Quando le cose si fanno difficili, abbandonare un progetto può diventare una soluzione rapida.
Tuttavia, un progetto non si deteriora da un giorno all’altro, ma attraverso un periodo di transizione; periodo che dovrebbe essere impiegato per riprendere in mano le redini.
È un compito estremamente impegnativo che richiede attenzione specifica, gestione, leadership, e soprattutto un buon software di project management, per gestire con successo una fase che può essere molto problematica.
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Quando un progetto diventa problematico?
Un progetto è considerato di successo quando soddisfa il suo obiettivo in termini di qualità, tempistica, budget e ambito.
Al contrario, un progetto diventa problematico quando si supera il limite di tolleranza accettabile in relazione a qualità, budget e ambito.
In questo caso è richiesto uno sforzo per definire un possibile piano di recupero e una risoluzione per evitare il totale fallimento.
Non tutti i problemi che sorgono durante il ciclo di vita di un progetto sono sufficientemente significativi da rendere il progetto “problematico”.
Pertanto, è molto importante comprendere il limite di tolleranza accettabile affinché non si attivi l’allarme inutilmente.
Un project manager in questo caso svolge un ruolo significativo nell’affrontare le cause del progetto in difficoltà e nel gestire efficacemente il processo di recupero.
Quando si incontrano delle criticità, infatti, la reazione più comune è quella di ignorare la situazione o agire avventatamente, sperando di salvare il progetto.
Sfortunatamente tali azioni il più delle volte causano più danni che benefici e finiscono per richiedere più tempo del necessario per salvare il progetto.
Per un project manager ammettere di avere un progetto in difficoltà e stabilire il giusto corso di azioni per rimetterlo in carreggiata è una delle sfide più difficili dal punto di vista psicologico.
Abbandonare un progetto non è sempre una sconfitta
Molti project manager considerano la chiusura anticipata di un progetto come un fallimento.
Tuttavia, in realtà, riconoscere che un progetto non è più valido e scegliere di interromperlo può essere la scelta più sensata.
Continuare a investire in un’iniziativa che non vale più la pena può causare danni e problematiche sempre più importanti.
Ecco alcune situazioni in cui potrebbe essere più sensato abbandonare un progetto piuttosto che tentare di portarlo avanti:
· Obiettivi non più allineati con la strategia aziendale
· Budget e tempi di consegna eccessivamente sforati
· Mancanza di valore aggiunto per gli stakeholder
· Fattori esterni che rendono il progetto obsoleto, irrilevante o impossibile da portare avanti.
Nel mondo del project management, prendere decisioni difficili fa parte del gioco. Tra queste, una delle più delicate riguarda appunto la decisione di abbandonare un progetto.
Riconoscere quando un’iniziativa non è più vantaggiosa è fondamentale per evitare spreco di risorse, tempo e denaro.
Il ruolo di Twproject nella valutazione di un progetto
Twproject è un software di project management che fornisce strumenti utili per analizzare in modo dettagliato lo stato di avanzamento del progetto e prendere decisioni informate.
Ecco alcune delle funzionalità che possono aiutare nella valutazione di un progetto:
1. Monitoraggio delle performance
Grazie agli indicatori di performance (KPI) è possibile verificare se il progetto sta rispettando i parametri prestabiliti. Questi dati possono essere diversi a seconda del tipo di progetto che si sta seguendo e Twproject permette di personalizzare questo aspetto.
2. Analisi dei costi e gestione del budget
Uno dei motivi principali per cui i progetti vengono abbandonati è il superamento del budget. Twproject permette di tracciare tutte le spese e confrontarle con il budget iniziale, individuando rapidamente le aree critiche e consentendo di prendere decisioni tempestive.
3. Valutazione del carico di lavoro del team
Se un progetto sta assorbendo troppe risorse e causando stress nel team, potrebbe essere il caso di rivedere la divisione del lavoro. Grazie alle funzionalità di gestione del workload, Twproject aiuta a visualizzare il carico di lavoro di ogni membro del team, evitando squilibri e sovraccarichi.
4. Analisi del rischio
Twproject permette di identificare e valutare i principali fattori di rischio del progetto. Se il livello di rischio supera i benefici attesi, è un segnale che potrebbe essere più vantaggioso interrompere i lavori.
5. Reportistica e dashboard personalizzabili ed in tempo reale
Avere una visione chiara e aggiornata dello stato del progetto è essenziale per permettere al project manager di prendere decisioni informate. Twproject fornisce dashboard personalizzabili e report dettagliati che aiutano a valutare la situazione in modo oggettivo e basato su dati in tempo reale.
Ecco quindi come un software di project management può essere un valido alleato nel processo di valutazione di un progetto.
Non è necessario arrendersi al primo ostacolo: grazie a Twproject, che fornisce dati concreti e aggiornati sulle performance del progetto, è possibile valutarne con precisione la sostenibilità prima di prendere una decisione.
Usare questa innovativa tecnologia per fare chiarezza consente di prendere decisioni informate, ottimizzare le risorse e concentrarsi su progetti che possono generare reale valore per l’organizzazione.
