Effort e durata: differenze chiave nella stima di progetto

La gestione del tempo è uno degli aspetti più importanti nella gestione di un progetto.

Per essere in grado di stimare il tempo in modo accurato, è necessario avere una corretta comprensione dei due concetti di effort e durata.

Cosa è l’Effort

L’effort è il numero di unità di lavoro necessarie per completare un’attività. Questo viene solitamente espresso in ore, giorni o settimane lavorate.

Si calcola quindi il numero di ore di lavoro necessarie per completare un’attività, ovvero il tempo effettivo impiegato per lavorare al progetto.

Al fine di stimare la durata di un progetto, si dovrà prima determinare l’effort.

Per semplificare proviamo a fare un esempio: se si stimano circa 30 ore di lavoro attivo per completare una recinzione, l’effort sarà di 30 ore.

Attenzione però che questo non significa che il recinto sia pronto entro 30 ore – a meno che non si pianifichi di costruirlo per 30 ore senza sosta.

La durata è il numero totale di periodi di lavoro (esclusi i giorni festivi o altri periodi non lavorativi) necessari per completare un’attività, è quindi il tempo totale necessario per concludere un’attività.

La durata viene solitamente espressa come giorni lavorativi o settimane lavorative e dipende dalla disponibilità e dalla capacità delle risorse.

Ad esempio, se vengono dedicate 3 ore al giorno al lavoro per la recinzione, la durata totale sarebbe di 10 giorni (30 ore di sforzo totale diviso per 3 ore / giorno).

Ma se, ad esempio, un amico aiutasse ogni giorno, allora si avrebbero due risorse che lavorano per 3 ore al giorno sulla recinzione = 6 ore al giorno.

La durata in questo caso sarebbe quindi di 5 giorni (30 ore di sforzo totale diviso per 6 ore / giorno).

Tuttavia, se l’amico potesse lavorare solamente 2 ore al giorno, la durata si estenderebbe a 6 giorni poiché le risorse funzionerebbero solo 5 ore al giorno.

L’effort totale è comunque sempre di 30 ore, non importa se ci sono una, due o più persone che lavorano al progetto.

Non è possibile ridurre l’effort a 15 ore se due persone lavorano al progetto, ma è possibile ridurre il tempo complessivo di completamento, ossia la sua durata.

Il concetto di Schedule Padding

Le stime rappresentano una delle aree più critiche e complesse per un project manager.

Non esiste mai la certezza che queste siano corrette e rimane sempre il dubbio che possano essere sbagliate per eccesso o per difetto, nonostante tutta la buona volontà nel formularle.

Le tecniche di stima, come per esempio quella per analogia o bottom-up, possono fornire stime più o meno attendibili, ma hanno tutte la stessa problematica: dipendono dalla predisposizione di chi le formula.

Con il concetto di Schedule Padding si intende l’aggiunta di maggior tempo alla stima, una sorta di “cuscinetto” (di qui il termine Padding) che può ammorbidire la “caduta” in caso di imprevisti o errori di valutazione.

Quando non si hanno sufficienti informazioni o esperienza per effettuare una stima realistica, è molto facile cadere nel “Padding”.

Si tende cioè ad aumentare, anche oltremodo, la stima di durata per eccessiva prudenza.

Chiaramente, se ognuno in azienda, project manager incluso, usasse questa tecnica, si arriverebbe a formulare una stima finale totalmente equivocata.

Quindi, come evitare lo Schedule Padding?

Nel project management si consiglia di effettuare prima la stima dell’effort e dopo quella durata.

L’effort è il tempo complessivo stimato per la realizzazione di un task, di un’attività, quindi il totale dei worklog su quell’attività.

La durata è invece l’intervallo di tempo richiesto per la realizzazione del task/attività sulla base della disponibilità delle risorse e del calendario di progetto.

Su 8 ore che corrispondono alla giornata lavorativa, la metodologia TenStep considera produttive solamente 6,5 ore.

Anche questo ad esempio è un valore che si dovrebbe tenere presente e che non sempre durante la schedulazione di un progetto viene considerato.

Noi di Twproject, nel nostro strumento di gestione progetti, inseriamo sia le attività di progetto che quelle di routine, in modo da avere chiaro quanto tempo ogni risorsa può davvero dedicare alle sue attività.

