Come gestire il carico di lavoro di un progetto: 6 suggerimenti chiave

Gestire il carico di lavoro di un progetto, ovvero ottenere il giusto equilibrio di task per ogni membro del team è una delle attività più critiche del lavoro di un project manager.

Infatti la distribuzione equa del carico di lavoro del team, o workload, è decisamente un compito impegnativo, e, la tentazione di affidare più progetti al lavoratore più performante è sempre in agguato.

Ma nella costruzione di un progetto di lavoro è anche necessario essere equi e “destreggiarsi tra più interessi”.

L’ottima gestione di carico di lavoro e prestazioni di squadra sono quindi un obiettivo imprescindibile.

Nel dialogo costante con i Project Manager riscontriamo domane frequenti e comuni:

• Cosa conta per i clienti e/o azionisti?
• Come si ottengono i migliori risultati?
• Com’è possibile non sovraccaricare le risorse?
• Come si possono utilizzare le risorse con saggezza?
• Com’è possibile ottenere di più dalle risorse poco performanti?

Ecco, allora, un semplice approccio in 6 fasi per assicurare la corretta gestione delle attività e del carico di lavoro all’interno del team.

1. Controllare il carico di lavoro corrente

Se si sta avviando un progetto da zero, è necessario esaminare quale sia l’attuale situazione del team.

Dato che è possibile gestire in maniera ottimale solamente ciò che si conosce, è necessario porsi alcune domande preliminari:

• I collaboratori stanno seguendo anche altri progetti?
• Quali sono le loro attività quotidiane da tenere in considerazione?

Può essere che alcune persone siano disponibili a lavorare alle attività del progetto solamente per un tempo limitato della loro giornata/settimana, altre possano essere disponibili a tempo pieno.

Bisogna quindi conoscere bene questo aspetto per gestire equamente il workload e ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team.

2. Resoconto delle presenze e delle competenze

Si può gestire meglio il carico di lavoro del team se si sa quando i singoli collaboratori saranno assenti: ferie, permessi, trasferte aziendali, ecc.

È importante includere queste assenze nella pianificazione in modo da non assegnare lavoro mentre i dipendenti sono fuori sede.

Per evitare di assegnare una attività che, a causa della “non presenza” della risorsa del team, andrà certamente a concludersi in ritardo, è bene che il calendario delle presenze sia integrabile all’interno degli strumenti di pianificazione.

Dal punto di vista delle competenze, allo stesso modo, è necessario assicurarsi con ogni collaboratore che la conoscenza delle loro abilità sia aggiornata.

Ogni persona può essere un valido “giocatore” se si conoscono bene i suoi punti di forza, le sue competenze e le sue responsabilità.

Un collaboratore potrebbe essere in grado, ad esempio, di affrontare compiti più tecnici grazie a nuove competenze sviluppate. Pertanto, il suggerimento è quello di verificare ciclicamente le “nuove competenze” apprese dal singolo collaboratore.

Per sintetizzare, durante la fase di distribuzione delle risorse sul progetto, i compiti andranno assegnati in base a:

• presenza e disponibilità della risorsa;
• funzione;
• posizione lavorativa;
• forze e conoscenze specifiche.

3. Impostare le aspettative

Stabilire obiettivi e competenze però non basta.

Compito del Project Manager è anche quello di ricordare continuamente gli obiettivi prestabiliti e sottolineare il livello di impegno che ci si aspetta da ciascun componente del team.

Strumenti con lo Statement of Work (S.O.W.), che stabiliscono obiettivi e lavoro di un progetto, aiutano la squadra a focalizzarsi.

Gli obiettivi chiaramente espressi e condivisi consentono a ciascuno di contribuire equamente con i suoi talenti, abilità ed energia alla buona riuscita del progetto.

Una delle difficoltà nel garantire che un carico di lavoro sia equo è che i dipendenti non lavorano mai tutti allo stesso ritmo.

In altre parole, anche quando il carico di lavoro sembra “pari”, potrebbe non essere realmente così.

È importante assicurarsi che i dipendenti capiscano che le ore lavorate non sempre vanno di pari passo con la produttività: a parità di ore lavorate, infatti, due dipendenti producono diversi risultati.

