La Gap Analisys è un metodo particolarmente efficace utilizzato per capire se il progetto sta procedendo così come pianificato.
E’ possibile pianificare tutto ciò che si vuole, ma una volta eseguito il piano, se non si ha un metodo o uno strumento per valutare se si stanno soddisfacendo i requisiti del progetto, allora si possono presentare dei problemi.
INDICE DEI CONTENUTI
Conoscere le prestazioni effettive di un progetto rispetto alle prestazioni desiderabili e pianificate corrisponde a sapere quando un progetto sta andando fuori strada.
Tale conoscenza è fondamentale per identificare un problema e adottare le misure necessarie per risolverlo.
La Gap Analisys è uno strumento, relativamente semplice, che aiuta a valutare e aumentare il livello di prestazioni nel progetto.
Una sua conoscenza approfondita e di come utilizzarlo al meglio, può essere di grande beneficio per qualsiasi processo di project management.
Che cos’è l’analisi del gap?
La gap analysis è uno studio formale di come un’organizzazione o un progetto stanno attualmente progredendo e dove intendono andare in futuro.
Esistono varie prospettive che possono essere analizzate, dalla direzione aziendale ai processi aziendali, dall’informatica alla gestione dei prodotti.
I fattori che incidono sulle prestazioni infatti, includono la pianificazione delle risorse, gli investimenti di capitale, la tecnologia, ecc.
Per fare ciò è necessario determinare, documentare e migliorare la differenza tra requisiti e capacità al momento attuale.
Quali lacune può individuare la gap analysis?
Ciò che l’analisi del gap fa, è fornire un modo per misurare gli investimenti in tempo, denaro e risorse umane necessarie per raggiungere un risultato.
Ci sono una serie di lacune e risultati diversi che l’analisi del gap può individuare ed indirizzare. Vediamo quali. L’analisi può:
- essere utilizzata per classificare in che modo un prodotto soddisfa delle specifiche esigenze.
- anche aiutare a identificare le lacune nel mercato. Può confrontare i profitti previsti con i profitti desiderati e rivelare così un gap di pianificazione.
- essere utilizzata per analizzare un gap di utilizzo. Il divario di utilizzo è il divario tra il potenziale uso sul mercato e l’uso esistente. Questa analisi deriva da ricerche di marketing approfondite e talvolta da dati provenienti da studi governativi o di settore.
- anche individuare un gap di prodotto, come ad esempio la mancanza di alcune funzionalità richieste da una base di clienti.
Come eseguire una gap analysis
Esistono quattro passaggi di base da eseguire quando si esegue un’analisi del gap. Vediamo quali:
1. Identificare lo stato attuale
Il primo passo è sapere dove ci si trova in questo momento. Quindi, bisogna essere chiari su ciò che viene descritto. Ciò significa raccogliere informazioni qualitative e quantitative, cioè tutto ciò che può essere contato e misurato. Più dati ed informazioni vengono raccolte, più nitida è l’immagine dello stato attuale.
2. Identificare dove si vuole andare – l’obiettivo
Il punto di un’analisi del gap è capire dove si vuole andare e se si è sulla strada giusta per arrivarci. Questo è lo stato desiderato o l’obiettivo futuro? Per arrivarci è necessario conoscere lo stato attuale e quali sono i tempi ragionevoli per arrivare da lì all’obiettivo che ci si è prefissato. E’ necessario quindi focalizzare quel punto futuro a cui si sta mirando: pensare a cosa deve accadere per raggiungerlo, a cosa non deve accadere e a cosa deve cambiare per raggiungere l’obiettivo.
3. Identificare le lacune – i gap
Se si è dove si è e non dove si vuole andare, lo spazio tra questi due punti è lo spazio che bisogna colmare per raggiungere l’obiettivo. L’identificazione delle lacune avviene quando si vuole capire perché esiste questo divario e come mai si è verificato. Alcune domande che si possono porre in questo contesto sono ad esempio:
- Quali decisioni critiche hanno portato a questo punto?
- Cosa avremmo potuto fare diversamente?
- Quali risorse sono necessarie per raggiungere l’obiettivo?
- E’ necessario fissare nuovi obiettivi per colmare il divario?
4. Colmare il divario
Dopo l’analisi, è ora il momento di agire. Si sa il perché esiste un divario ed è il momento di escogitare un modo per colmarlo.
Per fare ciò, è necessario tenere in considerazione i costi di implementazione per ogni soluzione e capire la data in cui il gap verrà colmato. Senza una data fissata infatti, questo task potrebbe finire per essere trascurato o ignorato.
Per effettuare un’analisi del gap, un software di project management con le giuste funzionalità può essere d’aiuto. Se non lo hai ancora fatto puoi provare TwProject ora e gratuitamente per 15 giorni.
Dopo aver svolto tutto il lavoro – ossia il controllo regolare dei cambiamenti – non deve essere trascurato il follow-through, ovvero la verifica che tutto vada come deve. Diversamente, esiste il rischio che le soluzioni progettate ed implementate così attentamente non vadano a buon fine.
E’ importante, inoltre, non provare a colmare troppe lacune contemporaneamente. A volte le lacune sono correlate tra loro ed è facile farlo, ma altre volte si potrebbe finire per “stressare” l’organizzazione ed ottenere un lavoro non soddisfacente.
In conclusione l’applicazione dell’analisi del gap nella gestione dei progetti, aiuta ad identificare ciò che deve essere fatto nel rispetto degli obiettivi dell’organizzazione in generale e del progetto nello specifico. Imparare a farla con costanza e correttamente è una priorità per qualsiasi Project Manager.