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Tecniche per evitare lo Schedule Padding

Ci sono diverse possibili tecniche di project management per diminuire il rischio di Schedule Padding:

• Chiedere l’opinione di un esperto disinteressato rispetto al progetto;
• Utilizzare il metodo PERT (Program Evaluation and Review Technique), conosciuta anche come stima a tre valori, in cui viene fornita una stima più ottimistica, una pessimistica ed una di mezzo, la più probabile.
• Concedere il tempo che serve a chi deve effettuare la stima senza mettere pressione o fretta.
• Aggiungere un tempo extra al progetto in generale, evitando di farlo su ogni singola attività.
• Come detto anche precedentemente, determinare prima l’effort e solo successivamente la durata delle attività.

Non tutte le persone hanno la stessa produttività e posseggono conoscenze, competenze ed esperienze diverse.

Per questo la capacità di effettuare una stima come anche il tempo necessario per farla può variare.

Consigli per una corretta stima dell’effort

Tutto inizia quindi dalla stima dell’effort. Vediamo allora alcuni consigli per poterla individuare al meglio, divisi per categoria.

Stime di effort di base:

• Lo stimare è un’attività sempre aperta e che dovrebbe avvenire regolarmente durante il progetto. La stima iniziale verrà così sempre più approfondita e gradualmente perfezionata.
• Durante la fase di avvio di un progetto, assicurarsi di essere tutti d’accordo su ciò che deve essere consegnato e quindi stimato. Con tutti, si intendono il project manager e team di progetto in primis, ma anche dirigenti e tutti gli stakeholder di progetto.
• Coinvolgere le persone esperte nell’analisi e nel processo di stima e fare un brainstorming con chi dovrà effettivamente svolgere il lavoro. Utile è avere gruppi diversi di persone che danno una stima ad una stessa cosa. Se confrontando i risultati si rileva una grande disparità tra i numeri, significa che l‘incertezza sull’attività, o sul progetto in generale, è alta.

Stime sul grado di imprevisto:

• Tutte le stime portano un grado intrinseco di incertezza, soprattutto nelle prime fasi del progetto in cui ci sono più incognite. È fondamentale quantificare la percentuale di incognite nella stima e compensare con un livello equivalente di contingenza.
• Tenere sempre in considerazione i rischi e gli imprevisti di progetto, mai effettuare stime solamente considerando l’ipotesi migliore.
• Ricerca e sperimentazione con diversi strumenti e tecniche di stima. Gli strumenti di stima aiuteranno a prendere in considerazione tutti i diversi aspetti del progetto e aggiungeranno automaticamente ulteriore contingenza.
• Stimare l’effort in punti o ore di lavoro rispetto al tempo di calendario per far fronte al fatto che il team non è mai efficace al 100%. È inoltre possibile applicare un fattore di conversione separato per tradurre l’effort stimato in tempo del calendario. Ciò renderà più facile tracciare l’accuratezza delle stime. Se, per esempio, il team spende il 30% del tempo di una giornata media in riunioni, rispondendo al telefono e alle email, si dovrà aggiungere un fattore di conversione adeguato, in questo caso corrispondente all’1,4 (1/70%).

Stime complessive:

• Tenere conto di tutte le fasi e attività del progetto, tra cui analisi, progettazione, pianificazione, realizzazione, eventuale rielaborazione, consegna, closedown di progetto.
• Registrare formalmente le stime e documentare come sono state trovate, attraverso quali informazioni e quali processi. Rendere chiari lo scopo e le ipotesi stimate ed evidenziare ciò che è fuori ambito. Questo non solo metterà in una posizione migliore per difendere i numeri, ma aiuterà anche a rivedere e migliorare il processo di stima in futuro.

Conclusioni

Come abbiamo visto, capire la differenza fra effort e durata di un’attività è fondamentale per la corretta pianificazione di un progetto.

In Twproject puoi stimare quanto lavoro serve per completare ogni fase di progetto.

Queste stime sono prese in considerazione nella valutazione del carico di lavoro delle risorse, uno strumento utilissimo in tal senso, che puoi trovare sulla nostra piattaforma.

Twproject tiene conto delle ore disponibili della risorsa, con la definizione dell’orario di lavoro incrociato con l’agenda e le indisponibilità.

Lo strumento ti permette anche di inserire i progetti di routine che riducono le ore effettive che le risorse posso dedicare ai progetti, per avere un carico sempre aggiornato e più realistico.

Con Twproject puoi anche intervenire in tempo reale sulle assegnazioni per ribilanciarle in caso di necessità.

Cosa ne pensi? Vuoi provare a migliorare il modo in cui stimi i progetti e verifichi il carico delle tue risorse?