Misurare lo stato di avanzamento: l’importanza di un software

Misurare lo stato di avanzamento del progetto, o di una semplice attività, è ovviamente fondamentale, ma perché è così importante avvalersi di un buon software per farlo?

Probabilmente è successo più di una volta che il project manager si è sentito porre la domanda “Allora, abbiamo finito?” in merito ad un’attività di progetto o al progetto stesso.

Che sia stata posta da clienti, dirigenti, membri del team o dal project manager stesso, questa situazione non è così rara come si può pensare in un primo momento.

Durante il lavoro è infatti possibile perdere il senso dello spazio e del tempo e non sapere più esattamente dove ci si trova lungo il percorso.

Inoltre, informazioni errate o volontariamente manipolate, possono portare ad un’immagine distorta della situazione.

Ecco quindi come diventa fondamentale un software di project management per misurare lo stato di avanzamento di un progetto.

Perché il progresso di un progetto è difficile da misurare?

Sapere esattamente dove ci si trova lungo il percorso di un progetto è difficile da misurare per diversi motivi. Per esempio:

• L’avanzamento del progetto è di natura molto più soggettiva: ciò è particolarmente vero se si lavora in un ambiente di tecnologia innovativa in cui gli sviluppatori possono lavorare su una funzionalità anche per un tempo non definito, con la promessa che sono proprio “sull’orlo della svolta necessaria per completare le cose”.
• Risorse in ritardo: le risorse che stanno lavorando ad una determinata attività del progetto sono rimaste indietro e invece di riferire questo fatto, lo nascondono essendo convinte di poterlo recuperare. Andranno avanti e diranno che tutto è in ordine, pensando che potranno risolvere il problema passando qualche ora in più in ufficio a fine giornata o lavorando durante il fine settimana. Nel frattempo, il project manager riporterà nel suo file di pianificazione che tutto sta andando secondo i piani, anche se così non è.
• Risorse che non vogliono fare brutte figure: un altro motivo per cui la pianificazione manuale potrebbe non essere sincronizzata con la realtà si basa sulla natura umana. Alle persone non piace fare brutte figure e lo stato di un’attività può essere “ritoccato” leggermente in modo che i colleghi e, soprattutto, il project manager non abbiano da ridire. Di tanto in tanto questo potrebbe non essere un grosso problema, ma settimana dopo settimana i ritardi e le false informazioni possono accumularsi fino a causare danni importanti al progetto.

Utilizzare un software di pianificazione per misurare oggettivamente lo stato di avanzamento del progetto

Dopo aver visto gli esempi precedenti, diventa chiaro come un software di project management automatizzato può aiutare nel monitorare e misurare oggettivamente lo stato di avanzamento di un progetto.

Di seguito sono riportati quattro modi per misurare l’avanzamento del progetto in maniera corretta:

• Rendere gli obiettivi chiari: ogni attività o pietra miliare deve evidenziare l’obiettivo o lo stato finale previsto. Ad esempio, piuttosto che avere un’attività vaga come “soluzione di ricerca per l’implementazione” a tempo indeterminato, questa dovrebbe venire indicata con precisione come, ad esempio, “decisione presa sulla soluzione per l’implementazione”. Ciò comporta il fatto che questo prodotto deve essere portato a termine e completato entro un determinato periodo di tempo e secondo determinati criteri.
• Suddividere le attività in piccoli blocchi: è meglio suddividere i risultati in piccoli blocchi di lavoro piuttosto che in un grosso e complesso obiettivo finale in cui ogni membro del team ha la possibilità di essere vago sulla sua parte di lavoro. Non è efficiente avere un’attività unica di 6 mesi intitolata “prodotto X terminato”, in cui sono inclusi una serie di compiti altrettanto misurabili nel loro piccolo. In questo modo non è possibile sapere cosa potrebbe essere fuori pista per un lungo periodo di tempo.
• Consentire solo 3 indicatori di stato: il team può riferire sui progressi di un’attività utilizzando solo 3 indicatori, cioè non avviato, in corso e completato – o qualsiasi tipo di indicatore si adatti al settore. In questo modo non ci sarà spazio per risposte intermedie o vaghe. Questo approccio in bianco e nero elimina la soggettività.
• Automazione: un buon software di project management permette la raccolta dati e l’analisi in automatico. In questo modo, il team ed il project manager potranno dedicare il loro tempo a portare a termine le singole attività e a mantenere il progetto in carreggiata. Inoltre, il project manager avrà così l’opportunità di visionare i progressi in tempo reale e di intervenire per tempo nel caso di particolari blocchi o ritardi.

Questi sono alcuni esempi che rendono chiaro come un software di gestione progetti è importante per misurare lo stato di avanzamento di un progetto.

Oltre a questo, un software di project management permette di avere tutta una serie di funzionalità che contribuiscono a mantenere il lavoro efficiente e la comunicazione attiva ed efficace.

È importante tenere a mente che è impossibile migliorare ciò che non è possibile calcolare e per questo l’utilizzo di un software dà l’opportunità non solo di misurare lo stato di avanzamento di un progetto, ma anche di analizzarlo e di mettere in atto delle strategie di miglioramento dei processi dove necessario.