Abilità negoziali e loro importanza per un Project Manager

Le capacità di negoziazione per un project manager sono assolutamente essenziali ed affinarle renderà possibile gettare le basi per un progetto di successo.

I Project Manager devono, infatti, ricoprire diversi ruoli contemporaneamente: leader, mediatori, delegatori e anche negoziatori.

Vediamo quindi in questo articolo perché le capacità di negoziazione sono importanti per i project manager e come è possibile svilupparle e migliorarle.

Perché la negoziazione è importante per i project manager

In realtà, ogni giorno si usano le proprie capacità di negoziazione, non solo sul lavoro ma anche nella vita quotidiana.

Dal ragionamento con un bambino di 5 anni su cosa è possibile mangiare per colazione alle discussioni di budget casalingo con il proprio partner. Negoziamo nella vita così come nel project management.

Ecco alcune situazioni in cui la capacità di negoziare ha un ruolo fondamentale per garantire il successo di un progetto; il Project Manager:

• è coinvolto nelle negoziazioni strategiche con i fornitori di beni e strumenti necessari per lo svolgimento del progetto.
• si trova coinvolto nella negoziazione rispetto al coinvolgimento di un investitore in un nuovo progetto.
• è coinvolto in negoziazioni con gli stakeholder rispetto al supporto per una modifica importante nel progetto. Sarà qui necessario spiegare nella giusta maniera le motivazioni del cambiamento in modo da facilitare il consentimento delle parti interessate.

In conclusione, le capacità di negoziazione permettono di avere rapporti più solidali con gli stakeholder, avere relazioni migliori con i clienti e garantire un ambiente di lavoro più positivo.

Come un project manager può migliorare le abilità di negoziazione

Come già detto, le capacità di negoziazione sono fondamentali per un project manager e per garantire il successo del progetto in generale.

Ecco 5 consigli che permetteranno di migliorare e sviluppare queste abilità:

5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Pratica

Il primo passo è di fare – come per tutte le cose – molta pratica.

Probabilmente il project manager si troverà a negoziare anche più spesso di quello che pensa.

È importante che in queste situazioni, il PM analizzi come si sente quando si avvicina ad una situazione di negoziazione, come si sente durante la negoziazione stessa e che faccia un’analisi oggettiva post-negoziazione.

L’analisi sarà importante perché solo analizzando le sue sensazioni riuscirà a trarre le esperienze necessarie per migliorarsi nel futuro.

 5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Preparazione

Spesso può capitare di trovarsi a negoziare quando meno te lo aspetti, ma quando si sa di andare incontro ad una negoziazione è importante dedicare un piccolo sforzo alla sua preparazione.

Se il project manager sa di incontrare un fornitore, ad esempio, può pensare in anticipo a cosa vuole ottenere dall’accordo.

Inoltre, è importante considerare anche delle alternative nel caso in cui la prima soluzione non sia realizzabile o non venga accettata dall’altra parte.

È importante avere chiaro in mente quali siano i risultati che si considerano ottimali, quelli che si considerano accettabili e quelli che assolutamente non possono essere accettati.

Ecco un esempio di come questo piano può essere rappresentato:

• Migliore alternativa a un accordo negoziato
• Peggiore alternativa a un accordo negoziato
• Zona di possibile accordo
• Prezzo o punto di allontanamento, cioè la soluzione inaccettabile

In questo modo sarà possibile iniziare il processo di negoziazione con più sicurezza e sapendo in concreto quale risultato si vuole raggiungere.

Tuttavia, è importante ricordare di rimanere aperti anche a possibili soluzioni e  punti di vista diversi. A volte, infatti, possono esserci elementi sconosciuti che portano ad una modifica delle aspettative e dei risultati voluti.

 5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Gestire le emozioni

Le situazioni di conflitto e le negoziazioni spesso mettono in evidenza o fanno fuoriuscire il peggio delle persone.

È importante quindi che un project manager si prepari e impari a gestire le sue reazioni in una conversazione che potrebbe risultare difficile e complicata.

 5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Concedersi abbastanza tempo

È importante ricordare che le negoziazioni sono spesso un “lavori in corso”. È improbabile che, soprattutto per le negoziazioni più complicate ed importanti, una singola riunione permetta di risolvere tutto.

E anche quando l’accordo è concluso, ci si può ritrovare a negoziare dettagli più precisi o nuovi termini per far proseguire il progetto nella giusta direzione.

E’ importante pertanto non avere fretta e prendersi il tempo necessario.

5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Ascoltare attivamente

Quando ci si prepara per una negoziazione, si compie un grande sforzo nel pensare a cosa si sta per dire, come dirlo, come rispondere a ciò che si pensa che l’altra persona dirà, ecc.

Spesso però ci si dimentica che si deve anche ascoltare attivamente. L’ascolto attivo aiuterà a identificare i punti deboli dell’altra parte ed aiuterà a capire davvero cosa l’altro vuole.

Quando si ascolta attivamente, si hanno maggiori probabilità di essere in grado di formulare una risposta che l’altra persona ritiene accettabile.

E questo è quello che vogliamo.

Abilità di negoziazione per un project Manager: conclusioni

Per concludere, indipendentemente dal fatto che un project manager sia coinvolto in negoziazioni formali o meno, sarà più facile svolgere le più disparate attività quando si ha fiducia nelle proprie capacità di negoziazione.

Un aiuto in questo senso può essere, ad esempio, un corso di formazione improntato sulle capacità di negoziazione.

La negoziazione è un ottimo strumento di gestione dei progetti ed è essenziale per ottenere il meglio per qualsiasi progetto.

La negoziazione va oltre la riduzione o l’aumento del prezzo di un’offerta ed è uno strumento necessario nelle attività quotidiane del project manager.

Come tutte le soft skills, sapere come avere conversazioni stimolanti che si traducono in buoni risultati per entrambe le parti è qualcosa che è sempre possibile migliorare nel tempo.

Con le giuste conoscenze, le strutture, le tecniche e alcune pratiche e sforzi, qualsiasi project manager sarà in grado di affrontare i negoziati sapendo di puntare al meglio per il progetto e per l’organizzazione in generale.