Assegnare i ruoli e gestire le responsabilità di un progetto è certamente una delle cose più delicate che un Project Manager deve affrontare. Bisogna avere a che fare con le sensibilità e le aspettative dei componenti del Team, ma allo stesso tempo non si può perdere di vista l’obiettivo del progetto o il fine aziendale.
I progetti di successo sono in genere il risultato di un’attenta pianificazione, del talento e della collaborazione del project manager, dei membri del team e degli altri stakeholder di progetto.
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I progetti non possono andare avanti senza ciascuno di questi elementi chiave, ma non è sempre semplice individuare con chiarezza quali siano i ruoli e quali le responsabilità che ognuno deve ricoprire.
Questi ruoli potrebbero anche essere assegnati a uno o più individui o, al contrario, gli individui possono svolgere più di un ruolo a seconda della struttura e del tipo di organizzazione, nonché dell’ambito del progetto e del suo allineamento strategico.
Proviamo pertanto a definire quali sono i ruoli critici per garantire il successo di un progetto. Ne vediamo almeno 7 e andiamo a scoprirli insieme.
1. Responsabile del progetto o project manager
Non possiamo che iniziare parlando del project manager (al quale dedicheremo a breve un intero articolo), il principale responsabile del completamento del progetto secondo quanto accordato inizialmente.
A seconda del tipo di organizzazione del progetto, di solito un project manager guida nella pianificazione generale, nell’esecuzione, nel monitoraggio, nel controllo e nella chiusura del progetto.
Ciò include la gestione, la revisione e la definizione delle priorità delle attività quotidiane del progetto con l’obiettivo di rimanere puntuali e all’interno del budget del progetto.
Le sue responsabilità comprendono anche lo stato e la rendicontazione esecutiva, l’analisi e gestione dei rischi, la mediazione dei conflitti, la gestione della comunicazione e la gestione delle parti interessate.
Il responsabile di progetto, in genere, utilizza un software di project management per pianificare le attività e fornire loro un framework.
Lo scopo principale di questi strumenti di gestione dei progetti è aiutare il project manager a preparare, eseguire e controllare tutti gli aspetti di un progetto o di un gruppo di progetti con una gestione ottimale del tempo.
2. Team di progetto
Il team del progetto comprende i dipendenti a tempo pieno o part-time che sono assegnati a lavorare su diverse attività e risultati del progetto.
Avere una squadra interdisciplinare con il giusto mix di abilità e competenze è vitale per la corretta esecuzione di qualsiasi progetto.
I team di progetto, spesso identificati e “assemblati” dai project manager, possono comprendere personale interno proveniente da diversi dipartimenti e persino diverse aree geografiche.
A volte, i team di progetto possono anche includere fornitori, appaltatori o consulenti esterni, che sono stati esplicitamente raggruppati per il progetto.
Il loro ruolo è quello di eseguire con successo i compiti e le attività del progetto che sono stati loro assegnati, tenendo informato il project manager sullo stato di avanzamento, nonché su eventuali blocchi e rischi che possono sorgere durante l’esecuzione del progetto.
I membri del team di progetto utilizzano, solitamente, un software di project management per vedere le attività a loro assegnate, comprendere le priorità di lavoro, riferire i progressi e il tempo speso in diverse attività e collaborare con gli altri membri del team e con il project manager.
3. Comitato direttivo
Il comitato direttivo è composto da rappresentanti della direzione e altre parti interessate di alto livello.
Queste persone o gruppi che hanno un interesse diretto nell’esito del progetto sovrintendono all’intero ciclo di vita del progetto, fornendo indicazioni sulla direzione strategica generale.
Servono come supporto di “leadership” per il progetto, risolvono problemi esposti dal project manager e decidono in merito alle richieste di modifica degli elementi chiave del progetto, come ad esempio risultati finali, pianificazione e budget.
4. Il cliente di progetto
I clienti sono le persone, organizzazione o dipartimento, per le quali il progetto è stato avviato.
Che si tratti di un progetto aziendale interno o di un progetto esterno, ogni progetto ha un cliente che ha un’esigenza determinata che dovrà venire soddisfatta dal completamento con successo del progetto.
Nel corso di un progetto, il ruolo del cliente è cruciale per il successo generale.
Questi svolgono un ruolo attivo nell’approvazione dei piani di progetto, nella richiesta di modifiche, nell’aumento di problemi e rischi, nell’approvazione di pietre miliari, nel rilascio di pagamenti e, elemento fondamentale, nell’accettazione (o declino) dei risultati finali del progetto.
5. Project Management Office (PMO)
Il Project Management Office, abbreviato come PMO, è un gruppo di persone che aiutano a costruire e mantenere un insieme di standard e best practice per la gestione interna dei progetti e supervisionano la loro applicazione in ogni progetto.
In altre parole, un Project Management Office è una struttura organizzativa che standardizza i processi di governance relativi al progetto e facilita la condivisione di risorse, metodologie, strumenti e tecniche.
Man mano che sempre più progetti acquisiscono importanza strategica, i PMO aiutano a gestirli ed eseguirli in modo più prevedibile e controllato, garantendo la standardizzazione delle pratiche di project management per raggiungere economie di scala e quindi migliorare le percentuali complessive di successo del progetto.
6. Resource Manager
Sebbene in numero minore, molte organizzazioni presentano questo ruolo di Resource Manager dedicato, la cui responsabilità principale è la gestione di gruppi di risorse disponibili ed assegnabili ai progetti.
Il Resource Manager lavora fianco a fianco con il project manager nel coordinamento delle capacità delle risorse e del carico di lavoro ed è responsabile dell’assegnazione delle persone giuste ai progetti giusti al momento giusto.
Il manager delle risorse svolge un ruolo essenziale nella pianificazione della capacità per garantire l’adempimento delle risorse alle richieste del progetto.
È anche il principale responsabile della gestione delle competenze, valutando continuamente le esigenze di formazione e lo sviluppo della carriera dei dipendenti che lavorano ai progetti.
7. Sponsor del progetto
Lo sponsor del progetto è il pilota e il campione interno del progetto.
Si tratta in genere di membri della alta dirigenza, quelli con un interesse nel risultato del progetto.
Gli sponsor del progetto lavorano a stretto contatto con il project manager e legittimano gli obiettivi del progetto, partecipando alla pianificazione del progetto.
Inoltre, spesso aiutano a risolvere i conflitti e rimuovono gli ostacoli che si verificano durante il progetto e sottoscrivono le approvazioni necessarie per far avanzare ogni fase.
Compiti dello sponsor del progetto:
- Prendere le decisioni aziendali chiave per il progetto
- Approvare il budget del progetto
- Garantire la disponibilità di risorse
- Comunicare gli obiettivi del progetto in tutta l’organizzazione
In conclusione, perché un progetto abbia successo, è necessario uno sforzo di squadra completo.
I ruoli e le responsabilità assegnati ai membri del team e ai vari stakeholder possono essere piccoli o enormi, ma alla fine ogni ruolo e responsabilità è importante poiché il progetto si tramuta in un successo solo grazie ad un lavoro efficiente nel gruppo.
