Implementare processi snelli nei progetti: La metodologia lean

Implementare processi snelli nei progetti sta diventando sempre più popolare in numerosi settori. Tale implementazione ha l’obiettivo di risolvere i problemi e ridurre le inefficienze.

I principi snelli sono stati originariamente sviluppati e utilizzati esclusivamente nel mondo manifatturiero, poiché promuovono processi semplificati ed enfatizzano la produzione di alta qualità.

Questo approccio è particolarmente importante per la produzione di beni, ma ha avuto un tale successo che è stato introdotto in altre industrie. Non da ultimo se ne sono avvantaggiati anche i Project Manager della ricerca.

Tuttavia, la gestione snella dei progetti non è la soluzione giusta per ogni organizzazione.

In questo articolo, cercheremo di capire meglio che cos’è una lean production, quali sono le basi di questa metodologia, come implementarla e alcuni vantaggi e svantaggi associati al suo utilizzo.

Che cos’è la gestione snella di progetto?

Il termine “lean” non si applica esclusivamente alla gestione del progetto, ma è un modo di pensare che si concentra in generale sulla gestione operativa snella, fondata sull’efficienza.

Sebbene il concetto sia una combinazione di culture e pratiche occidentali e giapponesi, le origini di questa metodologia possono essere fatte risalire alla Toyota Motor Corporation durante il secondo dopoguerra.

Lottando con una scarsa produttività, Toyota ha implementato il Toyota Production System (TPS) per rimuovere elementi problematici dai suoi processi, fra cui elaborazione inefficiente, lunghi tempi di attesa e problemi di inventario.

Uno dei principi fondamentali del TPS era il cosiddetto “just-in-time” o JIT.

Per Toyota, JIT significava

ottenere la giusta quantità di materie prime e produrre la giusta quantità di prodotti per soddisfare la domanda dei clienti.

In altre parole, la produzione era strettamente legata alla domanda.

L’adozione di TPS e JIT ha quindi rappresentato un approccio “snello” alla produzione e questa tattica ha reso Toyota una delle aziende di maggior successo al mondo.

Quando, negli anni ’80, i produttori occidentali si sono resi conto che il Giappone li stava superando, questi principi hanno iniziato a migrare verso ovest.

Il nome “lean production” è nato intorno a questo periodo, prima applicato alla produzione e successivamente alla gestione dei progetti.

Principi della gestione snella di progetto. Il Metodo Lean

Oggi, la consegna snella del progetto consiste nel massimizzare il valore riducendo al minimo gli sprechi, ciò significa utilizzare una quantità minima di materiali, attrezzature, manodopera e spazio.

In particolare, la metodologia lean ottimizza l’utilizzo delle risorse eliminando gli sprechi in sette aree:

• Sovrapproduzione: la produzione in eccesso non è necessaria e causa elevati livelli di scorte;
• Scorte: i materiali in eccesso aumentano i costi di stoccaggio e vengono utilizzati raramente;
• Tempo: gli arretrati in qualsiasi area che portano ad una generale perdita di tempo;
• Trasporto: spostare inutilmente i materiali da un luogo all’altro causa inefficienza;
• Difetti: i problemi di qualità possono essere risolti solo spendendo tempo, denaro e risorse aggiuntive;
• Movimento: troppi passaggi non necessari in un processo allungano i tempi di produzione;
• Eccesso di elaborazione: il lavoro che non aggiunge valore a un prodotto o processo è uno spreco e fa aumentare i costi inutilmente.

Lean Project Management

La metodologia che l’approccio lean utilizza per identificare e rimuovere gli sprechi in queste aree si può scomporre nei seguenti passaggi:

• Specificare il valore: Il concetto di valore va ripensato dal punto di vista del cliente finale.
• Mappare il flusso di valore: Analizzare il processo di creazione del prodotto o progetto per identificare aree di spreco, come passaggi o azioni non necessarie.
• Ottimizzare i processi: Sviluppare un piano di miglioramento per eliminare gli sprechi identificati nel flusso di valore.
• “Tirare” la produzione: Questo deriva dal termine inglese “pull” e si intende portare avanti il progetto o creare il prodotto in base esclusivamente alla richiesta del cliente. In altre parole, è il cliente che “tira” la produzione.
• Miglioramento continuo: Rivalutare regolarmente il processo del progetto con l’obiettivo di eliminare gli sprechi e massimizzare la produttività e l’efficienza.

Implementazione della gestione snella di progetto

Sebbene implementare processi snelli nei progetti sia una metodologia utilizzata in organizzazioni di tutti i tipi e dimensioni, funziona meglio – almeno all’inizio – nel caso di piccoli progetti e piccoli team perché richiede una comunicazione forte.

Man mano che un’organizzazione cresce può continuare a coltivare la mentalità snella tra i nuovi membri.

