Come gestire gli stakeholder di progetto

La gestione degli stakeolder (in inglese significa letteralmente “palo di sostegno“) in un progetto può essere vitale per la sopravvivenza stessa del progetto.

Includere, quindi, coloro che sono interessati dal progetto, così come tutti coloro con la capacità di influenzare il progetto, è un passaggio fondamentale per un avvio ottimale.

L’individuazione degli stakeolder

Prima di iniziare un nuovo progetto, ogni project manager dovrebbe, quindi, prendersi il tempo necessario per identificare tutti gli stakeholder.

Come primo passo bisogna quindi analizzare gli stakeholder, cioè condurre un’analisi degli stessi, o una valutazione dei partecipanti chiave di un progetto.

Successivamente è necessario identificare le loro caratteristiche ed interessi individuali, definire i ruoli e il livello di partecipazione e determinare se vi sono conflitti di interesse tra stakeholder.

Inoltre, bisogna valutare in che modo il progetto influenzerà loro e i loro bisogni.

Si passa poi a valutare l’influenza di uno stakeholder, cioè il grado con cui le parti interessate possono influenzare il progetto.

Più uno stakeholder è influente, più un project manager avrà bisogno del suo supporto e del suo consenso.

Il project manager, sapendo cosa ogni stakeholder si aspetta dal progetto, potrà regolare di conseguenza il proprio livello di supporto.

Come si dovrebbe gestire uno stakeholder di progetto?

Per rendere il tutto ancora più complicato, potrebbero esserci molte parti interessate nel progetto, con caratteristiche differenti.

La risposta è semplice. Bisogna trattarli come si farebbe con qualsiasi altro compito nella lista di cose da fare: classificare per priorità.

Nel corso di un progetto, uno stakeholder potrebbe essere più influente rispetto ad un altro, mentre alcuni stakeholder potrebbero richiedere più attenzione di altri.

Quando si parla di gestione degli stakeholder, ciò che si intende è di  creare una relazione positiva con gli stakeholder soddisfacendo le loro aspettative e gli obiettivi che hanno concordato all’inizio del progetto.

Questa relazione tuttavia non è concessa a priori, ma deve essere guadagnata.

I vantaggi di una buona gestione degli stakeolder

Una relazione positiva con gli stakeholder si può costruire attraverso la comunicazione proattiva e ascoltando i loro bisogni.

Un modo per farlo è intervistare gli stakeholder del progetto, non tutti, ma sicuramente i più importanti.

Potrebbe essere necessario parlare con esperti per ottenere le informazioni di base necessarie per quanto riguarda particolari gruppi.

Ciò al fine di ottenere il massimo durante le conversazioni individuali con gli stakeholder, senza parole inutili o superflue.

Quando si parla con uno stakeholder è necessario comprendere le sue aspettative di progetto.

Nel caso di dubbi o quando un concetto non è stato del tutto compreso, è necessario chiedere chiarimenti.

Inoltre, ogni stakeholder può avere un’idea diversa su cosa vuol dire “successo del progetto” e, scoprirla solamente alla fine, è indice di sicuro fallimento.

Un project manager deve raccogliere queste informazioni in anticipo e includerle negli obiettivi.

Ciò gli darebbe la garanzia che tutte le parti interessate sostengano i risultati finali.

La gestione degli stakeolder e la trappola della comunicazione passiva

Un altro concetto chiave è mantenere gli stakeholder coinvolti e non limitarsi ad una comunicazione passiva.

Chiedere il loro contributo, imparare a conoscerli meglio, magari davanti ad un caffè, un pranzo o riunioni veloci, insomma renderli partecipi, può cambiare tutto.

Gli stakeholder devono anche essere regolarmente aggiornati sullo stato di progetto.

Ogni giorno può essere troppo, ogni mese non è abbastanza, a meno che non ci sia accordati su questa tempistica.

Di solito un aggiornamento a settimana è la strategia migliore.

La comunicazione regolare è sempre apprezzata e può persino addolcire il colpo quando si hanno cattive notizie da condividere.

Queste sono le basi per costruire forti relazioni con le parti interessate.

Ma come in ogni relazione, ci sono sottigliezze che ogni project manager di successo dovrebbe comprendere.

Dovrebbe, ad esempio, imparare a riconoscere le differenze e “aggiustare” il comportamento per relazionarsi al meglio con i diversi tipi di stakeholder.

