4 processi di project management che puoi automatizzare

I processi di project management sono alla base di ogni iniziativa ben organizzata e, se automatizzati, permettono di ridurre attività ripetitive e aumentare l’efficienza. L’automazione non è un’opzione, ma una necessità per rimanere competitivi.

Sfruttando la tecnologia, puoi delegare le attività più tediose a un software, riducendo gli errori umani e liberando il tuo tempo per ciò che conta davvero.

Automatizzare passaggi chiave consente di migliorare le prestazioni del progetto e di supportare il project manager nel raggiungere gli obiettivi.

In questo articolo vedremo come l’automazione può essere applicata ai principali gruppi di processi individuati dal Project Management Institute.

Analizzeremo esempi concreti di come queste attività possono essere semplificate con l’aiuto di software di gestione progetti, mostrando in che modo l’automazione contribuisce a migliorare le prestazioni del progetto e a supportare il project manager nel raggiungere gli obiettivi.

I vantaggi dell’automazione nella gestione dei progetti

Uno dei principali vantaggi dell’automazione nei processi di project management è la drastica riduzione degli errori. Scadenze dimenticate, versioni di file non aggiornate o comunicazioni perse nella posta elettronica sono situazioni comuni che rallentano la gestione del progetto. Con strumenti digitali, invece, le notifiche sono automatiche, i documenti centralizzati e le attività sempre tracciate, migliorando così le prestazioni del progetto.

Automatizzare non significa “impostare e dimenticare”. Al contrario, fornisce al project manager dati affidabili e aggiornati per alimentare un processo di miglioramento continuo. Analizzando report comparativi tra progetti, le aziende possono individuare pattern ricorrenti, stimare con maggiore precisione i tempi futuri e ottimizzare la fase di pianificazione. In questo senso, l’automazione diventa una leva strategica per accrescere la maturità organizzativa nel project management.

Secondo il Project Management Institute e il Project Management Body of Knowledge, la maggior parte dei progetti può essere ricondotta a cinque gruppi di processi: avvio, processi di pianificazione, processi di esecuzione, processi di monitoraggio e controllo e processi di chiusura.

Non tutti, però, si prestano allo stesso livello di automazione: il processo di avvio richiede scelte strategiche e decisioni manageriali che difficilmente possono essere delegate a un software.

Per questo motivo ci concentreremo su quattro aree chiave che possono essere automatizzate e che hanno il maggiore impatto sulle prestazioni del progetto.

4 processi di project management che possono essere automatizzati

1. Processi di pianificazione: automatizzare la fase iniziale

La fase di pianificazione è cruciale per impostare la rotta di un progetto. Spesso richiede la definizione di obiettivi, scadenze, risorse e budget. Questo passaggio può essere molto complesso, soprattutto quando coinvolge più reparti e competenze diverse.

Un software di project management come Twproject aiuta ad automatizzare la creazione delle roadmap, il calcolo delle dipendenze tra task e la distribuzione del carico di lavoro. Ad esempio, se un’attività slitta, il sistema aggiorna in automatico l’intera timeline del progetto, riducendo il rischio di errori manuali.

 2. Processi di esecuzione: coordinamento del team

Durante l’esecuzione del progetto il focus si sposta sull’operatività quotidiana: attività da svolgere, documenti da condividere, feedback da dare e risultati da consegnare. È qui che i processi di esecuzione possono essere ottimizzati grazie all’automazione.

Un software di gestione del progetto centralizza in un unico ambiente tutte le informazioni necessarie: comunicazioni interne, file aggiornati, commenti sui task e avanzamento delle attività. In questo modo si evita la dispersione di dati su canali diversi (email, chat, fogli di calcolo), che spesso porta a confusione e rallentamenti.

Vediamo qualche esempio:

• I membri del team possono aggiornare lo stato delle attività in tempo reale, così il project manager ha una visione immediata dell’avanzamento senza dover rincorrere report manuali.
  
  
• I documenti sono caricati e versionati automaticamente, evitando il rischio di lavorare su file duplicati o obsoleti.
  
  
• Le notifiche automatiche informano i responsabili quando un’attività dipendente è stata completata, riducendo i tempi morti.
  
  
• Le discussioni legate ai task restano tracciate all’interno della piattaforma, così anche chi entra in un secondo momento nel progetto può recuperare facilmente il contesto.
  
  Così il project manager non deve più controllare ogni singolo dettaglio, ma può intervenire solo quando necessario, dedicando più tempo al coordinamento strategico e al supporto del team.

3. Processi di monitoraggio e controllo: avere dati in tempo reale

I processi di monitoraggio e controllo servono a verificare se il progetto sta procedendo nei tempi, nei costi e con la qualità prevista. Questa fase può essere molto onerosa se basata su report manuali.

Automatizzare significa avere dashboard sempre aggiornate con indicatori chiave di performance (KPI).

Affidarsi ai fogli di calcolo per il monitoraggio è un grande errore: sono lenti da aggiornare, soggetti a errori umani e non offrono una visione in tempo reale. Un project manager che perde tempo a compilare tabelle manuali rischia di basare le proprie decisioni su dati incompleti o superati.

Con software di project management come Twproject, invece, le informazioni sono sempre disponibili, affidabili e facilmente condivisibili con il team, permettendo di concentrarsi sull’analisi dei risultati e sul miglioramento continuo delle prestazioni del progetto.

4. Processi di chiusura: semplificare la raccolta finale

I processi di chiusura non vanno sottovalutati. Un progetto ben chiuso garantisce che tutte le consegne siano rispettate e che resti una documentazione utile per il futuro. Anche questa parte può essere automatizzata.

Un software di gestione del progetto come Twproject raccoglie automaticamente i dati sulle attività svolte, i tempi, i costi e i risultati raggiunti. Questo consente di avere report finali pronti e confrontabili con altri progetti, facilitando la crescita delle competenze aziendali e delle aree di conoscenza.

Come Twproject supporta l’automazione

Twproject è un software di gestione dei progetti che si adatta a team di ogni dimensione, dalle piccole realtà alle organizzazioni più strutturate. La sua forza sta nella capacità di integrare in un’unica piattaforma tutti i principali processi di project management, riducendo al minimo il lavoro manuale.

Grazie alle sue funzioni, diverse attività ripetitive possono essere automatizzate:

• Assegnazione dei task: quando un nuovo progetto viene creato, i compiti vengono distribuiti automaticamente ai membri del team in base a ruoli e carichi di lavoro.
  
• Gestione delle scadenze: se un’attività slitta, la timeline del progetto si aggiorna da sola, ricalcolando le dipendenze e avvisando chi di dovere.
  
  
• Monitoraggio in tempo reale: dashboard e grafici offrono al project manager una panoramica immediata dei progressi, senza dover compilare report manuali.
  
  
• Reportistica finale: alla chiusura, il sistema genera automaticamente documenti con report sui tempi, costi e risultati, utili per il confronto tra progetti e per l’apprendimento futuro.
  
  

In questo modo, i progetti possono beneficiare di maggiore efficienza e continuità, mentre il team lavora in modo più collaborativo, trasparente e focalizzato sugli obiettivi strategici.

Concludendo, automatizzare i processi di project management non significa sostituire il ruolo del project manager, ma supportarlo.

Come abbiamo visto, alcuni passaggi ripetitivi possono essere gestiti da un software di project management, liberando tempo prezioso per decisioni strategiche e per la gestione del team.

Nel lungo periodo, l’automazione diventa una leva concreta per migliorare le prestazioni del progetto e per accompagnare le organizzazioni nel raggiungere gli obiettivi.