Ecco una panoramica delle principali fasi associate all’implementazione di una gestione snella di progetto:

1. Creare una cultura aziendale

Il tradizionale approccio top-down non si adatta alla filosofia di gestione snella del progetto.

Sebbene il management si assuma la piena responsabilità per prodotti, processi e requisiti aziendali, è importante che tutti provino un senso di responsabilità, e quindi un senso di uguaglianza, quando si tratta di migliorare il modo in cui un’organizzazione lavora.

Stabilire uno standard di apertura e trasparenza aiuta a creare un ambiente in cui tutti sono incoraggiati a identificare i problemi e testare le soluzioni.

2. Avere un team ben preparato

Non esiste un modello di gestione snella che funzioni per ogni progetto; l’applicazione dei principi può non sembrare esattamente la stessa in ogni caso.

Ecco perché è importante formare un team ben preparato che abbia una profonda conoscenza dei valori di gestione snella del progetto sia in grado di mantenere tutti concentrati.

Un modo per aumentare la conoscenza di questa metodologia nel team è fornire sessioni di formazione interne che chiariscano le procedure e i metodi relativi ai principi lean.

3. Rendere i miglioramenti snelli parte della cultura aziendale

Una cultura del miglioramento dovrebbe permeare in tutta l’organizzazione, incoraggiando e abilitando i team a cercare il miglioramento continuo ovunque.

I membri del team ​​dovrebbero essere in grado di valutare un processo e intraprendere le azioni necessarie per apportare miglioramenti.

Rimanere fedeli al lean richiede un’attenzione continua.

Vantaggi della gestione snella dei progetti

L’implementazione di una gestione snella dei progetti è una proposta a lungo termine, che dovrebbe cambiare in meglio la cultura di un’organizzazione.

I vantaggi della gestione snella dei progetti includono:

• Processi più semplici: Affinare continuamente il flusso di lavoro significa liberarsi da attività inutili ed il risultato finale è un processo più semplice e più facile da gestire.
• Output di alta qualità: Eliminando le attività prive di valore, il team può concentrarsi maggiormente sulle attività che apportano migliore qualità e meno errori all’output.
• Dipendenti motivati: I dipendenti che trascorrono del tempo in un lavoro significativo hanno una motivazione più alta. Inoltre, i dipendenti che sentono di lavorare insieme in condizioni di parità prendono naturalmente più iniziative e sono più dedicati alla produzione di qualità.
• Processi più intelligenti: Lean consente ai dipendenti di lavorare sui compiti giusti al momento giusto.
• Più valore per il cliente: Concentrarsi maggiormente sul lavoro a valore aggiunto produce naturalmente un prodotto migliore.

Difficoltà della gestione snella dei progetti

Fatto bene, il lean è in grado di offrire tutti i vantaggi sopra descritti, ma molte organizzazioni hanno difficoltà a implementare una gestione snella dei progetti a lungo termine.

I problemi principali che si riscontrano sono:

• Mancanza di tempo. Lean richiede pianificazione e tempo in anticipo. Mappare i principali flussi di prodotti, creare piani di miglioramento, condurre riunioni giornaliere per discutere del lavoro completato e in sospeso e identificare i problemi sono solo alcune delle cose che devono essere fatte regolarmente per mantenere il flusso. Percepite come interferenti con le normali attività lavorative, questi compiti spesso vengono tralasciati con il passare del tempo, rendendo impossibile applicare una metodologia lean.
• Mancanza di strategia. Alcune organizzazioni si concentrano così tanto sulla lean production da perdere di vista il loro piano strategico complessivo. Per ottenere il massimo da questa metodologia, è necessario applicare intenzionalmente i suoi principi agli obiettivi aziendali esistenti e non tralasciarli.
• Buy-in non sufficiente. La metodologia lean è considerata un modo di pensare radicale che richiede il completo consenso dei team. Ci vorranno molti sforzi per cambiare i comportamenti delle persone e incoraggiarle a lavorare in modo più indipendente. Se non si ha il tempo sufficiente per istruire le persone sul nuovo modo di lavorare e su come tutti ne trarranno beneficio, è improbabile che queste saranno d’accordo. Per aiutare a ottenere il consenso, è importante investire in programmi di formazione che insegnino alle persone il lean e migliorino le loro capacità di comunicazione.

Nessuna metodologia di gestione del progetto è perfetta e questo è il motivo per il quale molte organizzazioni utilizzano alcune combinazioni di metodologie.

La metodologia lean, vista la sua radicalità, può non essere adatta a tutti, ma il suo principio fondamentale – ridurre al minimo gli sprechi massimizzando il valore – può comunque essere applicato in una certa misura anche se si sta utilizzando un altro framework di progetto.