Come tenere sotto controllo le spese dei progetti

Come tenere sotto controllo le spese di un progetto è spesso più facile a dirsi che a farsi.

Monitorare le spese è sempre più complesso e, senza gli strumenti e i processi giusti, rispettare il budget di un progetto diventa quasi impossibile.

Vediamo quindi in questo articolo come rendere efficiente la gestione del budget.

Perché il controllo delle spese dei progetti è importante?

Il budget di un progetto è fondamentale per determinare punti decisionali critici come:

• Quali e quante risorse assumere
• Che livello di qualità è possibile raggiungere
• Quali preventivi dei fornitori possono essere accettabili, ecc.

Senza un budget predefinito, non solo è difficile rispondere a queste domande, ma diventa impossibile valutare se si sta procedendo nella giusta direzione una volta avviato il progetto.

Nelle grandi organizzazioni, la portata di questo problema è ulteriormente accentuata a causa della gestione simultanea di più progetti, del cambiamento delle ipotesi iniziali e della comparsa di costi imprevisti.

5 consigli per tenere sotto controllo le spese dei progetti

 

1. Controlla e modifica frequentemente il tuo budget

Mantenere aggiornato il budget è senza dubbio il fattore più importante quando si tratta della gestione dei costi di un progetto.

Se la pandemia ci ha insegnato qualcosa, è che un cambiamento è possibile in qualsiasi momento ed è necessario rimanere reattivi e pronti a trovare una soluzione.

L’unico modo per farlo è controllare, aggiornare ed eventualmente modificare frequentemente il budget del progetto in modo da rimanere sulla buona strada.

2. Monitorare l’utilizzo delle risorse

Una delle più grandi aree di spesa di un progetto è solitamente la manodopera, insieme a macchinari, strumenti e tecnologia.

Proprio come nel caso di un controllo costante del budget, una gestione di progetto di successo si lega anche al monitoraggio costante delle risorse.

Un project manager deve rivedere regolarmente il numero di persone che lavorano al progetto e, se i costi sono eccessivi, rielaborare la strategia in modo da rimanere nei limiti del budget.

Lo stesso vale per le eventuali risorse materiali, come i macchinari.

Dedicare del tempo a rivedere le risorse di un progetto garantirà di utilizzarle in modo efficace.

Inoltre, aiuterà anche a capire se è necessario impiegare meno o più risorse per completare con successo il progetto.

Un buono strumento di gestione costi aiuta, ad esempio a differenziare tra costi delle risorse e costi accessori, permettendo anche di comparare tra costo stimato ed effettivo.

3. Coinvolgere più parti interessate

Il lavoro di squadra è fondamentale per il successo di un progetto.

Anche per quanto riguarda il controllo dei costi, ogni membro del team dovrà attivamente considerare il budget prima di effettuare qualsiasi acquisto.

Ciò contribuirà a promuovere una cultura della spesa consapevole e sana, riducendo le spese non autorizzate e aumentando la responsabilità di ogni individuo.

4. Mantenere il focus sul progetto

Durante un progetto può capitare di trovarsi di fronte a del lavoro non pianificato che si infiltra nella sequenza temporale delle attività.

Questo “spostamento dell’ambito” può portare a un grande spostamento del focus del progetto, che alla fine porterà al fallimento sia del budget sia del progetto stesso.

Per ridurre questo rischio, è fondamentale ricordare costantemente ai membri del team l’obiettivo originale del progetto.

5. Automatizzare la gestione del budget con un software di project management

 

In molti casi, i project manager si trovano a monitorare i costi solamente dopo che i membri del team hanno presentato le note spese.

Questo approccio reattivo alla gestione del budget di progetto può marcare la differenza fra il successo e il fallimento dei lavori.

Quando si tratta della gestione dei costi, lavorare in modo reattivo può essere dannoso.

Dopotutto, è necessario che un project manager conosca lo stato del budget di progetto in tempo reale per poter prendere decisioni informate.

Per fare ciò, una soluzione è automatizzare il più possibile la gestione delle spese ed il controllo dei costi.

Per questo, l’uso di un software di gestione dei progetti come Twproject può semplificare notevolmente questo processo.

Ecco un breve video che mostra in breve quante processi puoi ottimizzare con l’uso di questo strumento:

 

Diamo un’occhiata ad alcuni vantaggi dell’utilizzo di questo software nella gestione dei costi di progetto:

• L’automazione di complesse analisi quantitative durante la stima e la misurazione aiuta a evitare errori manuali;
• L’integrazione dei dati attraverso la pianificazione, la stima e il controllo dei costi consente un monitoraggio continuo e risposte rapide e proattive;
• Il processo decisionale è reso più semplice poiché il software aiuta a valutare soluzioni alternative utilizzando la previsione degli scenari e l’analisi what-if;
• Report chiari e semplici sotto forma di dashboard e altre interfacce utente avanzate e personalizzabili;
• Molte soluzioni relative ai costi di progetto consentono integrazioni di terze parti, in modo che i dati possano essere raggruppati e analizzati;
• Il benchmarking e la standardizzazione sono possibili grazie alla disponibilità di dati sulle prestazioni dei progetti.

Per garantire quindi un controllo delle spese di progetto efficiente è necessario uno stile manageriale proattivo e Twproject, miglior software di project management presente sul mercato.