Come relazionarsi con diversi tipi di stakeholder

Conducendo un’analisi degli stakeholder, i project manager possono raccogliere informazioni sufficienti su cui costruire relazioni solide, indipendentemente dalle differenze tra loro.

Ad esempio, i bisogni e le esigenze di un direttore marketing saranno diversi da quelli di un chief information officer.

Pertanto, l’impegno del project manager con ciascuno dovrà essere diverso.

Tutti i sostenitori del progetto avranno interessi diversi tra loro. Alcuni stakeholder saranno più interessati al ROI del progetto, altri vorranno il miglioramento delle operazioni, altri vorranno aumentare la quota di mercato o la produzione, ecc.

Tenere a mente le aspettative e le esigenze di ognuno di loro è quindi cruciale durante ogni conversazione, rapporto o e-mail, indipendentemente da quanto casuale o formale possa essere la comunicazione.

Indipendentemente dalle esigenze o desideri di uno stakeholder, tutte le parti interessate rispetteranno un project manager che:

• è sempre onesto, anche quando dice loro qualcosa che non vogliono sentire;
• Diventa “proprietario” del progetto;
• È affidabile;
• È fermo nelle sue decisioni;
• Si assume la responsabilità in caso di errori.

Raggiungere gli obiettivi di un progetto richiede un project manager focalizzato e ben organizzato in grado di impegnarsi con un team proattivo e in grado di ottenere il supporto di tutte le parti interessate.

Costruire relazioni solide e fiduciose con le parti interessate sin dall’inizio può fare la differenza tra successo e fallimento del progetto.

Strumenti per aiutare la gestione degli stakeholder

Esistono molti elementi “deceleratori” di un progetto, tra cui, appunto, la mancanza di sostegno da parte degli stakeholder.

Come si fa quindi ad essere sicuri di avere il loro sostegno?

Come detto precendentemente, e lo ripetiamo, la chiave sta nell’identificare chi sono gli stakeholder e che influenza hanno sul progetto.

Solo perché sono importanti nell’organizzazione in generale non significa necessariamente che siano importanti per il progetto.

Solo perché pensano di essere importanti non significa che lo siano realmente.

Solo perché non pensano di dover essere coinvolti non significa che non debbano esserlo.

Non tutti gli stakeholder sono uguali, quindi capire come rapportarsi con ognuno di loro è fondamentale.

Per aiutarti della loro identificazione puoi utilizzare questa semplice matrice:

• Persone con molta influenza e molto interesse nel progetto (da gestire da vicino): queste persone hanno un grande interesse per il progetto ed hanno il potere per aiutare a concluderlo con successo. È fondamentale quindi coinvolgere pienamente questi stakeholder, prestare attenzione ai loro input, implementare le loro idee quando possibile e assicurarsi che siano soddisfatti. Bisogna seguirli da vicino.
• Persone con molta influenza, ma meno interesse nel progetto (da mantenere soddisfatte): queste persone hanno scarso coinvolgimento o interesse personale per il progetto, ma sono molto potenti. Sicuramente è meglio mantenerli soddisfatti, ma li si deve disturbare il meno possibile. Si possono coinvolgere per quanto riguarda le decisioni più importanti, ma in generale bisogna “solamente” assicurarsi che capiscano in che modo il progetto andrà ad avere un impatto positivo su di loro.
• Persone con poca influenza, ma molto interesse nel progetto (da mantenere informate): queste persone hanno una passione per il progetto, ma hanno scarsa influenza su di esso. La strategia migliore è di tenerli al corrente ed informali di eventuali sviluppi importanti. Il progetto, nella maggior parte dei casi, può avere un impatto diretto su questo tipo di stakeholder, quindi di solito sono più che disposti a rimboccarsi le maniche per aiutare dove possono.
• Persone con poca influenza e poco interesse nel progetto (da tenere sotto controllo): queste rappresentano gli stakeholder più apatici, i meno interessati al progetto e che, in linea generale, richiedono poco tempo ed attenzione. Se non vengono disturbati o non si causano loro importanti danni e problemi, un project manager difficilmente vi avrà a che fare.

Garantire che gli stakeholder si sentano ascoltati e apprezzati aumenta sicuramente la fiducia e il supporto.

Costruire relazioni positive e comprendere le motivazioni richiede tempo e fatica, ma a lungo andare renderà più semplice il lavoro.

I progetti hanno più successo quando tutti sono a bordo e remano nella stessa direzione!

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