I progetti costano denaro e pertanto richiedono il monitoraggio regolare dei costi operativi per garantirne il successo.

Essere in grado di gestire e tenere traccia delle spese è infatti ciò che mantiene il progetto entro un budget.

È improbabile che le parti interessate considerino il progetto un successo se va a costare troppo.

Vediamo in questo articolo che cosa si intende per costi operativi di un progetto e come monitorarli al meglio.

Cos’è un costo operativo di progetto?

Un costo operativo di progetto, denominato Opex – Operational Expenditure, indica le spese che un’impresa affronta per gestire un prodotto o un business.

Nel caso di un business, l’Opex include anche il costo di produzione e i costi di gestione.

Diversi sono i cosiddetti Capex – Capital Expenditure, cioè spese per capitale che rappresentano il costo di acquistare, mantenere o implementare le immobilizzazioni operative, come ad esempio edifici, attrezzature, terreni, ecc.

Facciamo un esempio concreto: l’acquisto di una stampante da parte di un’azienda rientra nel Capex, mentre il costo per toner, carta, manutenzione rientra nell’Opex. Questi costi operativi possono essere suddivisi in costi fissi, costi variabili e costi indiretti.

Le migliori pratiche per monitorare e controllare le spese operative

1.  Definire e classificare gli OPEX

Il primo passo è definire e classificare chiaramente gli OPEX in base alla loro natura, frequenza e impatto. Ad esempio, si possono raggruppare questi costi in spese fisse, variabili e discrezionali.

Le spese fisse sono quelle che rimangono stabili indipendentemente dal livello della produzione o delle vendite, come l’affitto e l’assicurazione.

Le spese variabili sono quelle che variano con il livello di produzione o di vendita, come materie prime e commissioni.

Le spese discrezionali sono quelle che non sono essenziali per le operazioni principali, ma che possono migliorare le prestazioni o la qualità dell’azienda, come marketing e formazione. Classificando gli OPEX, è possibile quindi identificare meglio e ottimizzare le spese.

2.  Impostare e monitorare il budget OPEX

Il secondo passaggio consiste nell’impostare e monitorare il budget OPEX in base alle proiezioni dei ricavi, agli obiettivi aziendali e ai parametri di riferimento del settore.

Il budget OPEX dovrebbe riflettere il piano strategico aziendale e allinearsi agli indicatori chiave di prestazione (KPI). Sarà anche necessario monitorare l’OPEX effettivo rispetto al budget su base regolare e analizzare le varianze. Ciò aiuterà a individuare eventuali tendenze, problemi o opportunità di miglioramento.

Per garantire che il budget rimanga allineato agli obiettivi aziendali, è utile stabilire delle revisioni periodiche strategiche. Queste revisioni possono includere la valutazione dei risultati a lungo termine e il confronto con gli obiettivi strategici globali dell’azienda.

Questo approccio permette di fare aggiustamenti proattivi al budget e di assicurare che le risorse siano allocate in modo ottimale per sostenere la crescita e la sostenibilità aziendale.

3.  Automatizzare e semplificare i processi OPEX

Questo permette di risparmiare tempo, denaro e risorse. Per farlo è possibile utilizzare un software di project management come Twproject per semplificare e standardizzare le attività OPEX, come fatturazione, contabilità, gestione delle spese e reporting.

L’automatizzazione permette di eliminare errori e duplicazioni e migliora la produttività e l’efficienza.

Ad esempio, le funzionalità di contabilità automatica permettono di registrare e categorizzare le spese in tempo reale, garantendo una visione aggiornata delle finanze aziendali.

Inoltre, l’uso di strumenti di reporting automatizzati aiuta a generare report dettagliati e personalizzati senza la necessità di interventi manuali. Questi report possono includere analisi delle spese, previsioni future e confronti tra budget e spese effettive.

La possibilità di accedere a report dettagliati in tempo reale facilita una gestione più informata e strategica delle risorse, permettendo ai manager di prendere decisioni basate su dati concreti e tempestivi.

4.  Negoziare e rivedere i contratti OPEX

I contratti OPEX con i fornitori, i venditori e i prestatori di servizi devono essere regolarmente rivisti.

