Stress management e Project Management: come gestire lo stress nei momenti critici del progetto

Il lavoro di Project Manager è senza dubbio uno dei più stressanti, in quanto questa figura è direttamente responsabile del successo o del fallimento di un progetto.

Alcuni project manager credono di poter gestire e affrontare l’elevato livello di stress, sbagliando, e alcuni addirittura ignorano o rifiutano di riconoscere di essere stressati.

L’esperienza dello stress per un Project Manager non ha solo un impatto sulle prestazioni cognitive e comportamentali, ma può anche avere un impatto negativo sulla salute personale, sul benessere e sulla vita familiare.

E’ difficile essere in grado di cambiare la quantità di stress che si ha quotidianamente, ma è possibile cambiare il modo in cui affrontarlo.

È importante riuscire a gestire lo stress prima che diventi sempre più difficile da maneggiare.

Cause di stress nella gestione dei progetti

Immagina: La data di scadenza del progetto è fra 2 settimane e ci sono ancora alcuni problemi critici da risolvere. A peggiorare le cose, uno dei membri chiave del tuo team è stato ricoverato in ospedale. Il cliente non è soddisfatto e la direzione richiede una revisione giornaliera. E questo è solo un piccolo esempio dei tanti scenari che un project manager può vivere ogni giorno.

Le fonti di stress nel project management possono essere molte e varie.

Ecco quali sono alcune fonti fra le più comuni:

• Cronologia e tempistiche non realistiche
• Lavorare in un sistema e in una struttura organizzativa in cui project management non ha il pieno controllo delle risorse
• Mancanza di risorse – umane e / o attrezzature
• Proliferazione di team virtuali e influenze interculturali difficili da gestire
• Conflitto tra gruppi nell’organizzazione
• Ambiente di progetto

Il primo passo per il project manager deve essere innanzitutto il riconoscere di essere sotto stress e quindi sviluppare l’autodisciplina prima di procedere all’apprendimento e alla pratica di quali sono le tecniche per gestire lo stress.

Imparare a gestire lo stress con successo inizia con la volontà di dare uno sguardo onesto dentro a noi stessi.

Le tecniche per gestire lo stress nel Project Management

Molte tecniche possono aiutare a gestire lo stress. Non esiste una tecnica unica per tutti e nessuna tecnica sarà in grado di eliminare completamente lo stress. Ogni persona deve decidere cosa funzionerà meglio per lui o lei.

Questo ci lascia dedurre che le tecniche dovrebbero essere esplorate per determinare quale funziona meglio per noi e, una volta che trovate alcune strategie che funzionano, l’impegno a praticarle è la chiave per gestire lo stress.

Avendo ben chiaro questo concetto proviamo a vedere insieme alcune delle tecniche più comunemente usate per abbassare i livelli di stress.

Le tecniche per gestire lo stress: Distacco o dissociazione

Consideriamo l’esempio di una riunione in cui il project manager è estremamente frustrato e considera il tutto come tempo perso.

In questo caso si può usare il distacco o la dissociazione, “controllando” mentalmente l’incontro, lasciando che la mente vaghi verso un’immagine più piacevole.

E’ una tecnica che può apparire insensata, ma che riesce, invece, a scaricare lo stress in modo efficace.

Le tecniche per gestire lo stress: Monitorare il pensiero “what if”

Durante un evento o una riunione stressante, è naturale cadere nel “what if thinking”, dove ci si chiede “E se in passato avessimo fatto questo, potremmo non essere in crisi in questo momento?”

Come è evidente, questa forma di pensiero implica un focus che non è orientato al presente.

Un’alternativa a questa forma di pensiero è concentrarsi sul presente ponendosi ad esempio questa domanda a se stessi: “È giovedì, sono le 15:17, ho appena ricevuto cattive notizie sul progetto. Cosa posso fare nell’ora successiva per fare un piccolo passo verso il miglioramento della situazione?”

