumenti dispendiosi e dispersivi.

Scegliendo Twproject è possibile avere un canale di controllo centralizzato per garantire il successo di un progetto.