Pianificare un progetto ed effettuare una analisi strategica per un project manager deve essere una attività chiave Indipendentemente dal settore in cui lavora.
Per quanto, infatti, la tecnologia digitale e l’ambiente online siano cambiati praticamente in ogni settore, le competenze, gli strumenti e le tecniche per la pianificazione dei progetti rimangono rilevanti.
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Ciò richiede che il project manager raggiunga una comprensione chiara e completa dei requisiti del progetto, dell’ambiente aziendale e di una vasta gamma di altri fattori, al fine di sviluppare il piano migliore.
E ciò pone la seguente domanda: quale tipo di strumento o strategia è considerata la “migliore pratica” nel project management?
Abbiamo già parlato ampiamente delle tecniche disponibili per definire una strategia di project management. Sebbene esista un’ampia gamma di tecniche disponibili, oggi ci soffermiamo su quella denominata SWOT.
Cosa significa SWOT?
SWOT si riferisce all’analisi SWOT o alla matrice SWOT.
Il nome è un acronimo e si riferisce a punti di forza, debolezze, opportunità e minacce di un progetto.
SWOT è una tecnica di pianificazione strategica che identifica questi quattro fattori in qualsiasi piano di progetto.
In tal modo, l’approccio SWOT aiuta il project manager a restringere gli obiettivi del progetto, identificando anche quali fattori interni ed esterni possono aiutare o ostacolare gli sforzi per completare tali obiettivi.
L’analisi SWOT utilizza una metodologia di domande e risposte per raccogliere informazioni:
- I punti di forza (S = strength) si riferiscono alle qualità intrinseche del progetto che gli possono conferire un vantaggio.
- Le debolezze (W = weakness) sono le caratteristiche di un progetto che lo mettono in svantaggio.
- Le opportunità (O = opportunities) sono elementi esterni – condizioni o situazioni ambientali – che giocano sui punti di forza di un progetto, dandogli un vantaggio.
- Le minacce (T = threats) invece, sono le condizioni che capitalizzano i punti deboli, riducendo l’efficacia del progetto.
Data l’importanza di analisi come questa per la distribuzione delle risorse, determinare i punti di forza e di debolezza di un progetto, nonché le situazioni per ottimizzarli entrambi, diventa una necessità.
Quando usare la tecnica SWOT?
L’analisi SWOT ha molti usi e può adattarsi praticamente a qualsiasi situazione.
SWOT può essere utilizzata quando si valuta un progetto, ma anche durante il progetto stesso per identificare gli ostacoli e sapere come superarli al meglio.
E, ancora, se un progetto diventa stagnante, non avanza, valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce può aprire gli occhi a nuove possibilità.
Infine, quando si presenta un piano di progetto a leader aziendali, azionisti o stakeholder chiave, avere una matrice SWOT nella presentazione aggiunge la credibilità necessaria al piano.
Ecco alcune applicazioni più specifiche per l’analisi SWOT.
Strategia
Qualsiasi sforzo per ideare una strategia aziendale, sociale o personale, può trarre vantaggio dall’analisi SWOT.
Evidenziare chiaramente quali risorse, limitazioni, opportunità e problemi si devono affrontare in un progetto, può aiutare nel definire il tipo di strategia che un team o un individuo potrebbero adottare.
Se, ad esempio, esiste un forte legame tra punti di forza e opportunità, se l’ambiente esterno si allinea fortemente con i fattori interni positivi, la strategia può prevedere una ricerca più aggressiva di tutte le opportunità.
Se, al contrario, i fattori negativi esterni e interni sono allineati e debolezze e minacce sono fortemente collegate, allora bisogna presumere che vi sia un livello di rischio più elevato anche per piccole opportunità e la strategia da adottare deve essere più avversa al rischio.
Abbinare e convertire
L’uso di SWOT può estendersi oltre il livello strategico e questo può essere fatto attraverso due processi separati: l’abbinamento e la conversione.
- Abbinamento: dopo aver identificato i punti di forza e le opportunità, è sufficiente collegare ciascun punto di forza con l’opportunità che consente a un team di sfruttarlo al meglio. Ad esempio, se un’azienda ha il suo punto di forze nelle conoscenze informatiche, questa dovrebbe essere collegata a qualsiasi possibilità di utilizzare quel pool di competenze.
- Conversione: una volta che un team conosce i suoi punti deboli e le sue minacce, può riflettere sulle condizioni in cui potrebbero essere considerati punti di forza o opportunità. Questo passaggio, semplice su carta, può essere difficile da applicare in concreto. Ecco un esempio: potrebbe accadere che una azienda identifichi come minaccia una linea di prodotti esistente che non soddisfa le esigenze del mercato.
Se l’azienda non ha modo di riprogettare questa linea di prodotti, potrebbe ricercare mercati che possano aver bisogno dei prodotti così come sono. Sostanzialmente la conversione trasforma una minaccia in una opportunità.
Piano aziendale
Per le grandi organizzazioni, la pianificazione strategica è solo una parte del processo di pianificazione generale.
SWOT è quindi ideale per valutare l’intera organizzazione: condizioni attuali, prodotti e servizi esistenti e ciclo di vita previsto di tali offerte.
Benefici dell’analisi SWOT
Molti dei vantaggi dell’analisi SWOT sono già stati accennati, ma meritano di essere elencati.
L’uso di una matrice SWOT :
- consente a un team di determinare quanto sia fattibile un progetto.
- Consente ai membri del team di visualizzare i risultati e le azioni necessarie per raggiungere l’obiettivo.
- È utile per raccogliere e interpretare informazioni utili per ottimizzare gli sforzi di lavoro di un progetto.
- È utile per determinare quali fattori sono fondamentali per il raggiungimento dell’obiettivo generale dell’organizzazione.
Limitazioni dell’analisi SWOT
Nonostante la sua utilità, l’analisi SWOT (come tutte le cose) non è perfetta e ci sono alcuni avvertimenti da considerare quando la si utilizza.
L’analisi SWOT può essere potenzialmente utilizzata in modo improprio, soprattutto dai meno esperti, e ciò può portare a una presentazione disinformata o distorta di punti di forza, debolezze, opportunità e minacce, portando di conseguenza ad una strategia erronea.
Inoltre, una matrice SWOT crea solo un elenco di fattori positivi e negativi e non può ideare strategie o obiettivi da sola. Ecco come quindi diventa fondamentale anche saperla leggere in maniera corretta.