In sostanza non concentrarsi sul come si è arrivati al momento ma sul cosa fare per uscirne anche a piccolissimi passi.

Le tecniche per gestire lo stress: Sviluppare potenti capacità di risoluzione dei conflitti

Si aggiunge ulteriore stress alla vita lavorativa quando si reagisce ad una situazione stressante evitandola o negandola. Stesso risultato si ottiene quando si reagisce in modo eccessivo alla situazione stressante.

Entrambi questi approcci aumentano il livello di stress.

Per questo motivo è importante sviluppare la capacità di risoluzione dei conflitti, magari seguendo un percorso di training apposito.

Le tecniche per gestire lo stress: Sapere quando è abbastanza

Sapere quando è abbastanza e stare lontano dai dibattiti è una potente soluzione ad alcune situazioni di forte stress.

Un approccio naturale ma spesso non produttivo per risolvere una situazione è discutere con un’altra persona sulla saggezza e sulla ragione del proprio punto di vista. Queste situazioni sono potenti fonti di stress

Questo non significa che non si devono far valere le proprie convinzioni, ma si deve sapere quando fermarsi.

Se si continua a voler provare ad essere visti come “giusti”, si sta solamente aumentando il livello di stress e si stanno sprecando energie utili.

Le tecniche per gestire lo stress: Cercare una componente paradossale della situazione

Nel bel mezzo di una situazione che è legittimamente stressante, ci si può trovare a prendere noi stessi, o la situazione, troppo sul serio.

Gli psicologi comportamentali direbbero che ci stiamo impegnando in un comportamento “catastrofico”, in cui si prende un evento singolare e negativo, e ci si ritrova a credere, ad esempio, che l’intero progetto sia condannato a causa di questo grave problema.

Un antidoto a questo modo di fare e di pensare è trovare una cognizione paradossale a cui aggrapparsi, qualcosa che metterà lo stress e le preoccupazioni in prospettiva.

Altre tecniche utili per gestire lo stress

• Priorità: creare una matrice di priorità e assegnare ogni attività in base alla sua urgenza e importanza. Concentrarsi in primis sui compiti urgenti e importanti e non sopraffarsi preoccupandosi dell’intero carico di lavoro.
• Evitare reazioni estreme: perché odiare quando si tratta di una piccola antipatia? Perché generare ansia quando si può essere “solo” nervosi? Perché essere depressi quando si può semplicemente essere “solo” tristi?
• Applicazione della PNL – Programmazione Neuro-Linguistica – per la riduzione dello stress: la PNL fornisce una serie di strumenti e concetti eccellenti per consentire agli individui di affrontare o modificare lo stress negativo in risorse positive. Con la PNL è possibile cambiare sentimenti travolgenti e immobilizzanti in potenti forze motivanti.
• Esercizio fisico: prendersi del tempo libero dagli impegni e pianificare alcune attività fisiche, che si tratti di jogging, ciclismo, escursionismo o altre attività all’aperto per alleviare lo stress.
• Meditazione: Gli esercizi di meditazione e respirazione hanno dimostrato di essere molto efficaci per il controllo dello stress.

Stress Management: conclusioni

Per concludere possiamo dire che i modi a disposizione di un Project Manager per ridurre lo stress sono vari. Ogni modalità può portare benefici e ognuno deve testare per poter capire quali sono quelle che meglio si adattano a lui.

E’ ovvio che il successo nella gestione dello stress non dipende solo dal tipo di tecnica utilizzata, ma è anche l’impegno della persona che applica le tecniche che fa la differenza.

La stessa strategia potrebbe non funzionare per tutti.

Bisogna dare uno sguardo onesto in se stessi e determinare ciò che è più pratico e ciò che ha più senso per se stessi.

Impegnarsi e lavorare seriamente per ridurre lo stress può migliorare la felicità e la salute. E’ per questo che vale la pena provarci.