Il modo migliore per farlo è misurare e condividere le prestazioni di progetto davvero soddisfacenti e di successo, indipendentemente dalle ore di lavoro.

Un project manager dovrebbe prestare attenzione a ciò che le persone stanno realizzando in concreto e non solo al numero di ore di lavoro.

4. Evitare i sovraccarichi di lavoro

D’altra parte, è importante evitare i rischi che il sovraccarico di lavoro colpisca determinati dipendenti, generando frustrazione e inequità.

Con “sovraccarico” si intende l’assegnazione di lavoro che eccede ciò che le risorse possono realmente fare nel tempo a disposizione.

Se un collaboratore ha realmente troppo lavoro, è possibile agire in due modi:

1. dividere questa attività in blocchi più piccoli in modo da ridistribuire il carico ad altre risorse.
2. posporre la deadline di una determinata attività in modo da alleggerire il workload giornaliero.

Strumenti di work planning automatizzati per la ridistribuzione del carico su altri membri del team più scarichi o di rischedulazione dei tempi per la mitigazione del sovraccarico aiutano il Project Manager a svolgere queste attività.

Anche per la gestione del carico di lavoro in linea generale è possibile rifarsi alla regola 80/20.

• Le persone dovrebbero essere assegnate a compiti specifici solo per l’80% del loro tempo.
• Il restante 20% sarà per rispondere alle telefonate, partecipare alle riunioni del team, trattare con il cliente e così via. Questo 20% dovrebbe essere distribuito omogeneamente in tutta la settimana. È meglio infatti riempire il tempo delle persone per – ad esempio – 6 ore al giorno, piuttosto che dargli un giorno fisso “libero” da attività specifiche.

Potrebbe anche esistere il caso in cui una persona sembri oberata di lavoro, pur non essendolo realmente.

Questo può verificarsi quando la risorsa non è in grado di gestire il proprio lavoro in maniera efficiente.

Ci sono possibili interventi da offrire, come un affiancamento con un collega più efficiente o un corso di formazione.

5. Identificare il personale ancora “libero”

I membri del team sono motivati dal fatto di riempire la loro giornata con compiti significativi e questo li fa sentire importanti per il progetto.

Un sistema di gestione del tempo aiuterà a capire se i collaboratori stanno lavorando su attività prioritarie, o comunque importanti per il progetto, oppure no.

In alcune situazioni i collaboratori stessi possono arrivare a chiedere più lavoro.

Di contro potrebbero anche dire che non possono assumere ulteriori incarichi.

È qui che entra in gioco la capacità di gestione di carico di lavoro in un Project Manager, che dovrà domandarsi:

• I membri del team sono veramente troppo occupati o stanno semplicemente lavorando a compiti sbagliati?
• Posso migliorare la loro produttività in qualche modo?

Quanto più si conoscono i punti di forza e i modelli di lavoro del team, tanto più facile sarà gestire correttamente il carico di lavoro.

Se si possiedono i giusti strumenti di monitoraggio dei tempi di lavoro, anche questa operazione potrà essere fatta con maggiore facilità e il team sarà incentivato a rendicontare il lavoro rendendo esplicito il proprio livello di carico.

6. Informare su cambi di pianificazione

Ovviamente, anche con la miglior pianificazione, lo svolgimento di un progetto può richiedere un cambio di priorità immediato.

Se si ha intenzione di cambiare un incarico nel sistema di pianificazione delle risorse o di carico di lavoro, è assolutamente necessario parlare prima con i diretti interessati.

Bisogna spiegare i motivi che sono alla base di interventi strutturali, nonché evidenziare i requisiti delle risorse utili a completare il progetto.

Può essere molto utile avere strumenti condivisi da tutto il team e aggiornati in tempo reale, come ad esempio una timeline collegata alla situazione finanziaria e allo stato delle attività di progetto, per tenere tutti allineati.

