Come gestire un team di progetto internazionale

Gestire e lavorare con team internazionali provenienti da più parti del mondo sta diventando la nuova realtà.

Le aziende sono in un momento particolare: crescono, da una parte e modificano la loro struttura organizzativa.

Mentre la crescita internazionale e la diversità dei team possono rappresentare sfide uniche, allo stesso tempo, lavorare in team internazionali può anche offrire molti vantaggi considerevoli.

Quando si interagisce con persone di tutto il mondo e con background diversi, si è esposti a idee e prospettive diverse.  Questo non solo può giovare alle relazioni sul posto di lavoro, ma può anche portare a una maggiore produttività e successo aziendale.

Ma quando i membri del team sono dispersi in tutto il mondo, garantire che tutti lavorino per gli stessi obiettivi può essere una delle sfide più grandi che un project manager debba affrontare

Ecco alcuni suggerimenti per rendere questo processo più semplice.

5 suggerimenti per gestire un team di progetto internazionale al meglio

1. Riconoscere le sfide culturali dei team internazionali

La cultura nazionale gioca un ruolo importante nel modo in cui le persone agiscono e difficilmente è possibile cambiarlo.

Avere una mente aperta sulle sfide della gestione di un progetto internazionale è quindi essenziale.

Lavorare con un team internazionale richiede un apprezzamento delle reazioni locali per rendere i progetti globali un successo.

Un suggerimento, se possibile, sarebbe quello di trascorrere del tempo con i membri del team direttamente all’estero per capire quali sono i ritmi, i processi e l’atmosfera lavorativa.

Se ciò non fosse possibile, parlarne con i diretti interessati, porre domande e capire le dinamiche può anche essere utile.

Ecco alcuni esempi di differenze culturali che si possono manifestare in un team internazionale:

• Leadership: uno stile egualitario e collaborativo funzionerà meglio con i Paesi del Nord Europa piuttosto che con i russi, che in generale diffideranno di un leader troppo amichevole con i subordinati.
• Tempo: in alcuni Paesi, il tempo è un concetto flessibile. In Spagna, arrivare 5-10 minuti in ritardo ad un meeting non è visto così negativamente come in Germania, ad esempio.

Quando però un orario è assoluto, è importante assicurarsi che tutti ne comprendano effettivamente l’importanza.

• Ammettere un errore: in alcune culture è più facile (perché più accettabile dalla società) alzare una mano e dire “Ho fatto un errore”. In altre no. Questo può rendere la gestione dei problemi più complicata.

Conoscere le diverse culture può aiutare a gestire le differenze che inevitabilmente si verificheranno.

2. Affrontare gli aspetti pratici dei fusi orari

I project manager che guidano progetti internazionali devono affrontare una serie di sfide pratiche fra cui i fusi orari.

Come si possono condurre riunioni in tempo reale con tutti i membri del team? Chi sarà la persona che dovrà alzarsi nel cuore della notte per partecipare alla chiamata?

Sicuramente sarà difficile trovare dei volontari, quindi le soluzioni potrebbero essere creare degli incentivi o spostare gli orari delle riunioni in modo che l’onere non ricada sempre sulle stesse persone.

3. Dare il giusto peso alla comunicazione

I problemi principali per i progetti internazionali sono solitamente la comprensione e la comunicazione e questo non è qualcosa che può essere risolto soltanto da un buon pacchetto software.

Riunioni programmate regolarmente possono essere un momento importante per i membri del team per scambiare informazioni e conoscenze, per imparare dalle reciproche esperienze e per mantenersi aggiornati sugli sviluppi e sugli aggiornamenti dell’organizzazione e del team.

In particolare, riunirsi nei momenti critici del progetto e confrontarsi è un modo sicuro per andare avanti con la minima quantità di problemi di comunicazione.

Una comunicazione di successo si basa anche sulle competenze trasversali che un project manager porta in tavola, fra cui:

• La capacità di ascoltare
• La sensibilità di percepire le preoccupazioni inespresse
• La capacità di rispondere chiaramente in modo che l’altra persona possa capire.

4. Utilizzare gli strumenti di collaborazione giusti

La tecnologia può sicuramente aiutare a mettere in pratica le capacità di comunicazione; le persone devono essere in grado di ascoltarsi e parlarsi efficacemente e avere accesso ai dati per assicurare il successo di un progetto.

Una piattaforma di project management come TWProject.

è decisamente un supporto chiave. Bisogna comunque essere consapevoli che l’elemento umano rimane sempre e comunque fondamentale.

5. Avere obiettivi chiari e celebrare i risultati

Non importa dove siano localizzati i vari membri del team, in generale il project manager deve assicurarsi che la visione e gli obiettivi che si devono raggiungere siano chiaramente articolati.

Ad esempio, creare benchmark e metriche chiare, aggiornando virtualmente questi obiettivi in modo che tutti possano vedere i progressi che il team sta facendo può aiutare tutti a rimanere in linea con il processo di lavoro.

Inoltre, creare celebrazioni per un successo, che sia a livello locale o globale, per condividere insieme i successi raggiunti dal team, sicuramente contribuisce a mantenere un gruppo unito.

 

In conclusione, un project manager dovrebbe essere sempre preparato al cambiamento. Se già non sta lavorando con un team internazionale, è sempre più probabile che questo possa accadere.

Il project manager dovrebbe quindi essere in grado di prendere in considerazione tale situazione e avere pronta la propria strategia.

Man mano che i progetti aumentano di complessità nel tempo, i team di progetto diventano più estesi, sia in termini di diversità nazionale che di diversità etnica.

Spetta quindi al project manager di successo integrare tutti i membri del team, indipendentemente dalle loro origini, in un’unità coesa che alla fine contribuirà al successo complessivo del progetto.

Per concludere, ciò che deve essere sottolineato è che la necessità di pianificare la gestione e la comunicazione culturale sta diventando sempre più importante nel mercato globalizzato di oggi.