Un buon project manager dovrebbe sempre cercare modi per ottenere offerte e termini migliori, come sconti o opzioni di pagamento flessibili. Inoltre, i contratti attuali devono essere confrontati con i tassi e le condizioni di mercato.

5.  Implementare e monitorare i controlli OPEX

Questo permette di garantire conformità, accuratezza e responsabilità. È necessario stabilire politiche e procedure chiare per l’approvazione, la registrazione e il reporting delle transazioni OPEX e assegnare responsabilità al personale.

Inoltre, un project manager dovrebbe condurre controlli e revisioni regolari per verificare i dati e la documentazione per correggere eventuali errori.

6.  Valutare e migliorare le prestazioni OPEX

I risultati OPEX devono essere confrontati regolarmente con il budget, gli obiettivi e i benchmark e identificare i punti di forza e di debolezza. Anche clienti, dipendenti e stakeholder possono contribuire con il loro feedback.

Valutando e migliorando le prestazioni OPEX permette di aumentare la soddisfazione dei clienti, il coinvolgimento dei dipendenti e il valore delle parti interessate.

Importanza del controllo dei costi operativi di un progetto

La capacità di gestire e monitorare attentamente le spese operative non solo influisce direttamente sulla redditività, ma può anche determinare la realizzazione degli obiettivi strategici aziendali.

Un controllo efficace dei costi operativi consente un allineamento dei costi preciso, limitando le spese del progetto e garantendo che il budget rimanga sotto controllo.

Inoltre, una gestione accorta delle spese permette una riduzione complessiva delle spese, liberando liquidità che può essere reinvestita in altre aree dell’azienda o utilizzata per ripagare debiti.

Questo non solo aiuta a mantenere la stabilità finanziaria, ma contribuisce anche al successo del progetto, poiché un budget ben gestito permette di raggiungere ogni traguardo con i fondi necessari per ogni fase del progetto.

Un’efficace gestione dei costi non solo garantisce la massima efficacia operativa, migliorando le finanze aziendali, ma favorisce anche l’ottimizzazione dei profitti. Un’azienda che controlla bene i propri costi è in grado di completare i progetti senza spese aggiuntive, aumentando i profitti in modo sostenibile.

Inoltre, una buona gestione delle spese facilita la contrattazione migliore con fornitori e partner, mantenendo margini di profitto favorevoli.

La stabilità economica è ulteriormente supportata da una solida gestione dei costi, permettendo all’azienda di prosperare anche in condizioni economiche variabili. Questo contribuisce anche a una migliore reputazione aziendale, in quanto dimostra affidabilità e responsabilità nella gestione del bilancio, influenzando positivamente la percezione futura del mercato.

Infine, un’attenta gestione delle spese prepara l’azienda a situazioni impreviste, migliorando la preparazione e le capacità di risoluzione dei problemi del project manager e del team.

La capacità di affrontare e risolvere rapidamente le discrepanze nei costi aiuta a mantenere i progetti sulla giusta rotta e a gestire efficacemente eventuali imprevisti.

Twproject: lo strumento ideale per monitorare i costi operativi

Abbiamo già citato in questo articolo come l’uso del software di gestione dei progetti permette l’automatizzazione dei processi e, di conseguenza, un migliore controllo sulle spese operative.

Twproject, ad esempio, raccoglie i dati di progetto, analizza i numeri e visualizza i parametri impostati in modo da avere una visione chiara in qualsiasi momento. Grazie a una dashboard intuitiva, è possibile avere una visione d’insieme delle spese in tempo reale, facilitando così il controllo e la gestione del budget.

I report dettagliati e personalizzabili, facilmente condivisibili con le parti interessate, semplificano l’analisi approfondita dei dati e il monitoraggio dei costi operativi.

Le spese cambiano continuamente durante il ciclo di vita di un progetto, il che può rendere la gestione complicata.

Tuttavia, con uno strumento come Twproject, sarà possibile monitorare le spese in maniera efficace. Provalo gratuitamente per 15 giorni.