Sistema di reporting nei progetti

Il sistema di reporting è un processo critico in qualsiasi organizzazione e per qualsiasi tipo di progetto.

Le informazioni vengono utilizzate per informare tutte le parti interessate sullo stato del progetto e sono utilizzate ovviamente anche per prendere delle decisioni.

È quindi fondamentale che la rendicontazione ed il sistema di reporting nella gestione del progetto sia accurata in ogni stadio.

Il reporting potrebbe non essere la parte più affascinante del lavoro di un project manager, ma questo ha il potere di garantire che i progetti rimangano sulla strada giusta e finiscano secondo i piani.

Vediamo quindi in questo articolo quali sono i più comuni tipi di report nei progetti.

Tipi di reporting nel project management

Il sistema di reporting nei progetti significa molto più che semplicemente comunicare gli ultimi aggiornamenti del progetto al team e alle parti interessate.

È infatti possibile utilizzare i report di progetto per mitigare il rischio, monitorare il budget e le tempistiche e creare piani di progetto più accurati.

Ecco alcuni report di progetto che potranno tornare utili ad un project manager:

• Report sulla disponibilità delle risorse
• Report sullo stato di progetto
• Report sulla salute del progetto
• Valutazione del rischio
• Linea di base del progetto

Report sulla disponibilità delle risorse

Un project manager, per poter costruire un piano di progetto accurato, deve sapere quali risorse ha a disposizione per svolgere il lavoro e per quanto tempo queste sono disponibili.

Inoltre, questo report mostra la quantità di lavoro che ciascun membro del team svolge (e può svolgere) nel proprio tempo disponibile per il progetto. Ciò permette al project manager di prendere decisioni ponderate in merito alla distribuzione delle attività.

Report sullo stato di progetto

Un report sullo stato di progetto con cadenza settimanale è un modo semplice per tenere informati il team e le parti interessate e gestire le aspettative mentre il progetto avanza.

In generale, in questo report vengono indicati questi risultati:

• Attività completate
• Attività in completamento
• Attività in arrivo
• Completamento complessivo del progetto
• Budget speso/disponibile
• Rischi o problemi nel progetto

Questo report non deve necessariamente entrare troppo nei dettagli e spesso è sufficiente redigere una pagina con le informazioni chiave per capire la tendenza del progetto.

Nel caso in cui gli stakeholder dovessero necessitare informazioni più specifiche, si potrà organizzare un meeting o una serie di documenti appositi.

Report sullo stato di salute del progetto

Questo tipo di report sullo stato di salute di un progetto fornisce una fotografia istantanea di alta qualità dello stato del progetto.

È perfetto per la condivisione immediata durante le riunioni con il team e le parti interessate, in modo che tutti sappiano a colpo d’occhio le attività che stanno rispettando le tempistiche, quelle che stanno correndo contro il tempo e quelle che – purtroppo – hanno già superato la deadline.

Ad esempio, il progetto può essere semplicemente diviso in 3 diversi livelli di stato di salute e, per un impatto ancora più forte, con 3 diversi colori.

Ecco quali:

• Attività in corso caratterizzate dal colore verde: attività che sono in anticipo o rispettano il termine previsto.
• Attività in esecuzione dietro la pianificazione caratterizzate dal colore giallo: attività dove manca ancora del tempo alla scadenza ma nel cui caso, se il ritmo attuale viene mantenuto, sarà difficile rispettarla.
• Attività in ritardo caratterizzate dal colore rosso: quelle attività che hanno perso la scadenza e richiedono un’attenzione speciale per evitare che gli strascichi impediscano la continuazione regolare dell’intero progetto.

Valutazione del rischio

Una valutazione del rischio consente di identificare e classificare i rischi del progetto in base alla gravità e alla probabilità che questi si verifichino.

In questo modo è possibile dare priorità ai problemi e ridurre il rischio sul nascere prima che l’intero successo del progetto venga intaccato.

Linea di base del progetto

Un report di base confronta la linea temporale originale e pianificata inizialmente con la linea temporale del progetto effettiva in modo da determinare quali attività sono state eseguite in tempo o prima del previsto e quali sono state ritardate.

È anche utile per mostrare come modifiche o ritardi vanno ad influenzare la sequenza temporale complessiva del progetto.

Best practice per la gestione del sistema di reporting nei progetti

Ecco una serie di suggerimenti che renderanno la gestione del sistema di reporting nei progetti più efficace:

• Impostare una cadenza: una pianificazione nel sistema di reporting stabilisce scadenza regolari in modo che tutti sappiano quando aspettarsi e/o fornire importanti aggiornamenti sul progetto.
• Fare attenzione ai dati: un report è valido tanto quanto le informazioni in esso contenute. Verificare che i dettagli del progetto siano aggiornati e corretti prima di condividere report con clienti e parti interessate è vitale.
• Scrivere pensando al pubblico: i membri del team, i clienti e le parti interessate non devono perdersi nei dettagli del progetto (a meno che lo scopo del report non sia proprio quello). In linea generale, i report sono sintetici, con elenchi puntati e schematici e senza la presenza di gergo tecnico.
• Aggiungere elementi visivi: un’immagine vale più di mille parole e questo lo sanno bene gli specialisti del visual project management. Utilizzare diagrammi e grafici quando possibile renderà un report più facile da digerire.
• Essere onesti: se il progetto è in ritardo o sta richiedendo un budget eccessivo, non bisogna esitare a menzionarlo nel report. Prima viene alla luce un problema, prima questo può essere risolto.
• Invitare alla discussione: un report di progetto dovrebbe essere un trampolino di lancio per la conversazione, non un documento statico inciso nella pietra. Ecco quindi come diventa fondamentale creare uno spazio per i feedback sul progetto e le discussioni costruttive in modo che tutti siano d’accordo con i prossimi passi da compiere.

 

In conclusione, un efficiente sistema di reporting è fondamentale per l’esecuzione delle attività del progetto.

In parole povere, a meno che l’organizzazione non utilizzi un sistema di reporting adeguato, il team di progetto e le altre persone interessate non saranno in grado di conoscere i dettagli completi del progetto.