Il metodo Kanban è stato sviluppato come metodologia per migliorare l’efficienza produttiva.
“Kanban” è una parola giapponese che si può tradurre come “tabellone” in italiano, ha le sue origini nella società Toyota, in Giappone appunto.
Oggi questo metodo è di gran moda.
Ora non solo viene ampiamente utilizzato come sistema di pianificazione per una produzione snella, ma è anche utilizzato nei progetti Agile come modo per gestire il backlog delle attività.
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In effetti, la popolarità e l’utilizzo del Kanban è cresciuto così tanto che ora esistono innumerevoli strumenti di gestione del progetto, basati su questo metodo.
Il fine è quello di aiutare le persone a pianificare e assegnare le priorità.
I vantaggi del metodo sono diversi.
Le schede Kanban sono come pannelli visivi con note adesive virtuali.
Queste note possono essere spostate dall’utente per organizzare l’ordine delle attività o delle cose da fare.
Il kanban è usato spesso da aziende che producono software per la gestione dei bug e delle nuove funzionalità. Noi per esempio usiamo Twproject per gestire lo stato delle nuove funzionalità che vengono introdotte nelle nuove release.
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Una volta implementato in Toyota, la società ha creato sei regole per l’applicazione del Kanban a un processo di produzione.
Oggi, il metodo Kanban è utilizzato da persone e project manager di tutti i settori per pianificare e gestire le attività in modo prioritario.
Kanban è, di fatto, un processo strutturato di prioritizzazione.
Che cos’è una Kanban Board?
Una Kanban Board è come una lavagna.
Un campo in cui le carte Kanban rappresentano le singole attività che vengono eseguite in base alla priorità e alla consegna.
Oggi le schede Kanban sono principalmente software online, o sono integrate direttamente come funzionalità in più completi software di gestione dei progetti.
Esse sono un modo per tenere traccia del flusso di lavoro di un team, in generale, e dei vari collaboratori nel singolare.
È utilizzato in particolare nei team di sviluppo software secondo metodologia Agile.
Serve per definire lo storico degli utenti, la definizione delle priorità delle attività nel backlog o come strumento di collaborazione per provocare innovazione.
Nella sua forma più basilare (e più strutturata), la scheda Kanban può essere suddivisa in tre stati:
- Lavoro/attività in attesa;
- Lavoro/attività in corso;
- Lavoro/attività completata.
Ovviamente, la complessità della scheda dipende dallo scopo del progetto.
I collaboratori del team quindi prendono e spostano le carte Kanban attraverso le sezioni sulla Board a mano a mano che completano i loro compiti.
Le schede Kanban permettono di:
- Visualizzare il flusso di lavoro;
- Limitare il numero di attività in corso;
- Tirare/spostare un’attività da una colonna all’altra;
- Monitoraggio, adattamento e miglioramento.
Cosa sono le carte kanban?
Il metodo Kanban può essere visto come un sistema di conoscenza e le carte sono un modo di rappresentare ciascuno dei singoli oggetti di lavoro o attività.
Ciascuna delle carte Kanban raccoglie i dati critici per la determinata attività alla quale si riferisce.
Le carte sono codificate per colore per indicare che tipo di compito eseguito.
I colori possono anche indicare altre distinzione sulla quali ci si è accordati all’inizio del progetto.
Alcuni dei modi in cui una carta Kanban aiuta i team ed i project manager:
- Comprensione rapida dei dettagli dell’attività;
- Facilitare la comunicazione in tutto il team;
- Informazioni sui documenti;
- Aiuto al flusso di lavoro futuro.
Come utilizzare il metodo Kanban nel project management
Diversi progetti richiedono differenti metodologie per gestirli in modo efficiente e produttivo.
In generale, il metodo Kanban è un ottimo strumento per pianificare il progetto e dare priorità ai compiti in esso contenuti.
Può aumentare l’efficienza della squadra, ottimizzare la gestione del tempo e consentire una gestione generale di progetto più fluida e semplice.
E’ inoltre ottimo per aiutare con l’allocazione delle risorse, la gestione del flusso di lavoro e la riduzione degli sprechi.
Vediamo il perché più nel dettaglio:
Utilizzare il metodo Kanban per: Assegnazione delle risorse
Il primo passo è creare le attività, dopodiché assegnarle ad un membro del team.
Importante è assicurarsi che le persone giuste stiano facendo il lavoro giusto.
Questo aiuterà a gestire correttamente il lavoro, senza bloccare nessun altro membro del team o ritardare la produzione.
Ogni volta che una nuova attività di progetto viene introdotta nel flusso di lavoro, la risorsa giusta può essere facilmente e rapidamente assegnata ad essa.
Utilizzare il metodo Kanban per: Gestione del flusso di lavoro
Il metodo Kanban è uno strumento ideale per visualizzare il flusso di lavoro di qualsiasi progetto.
Il flusso di lavoro è una serie sequenziale di attività e la rappresentazione visiva di una scheda Kanban rende il tutto più comprensibile.
Osservando come le attività si relazionano tra loro, si favorirà la collaborazione all’interno del team e si otterrà maggior efficienza ed una migliore produttività.
Utilizzare il metodo Kanban per: Ridurre gli sprechi
Ridurre gli sprechi, che siano di risorse o di costi in generale, non è solo la politica di un sistema lean.
Qualsiasi project manager è interessato ad ottenere risultati in tal senso.
Le schede Kanban aiutano a identificare un probabile processo dispendioso.
Qualcosa che non funziona come previsto, una eventuale sovrapproduzione o membri del team che stanno bloccando il flusso di lavoro sono facilmente rilevabili.
Il grande vantaggio è riuscire a rilevare tutto questo prima che diventi un problema.
Non c’è limite alla quantità di schede, di integrazioni e di gestione del flusso di lavoro che le schede Kanban possono consentire.
Questo metodo può funzionare per una piccola impresa con sede singola oppure anche essere applicato a una multinazionale con sedi in ogni continente.
Il metodo Kanban nei software
Il filo conduttore che permette di utilizzare i vantaggi di questo metodo è il software di gestione dei progetti.
Per questo in Twproject abbiamo inserito la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del progetto.
I ToDo, che in Twproject sono utilizzate come card, possono essere facilmente gestite con IL KANBAN MULTI- DIMENSIONALE DI TWPROJECT.
Esso, infatti, permette di organizzare i ToDo in modo completamente visuale. E’ possibile trascinarle ed organizzarle per task, assegnatario, stato o gravità.
Insomma, un Kanban multi-dimensionale molto flessibile.
Utilizzi anche tu il metodo Kanban per i tuoi progetti?
