Project integration management: come gestire l’integrazione in un progetto

La gestione di un progetto può essere complicata, soprattutto quando diversi reparti devono lavorare insieme.

Poiché saranno più dipartimenti a lavorare sullo stesso progetto, è probabile che ognuno di loro utilizzerà una metodologia diversa per fornire i risultati desiderati. La metodologia a cui è più abituato o quella con la quale è più a suo agio.

Ciò può rendere difficile la collaborazione tra i vari reparti, a causa delle differenze nel processo e nella metodologia.

Ulteriori complicazioni da gestire in un progetto

Le complicazioni del progetto si verificano anche quando si lavora su un progetto più grande. In progetti di maggiori dimensioni, infatti, ci troveremo difronte a molte parti mobili che devono essere allineate.

Senza un corretto allineamento di queste parti, il progetto può rallentare, diventare meno efficiente, fino, addirittura, ad arrivare a interrompersi.

Se non si comprende in che modo un cambiamento dell’ambito influirà sulla pianificazione, sui costi e sui requisiti delle risorse, come si potrà gestire questa modifica?

Oppure ancora, cosa succederebbe se all’improvviso si avesse bisogno che uno sviluppatore di software lavori sul progetto per un altro mese?

Senza la gestione dell’integrazione in tutta l’organizzazione, può essere difficile vedere come questi scenari vadano ad influire sul business.

Per creare armonia tra i vari reparti e parti di un progetto quindi, è indispensabile gestire l’integrazione del progetto – detta project integration management.

L’organizzazione deve infatti garantire che un elevato livello di integrazione sia implementato nelle pratiche di gestione del progetto. Questo per raggiungere gli obiettivi strategici Aziendali a lungo termine.

Cos’è la gestione dell’integrazione dei progetti?

La gestione dell’integrazione del progetto è un metodo di coordinamento che permette ai vari processi di lavorare insieme.

Gestire l’integrazione del progetto vuole in sostanza dire realizzare dei trade-off. Non sempre, infatti, è possibile avere tutto e subito, e se si vuole che il progetto venga completato in tempo e rispettando il budget a volte bisognerà fare delle scelte.

Se ci sono obiettivi in competizione, ad esempio, bisognerà trovare alternative per soddisfare le aspettative degli stakeholder.

Per ottenerle, è necessario identificare, definire, combinare, unificare e coordinare le numerose fasi e attività all’interno dei gruppi e dei processi di gestione del progetto.

Pertanto, la gestione dell’integrazione dei progetti implica la scelta di allocazioni e trade-off delle risorse. Il tutto gestendo, al contempo, le interdipendenze presenti nelle aree di conoscenza della gestione dei progetti.

Gestire l’integrazione del progetto è una delle dieci aree di conoscenza nella gestione di progetto ed è l’elemento che coordina tutti gli aspetti di un progetto.

Qui vengono toccate tutte e cinque le fasi di un progetto:

• Avvio
• Pianificazione
• Esecuzione
• Monitoraggio e controllo
• Chiusura

Se eseguita correttamente, la gestione dell’integrazione dei progetti garantisce processi regolari ed integrati nei progetti.

I 6 processi di gestione dell’integrazione del progetto

Per gestire correttamente l’integrazione di un progetto bisognerà seguire 6 processi ben definiti. Vediamo insieme quali sono:

1. Sviluppare la carta del progetto

La carta del progetto è ciò che dà l’autorità per avviare il progetto. Una carta di progetto contiene i ruoli e le responsabilità preliminari del progetto, compresi gli obiettivi e la nomina di un project manager. È usato come documento di riferimento durante tutto il ciclo di vita del progetto.

2. Definire e gestire l’ambito

Questo documento definisce cosa fa parte del progetto e cosa no, ed elenca tutte le attività che verranno svolte durante il ciclo di vita del progetto. In altre parole, delinea i risultati del progetto e stabilisce un criterio misurabile per il successo.

3. Sviluppare il piano di gestione del progetto

La creazione di un piano di gestione definisce come i vari processi nel progetto possono lavorare insieme per una maggiore efficienza e produttività. Qui vengono definiti gli obiettivi, il budget, il programma, le risorse. Viene anche stabilito quale approccio si intende intraprendere per portare a termine il progetto, la valutazione del rischio, ecc. Insomma, un documento formale per aiutare a guidare, controllare ed eseguire il progetto. La carta del progetto è inclusa nel piano del progetto.

4. Dirigere e gestire il lavoro di progetto

Il progetto è ora iniziato e vengono prodotti dei risultati. Questo è il processo per gestire le parti tecniche e organizzative del progetto e serve a favorire una regolare esecuzione del lavoro del progetto. L’esecuzione del progetto è divisa in tre parti: implementazione, gestione e reporting dello stato.

5. Monitorare e controllare il lavoro del progetto

Il lavoro del progetto ha bisogno di qualcosa di più della sola direzione e gestione. Richiede che il lavoro sia anche monitorato e controllato. Ciò include la gestione delle modifiche, insieme al processo, agli strumenti e alle tecniche utilizzate per gestire il cambiamento e lo sviluppo di un progetto.

Le modifiche possono essere richieste durante il ciclo di vita del progetto, ma queste richieste devono essere monitorate e controllate per assicurarsi che la qualità del progetto non sia influenzata negativamente. Le richieste di modifica che emergono vengono valutate, gestite e documentate. È task del project manager quello di cercare dove il progetto potrebbe allontanarsi dal piano stabilito inizialmente e, in caso affermativo, intraprendere azioni correttive.

6. Chiudere il progetto

Questa ultima fase include la revisione dei vari processi utilizzati e la valutazione sulla loro riuscita o meno. Tutto deve essere ben documentato per creare un archivio su cui i progetti futuri possono fare riferimento. Pertanto, alla fine di ogni fase del progetto, è importante creare un documento che delinei le lezioni apprese durante questo periodo.

La gestione dell’integrazione del progetto quale elemento di coerenza progettuale.

Gestire in modo ottimale l’integrazione in un progetto, crea coerenza per tutto il progetto, dalla pianificazione alla documentazione. Può addirittura combinarsi con una pianificazione strategica a lungo termine per rivelare opportunità.

I gruppi di processi menzionati nel precedente paragrafo, sono le procedure formali che devono essere seguite da ogni project manager in ogni momento e per ogni progetto, in modo da assicurare che il progetto termini con successo.

Abbiamo visto inoltre come la gestione dell’integrazione richiede la capacità di valutare le risorse a disposizione e la capacità di effettuare trade-off e gestire attività concorrenti.
I project manager devono, pertanto, essere in possesso di una combinazione di competenze trasversali e complesse.

Queste includono le capacità di:

• Pianificazione
• Organizzazione
• Comunicazione
• Leadership
• Gestione delle relazioni
• Sviluppo di pensiero critico
• Analisi dei dati
• Budgeting
• Analisi e gestione del rischio

È importante, inoltre, creare canali di comunicazione aperti con il team di progetto e le parti interessate. Solo in questo modo potremo garantire che le informazioni siano condivise e vengano eseguite valutazioni di impatto adeguate ad identificare i punti di integrazione o dipendenze.

La possibilità di utilizzare software o strumenti di gestione dell’integrazione è un altro fattore che può aumentare le probabilità di successo del progetto.

Ogni software che si rispetti, infatti, riesce ad individuare con precisione i punti di integrazione e i conflitti che possono presentarsi come ostacoli nella realizzazione di un progetto.