L’Earned Value è un metodo popolare per monitorare lo stato di avanzamento di un progetto con un numero quantificabile.

Questo permette ai project manager di assicurarsi di rispettare il budget di un progetto e di finire nei tempi previsti.

Vediamo di capire in questo articolo come funziona l’Earned Value e come utilizzarlo al meglio.

Che cos’è l’Earned Value (EV) nel project management?

In parole molto semplici, l’Earned Value aiuta a capire in numeri quanto sta andando bene un progetto.

Questo si fa prendendo in esame tre fattori importanti:

1. Cosa era pianificato
2. Cosa è stato effettivamente fatto
3. Quanto si è speso

Ecco il calcolo dell’Earned Value che viene scomposto in tre parti:

• Planned Value (PV) o valore stimato: questo è ciò che si prevede di spendere per il lavoro pianificato.
• Actual Cost (AC) o costo effettivo: questo rappresenta in concreto quanti soldi si sono spesi per il lavoro fatto finora.
• Earned Value (EV): viene calcolato partendo dal PV e moltiplicandolo per la percentuale di completamento del progetto.

Esempio in numeri: si sta pianificando una festa con un budget di 500 euro. Dopo una settimana di pianificazione, si sono svolte la metà delle attività per un valore di 200 euro, ma sono stati spesi 150 euro.

PV: 500 euro (budget iniziale)

EV: 200 euro (valore di ciò che è stato fatto)

AC: 150 euro (ciò che è stato effettivamente speso).

Formula: EV = % del lavoro completato * PV

In questo caso le attività sono state completate al 50% e il valore pianificato è di 500 euro, quindi EV = 0,5 * 500€ = 250 euro.

Vantaggi dell’utilizzo dell’Earned Value nella gestione dei progetti

1.  Anticipazione del rischio e intervento precoce

Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo dell’EV è che consente ai project manager di anticipare i rischi e intervenire precocemente. Questo vantaggio è cruciale per garantire che i problemi emergenti non compromettono il successo del progetto.

Ad esempio, attraverso questo metodo è possibile individuare un rischio di superamento dei costi.

Vediamo come l’Earned Value facilita questo processo.

Identificazione dei Rischi: il metodo Earned Value fornisce una visione dettagliata e quantificabile dello stato del progetto attraverso tre metriche chiave: Planned Value (PV), Actual Cost (AC) ed Earned Value (EV).

La combinazione di questi indicatori consente di calcolare vari indici di performance, come il Cost Performance Index (CPI) e il Schedule Performance Index (SPI), che a loro volta aiutano a identificare potenziali rischi.

• Cost Performance Index (CPI): questo indicatore misura l’efficienza dei costi del progetto. Si calcola come EV diviso per AC (CPI = EV / AC). Un CPI inferiore a 1 suggerisce che i costi stanno superando il budget pianificato, segnalando un rischio di superamento dei costi.
• Schedule Performance Index (SPI): questo indicatore misura l’efficienza del programma. Si calcola come EV diviso per PV (SPI = EV / PV). Un SPI inferiore a 1 indica che il progetto è in ritardo rispetto al piano, segnalando un rischio di ritardi.

Analisi delle tendenze: monitorando costantemente questi indici, i project manager possono rilevare tendenze negative nel tempo.

Se, ad esempio, il CPI inizia a scendere sotto la soglia accettabile, è un segnale che i costi stanno diventando problematici. Analogamente, un SPI in calo può indicare che il progetto non sta rispettando la tabella di marcia.

Intervento precoce: con queste informazioni a disposizione, è possibile intervenire precocemente per mitigare i rischi prima che diventino problematici.

Le azioni che possono essere adottate includono:

1. Rivalutazione del budget: se si rileva che i costi stanno superando le previsioni, il project manager può rivedere il budget, cercare di ridurre le spese non essenziali e riassegnare risorse per migliorare l’efficienza.
2. Revisione della pianificazione: se il progetto è in ritardo, il project manager può rivedere la pianificazione per accelerare le attività critiche, ottimizzare le risorse e riorganizzare le priorità.
3. Comunicazione con le parti interessate: un’analisi proattiva dei rischi consente di informare tempestivamente le parti interessate sui potenziali problemi e sulle misure correttive, mantenendo la trasparenza e la fiducia.
4. Adozione di misure correttive: basandosi sui dati dell’Earned Value, è possibile implementare strategie specifiche per affrontare i problemi identificati. Queste possono includere aggiustamenti nella gestione delle risorse, modifiche ai processi di lavoro o l’introduzione di nuove tecnologie.