I principi da ricordare

Per concludere, ecco cosa è bene fare per ottenere un coordinamento ottimale delle risorse umane:

• Dedicare del tempo alla pianificazione per riflettere sulla strategia di delega.
• Creare un elenco di tutto il lavoro che deve essere svolto e quindi assegnare le attività in base alla funzione, alla posizione e ai punti di forza specifici dei membri del team.
• Creare una cultura che valorizzi la produttività oltre le ore lavorate elogiando apertamente una performance importante e di successo.

E di contro, ricordiamoci anche cosa non fare, ossia:

• Essere eccessivamente rigidi riguardo alla strategia di delega del carico di lavoro; quando le priorità cambiano, è necessario essere flessibili.
• Bruciare il top performer. Prima di caricarlo ulteriormente, identificare se e come è possibile suddividere un task più complesso in attività secondarie.
• Lasciare che un collaboratore si “adagi sugli allori”. Bisogna essere chiari e diretti sulle aspettative di progetto in generale, così come su quelle personali.

Ci sono rischi reali coinvolti nel non distribuire il carico di lavoro in modo equo.

Se si sovraccaricano gli high performer infatti, questi inizieranno a risentirsi del fatto che stanno facendo di più dei colleghi, oltre a rischiare il burn out.

Se si toglie lavoro alle persone più lente, queste perderanno inevitabilmente interesse.

Le persone lavorano anche per raggiungere il successo – seppur nel loro piccolo – per crescere e per essere riconosciute. Quando non viene data loro l’opportunità di farlo, il rischio è alto.

Come Twproject può aiutarti a gestire il carico di lavoro

Se hai l’alleato giusto, tutti i consigli che ti abbiamo dato finora possono essere svolti con molta più efficienza e anche con un pizzico di automazione in più, pur lasciandoti il controllo della situazione.

Twproject è un software di project management che pone particolare attenzione alla gestione del carico di lavoro di ciascun componente del team.

Dalla fase di pianificazione a quella di monitoraggio e controllo è possibile avere un quadro chiaro dello stato avanzamento lavori di ciascun operatore.

Per ogni risorsa del gruppo di lavoro il Project Manager può avere una rappresentazione grafica del carico totale per giorno (laddove ogni colore rappresenta un task diverso), nonché una spiegazione dettagliata dei componenti del carico.

Twproject integra nativamente la gestione del workload all’interno della piattaforma di project management, senza bisogno di strumenti esterni, e in particolare ti aiuta a gestire meglio questi aspetti rilevanti:

1. Calcolo e distribuzione intelligente del carico — Il sistema calcola il carico di lavoro di ogni risorsa o team in base alla durata del progetto e alle stime assegnate. Un algoritmo ridistribuisce automaticamente il lavoro quando si verificano sovrapposizioni, cercando di preservare le tempistiche complessive.
2. Segnalazione dei sovraccarichi — Quando il carico supera la soglia, Twproject avvisa il project manager, che può intervenire rivedendo le assegnazioni o le tempistiche. La risoluzione dei conflitti è disponibile sia in automatico che con pochi clic.
3. Integrazione con gli strumenti di pianificazione — Il carico di lavoro dialoga direttamente con calendario, Gantt, timesheet e ToDo: i dati fluiscono in automatico tra gli strumenti, riducendo le operazioni manuali e il rischio di disallineamenti.
4. Flessibilità e personalizzazione — Il carico può essere gestito a livello di singola risorsa, team o dipartimento, con la possibilità di personalizzare gli orari di lavoro e di tenere conto di indisponibilità, festività e orari flessibili. Il sistema distingue anche tra attività di progetto, routinarie e spot, distribuendo il carico in modo differenziato.
5. Esportabilità e controllo — I dati sul workload sono esportabili in vari formati e filtrabili per team e intervallo di tempo, facilitando analisi, reportistica e approvazioni di gruppo dei worklog.

Quali sono le difficoltà che hai incontrato nella gestione del carico del lavoro del tuo Team?

Se ti va, possiamo aiutarti a individuare i punti critici e a elaborare un piano di gestione del carico di lavoro che sia efficiente per la tua azienda e ottimale per il team.

Prenota una demo o iscriviti per una prova gratuita con Twproject: in entrambi i casi un nostro tutor dedicato ti seguirà sin dall’inizio per accompagnarti nell’ottimizzazione del workload e della gestione del progetto in generale.