2.  Efficienza e ROI

L’EV aiuta i project manager a individuare le discrepanze e a correggerle; ciò migliora l’efficienza del progetto e il ritorno sull’investimento (ROI).

Ad esempio, se l’EV di un progetto è significativamente superiore all’AC, ciò indica un’elevata efficienza e un ROI positivo.

3.  Pianificazione realistica del progetto

Questo metodo permette ai project manager di pianificare in modo realistico e di impostare un budget e un periodo di tempo ragionevoli.

Ad esempio, se si prevede che un progetto costerà 100.000 dollari e durerà sei mesi, l’EV può aiutare a monitorare se il progetto rispetta effettivamente questi parametri e a garantire accuratezza nella pianificazione del budget.

4.  Misurazione delle prestazioni

 L’EV fornisce un quadro oggettivo per monitorare e misurare i progressi di un progetto. Inoltre, aiuta a valutare l’avanzamento del lavoro rispetto a un piano di base, mettendo in relazione le prestazioni tecniche, temporali e di costo.

Gli indicatori di performance derivati dall’Earned Value offrono una visione chiara delle aree in cui il progetto sta eccellendo o soffrendo.

Quando è importante utilizzare l’Earned Value?

Ecco alcune situazioni in cui l’utilizzo dell’Earned Value diventa fondamentale:

 · Quando è necessario presentare una richiesta per maggiori finanziamenti: l’analisi del valore guadagnato può essere uno strumento utile per sostenere una richiesta di finanziamenti aggiuntivi. Mostrando quanto lavoro è stato completato e quanti soldi sono già stati spesi permette di dimostrare la necessità di ulteriori finanziamenti per completare il progetto.

· Quando è necessario mostrare i progressi alle parti interessate: esistono situazioni in cui gli stakeholders preferiscono misurare i progetti in termini di valore guadagnato.

In questo caso l’Earned Value è il metodo migliore per mostrare i progressi. Dimostrando quanto lavoro è stato completato e quanto valore è stato generato, è possibile dimostrare che il progetto è sulla buona strada e sta raggiungendo gli obiettivi.

· Quando è necessario identificare le aree problematiche: l’analisi dell’EV può aiutare a identificare le aree problematiche che sono più indietro rispetto alla previsione del progetto. Osservando la differenza tra valore pianificato e valore effettivo, è possibile individuare le aree in cui le attività stanno soffrendo. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per modificare il piano di progetto per migliorare le prestazioni.

· Quando è necessario apportare modifiche al piano di progetto: se il progetto non sta andando come previsto, l’analisi dell’Earned Value può aiutare a modificare il piano di progetto. Osservando la differenza tra valore pianificato e valore effettivo, è possibile identificare le aree in cui il lavoro deve essere accelerato o rallentato per raggiungere gli obiettivi.

· Quando si necessita una previsione accurata dei costi del progetto: l’analisi dell’Earned Value può essere uno strumento utile per generare una previsione accurata dei costi del progetto.

In questo modo è possibile ottenere una stima più precisa delle spese future. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per decidere come meglio allocare le risorse all’interno del progetto.

Misurare l’Earned Value grazie a Twproject

Abbiamo visto come il calcolo delle prestazioni sia fondamentale per mantenere i progetti nei tempi previsti e nel budget, ma come farlo correttamente?

L’utilizzo di un foglio di calcolo potrebbe essere una soluzione, ma raccogliere tutti i dati e calcolare ogni equazione potrebbe diventare un lavoro dispendioso. Ecco quindi che l’utilizzo di un software di project management come Twproject diventa la soluzione ideale.

Twproject è un sistema in grado di elaborare automaticamente i dati in tempo reale per fornire le informazioni necessarie e monitorare le prestazioni di ogni tipo di progetto.

Ogni volta che un membro del team aggiorna il proprio stato, i dati vengono modificati e condivisi, consentendo al project manager di prendere facilmente decisioni basate sulla performance reale.

Per ottenere uno sguardo più approfondito sui dati, Twproject permette di generare rapidamente report su qualsiasi variabile: costi, tempo, carico di lavoro e altro ancora. Questi report possono essere facilmente condivisi con le parti interessate in modo da mantenere tutti aggiornati.

Grazie a Twproject sarà possibile non solo calcolare l’Earned Value e monitorare i costi pianificati e i costi totali, ma pianificare e programmare un progetto in tutti i suoi singoli elementi.