Il crashing nella gestione di un progetto ha lo scopo di abbreviare la durata dell’intero progetto riducendo una o più attività del percorso.
In concreto si può impiegare meno tempo per concludere il progetto, ma farlo richiede un investimento di denaro aggiuntivo.
Appunto per il maggior costo che rappresenta, il crashing di un progetto è utilizzato solamente in situazioni di emergenza. La decisione dovrebbe avvenire quindi solo dopo aver analizzato attentamente tutte le possibili alternative.
L’obiettivo è ovviamente quello di ottenere la massima riduzione del tempo di conclusione del progetto con il minimo costo aggiuntivo.
Il crashing di un progetto è una tecnica avanzata di gestione del progetto che implica l’aggiunta della quantità appropriata di risorse qualificate per le attività prese in considerazione. Avrà inevitabilmente un impatto diretto su due dei tre vincoli, pianificazione e costi.
Il crashing accelera la consegna e aumenta la spesa; tuttavia, non avrà alcun effetto sull’ambito del progetto.
Se non è possibile aggiungere risorse alle attività critiche, è sconsigliato implementare il crashing del progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
Quali metodi si possono utilizzare per il crashing di un progetto?
Esistono diversi metodi di crashing di un progetto. Chiaramente, la modalità da scegliere sarà quella che consente di velocizzare al massimo la conclusione del progetto con il costo più contenuto possibile.
Vediamo quindi le due metodologie nel dettaglio:
Metodo 1: Aumentare il numero delle risorse
Si tratta del metodo più comunemente utilizzato e comporta l’aumento del numero delle risorse dedicate a determinate attività critiche.
Ciò significa essenzialmente ridurre il tempo necessario per svolgere attività individuali aumentando il numero di persone che lavorano su tali attività.
Ad esempio, se Luca impiega 4 ore per completare un’attività, per logica Luca e Martina impiegheranno 2 ore a testa per completare quella stessa attività.
L’aggiunta di risorse però non è sempre la soluzione migliore. A volte infatti è causa di perdita di tempo a lungo termine. Bisogna infatti considerare quanto segue:
- Le nuove risorse possono non avere familiarità con le attività da svolgere, di conseguenza saranno probabilmente meno produttive rispetto ai membri attuali del team.
- I nuovi membri dovranno essere, molto probabilmente, affiancati e guidati dai membri più produttivi del team, che potrebbero invece dedicare il loro tempo completamente all’attività e portarla così a termine più rapidamente.
- Essere disponibili non equivale ad essere qualificati. A volte le risorse extra sono qualificate sì, ma in modo tangenziale rispetto all’attività, e anche se le nuove risorse hanno le giuste abilità, potrebbero non essere dello stesso calibro degli attuali membri del team.
- Al contrario, se le nuove risorse sono troppo qualificate, potrebbero instaurarsi conflitti all’interno del team.
Per questi motivi, se l’inserimento di nuove risorse dovesse dimostrarsi troppo problematico, esiste una seconda tecnica che permette il crashing di un progetto.
Metodo 2: Fast Tracking
Questa metodologia consiste nel sovrapporre delle attività che erano inizialmente programmate in sequenza. Queste attività si svolgeranno quindi in parallelo, piuttosto che una dopo l’altra.
Chiaramente, l’applicazione di questa tecnica richiede un’analisi preventiva della fattibilità e dei potenziali rischi.
Altre valide alternative possono essere:
- dividere le attività più lunghe in blocchi più piccoli per concentrare più lavoro in un periodo di tempo più breve;
- ridurre i tempi di latenza tra un’attività e l’altra;
- rivedere l’ambito del progetto in modo da eliminare i task considerati meno importanti.
A volte il metodo migliore può addirittura essere una combinazione fra le varie tecniche.
Ad esempio, oltre ad aggiungere nuove risorse, si può riprogrammare il progetto in modo da lavorare su più elementi contemporaneamente anziché in modo sequenziale.
Per ogni situazione e progetto specifico è necessario quindi valutare attentamente la metodologia da implementare perché non esiste un approccio universale valido per tutte le circostanze.
I 6 motivi validi per optare per il crashing di un progetto
Il Crashing di un progetto è un duro lavoro ed è una tecnica sconsigliabile in molti casi. Vediamo ora i 6 motivi validi per optare per il crashing di un progetto come soluzione corretta:
1. Ottenere la maggior compressione della durata di un progetto
Il motivo principale per cui si effettua il crashing di progetto è appunto quello di velocizzare la sua conclusione.
Se bisogna anticipare la data di fine progetto, il crashing permette di ottenere la maggior compressione della pianificazione con il minor impatto ed il minor costo.
2. Quando il progetto ha una data finale fissa
Durante i progetti i cambiamenti sono inevitabili e possono causare un ritardo del piano di progetto. Quando si ha a che fare con progetti con date finali fisse, questo può rappresentare un problema.
Cosa si può fare quando le modifiche necessarie e obbligatorie ad un progetto causano il posticipo della sua data di consegna?
In questo caso si hanno due possibilità: dire allo sponsor del progetto che non è possibile rispettare la data finale e che questa deve essere cambiata o provare a recuperare il tempo con il crashing di progetto.
La scelta di optare per il crashing di progetto, o meno, dipenderà in gran parte dalla relazione con lo sponsor del progetto e da quanto fissa e improrogabile è davvero la data finale.
3. Quando si è in ritardo
I ritardi che si verificano all’inizio e durante un progetto hanno inevitabilmente un impatto sui lavori successivi e sulla data di consegna finale.
In questi casi si può prendere in considerazione il crashing di progetto come un modo per tentare di recuperare parte del tempo perso.
4. Quando il team è coinvolto in altre attività
Il progetto potrebbe non essere la cosa più importante che sta accadendo all’interno dell’organizzazione in un determinato momento.
Il team, o alcuni membri di esso, potrebbero essere necessari quindi per altri progetti più importanti.
Il crashing di progetto è, in questo caso, un modo per liberare alcune risorse più rapidamente, in modo che queste siano disponibili per altre attività o progetti.
5. Quando si hanno più risorse disponibili
A volte può succedere il contrario rispetto al punto precedente, cioè più risorse diventano improvvisamente disponibili.
In questo caso si possono avere due situazioni:
- La risorsa viene aggiunta e una o più attività vengono concluse più rapidamente;
oppure - La risorsa viene aggiunta ma questa impiega molto tempo per raggiungere il livello degli altri membri del team. In questo caso è più il tempo investito che quello risparmiato.
Ecco quindi che il crashing di un progetto aiuta ad affrontare queste situazioni.
6. Quando una risorsa ha bisogno di formazione
Infine, un’altra situazione è quella in cui una risorsa non sta contribuendo in modo efficace al progetto perché semplicemente non ha le competenze adatte o aggiornate.
Se quindi la risorsa sarà impegnata a seguire un corso di formazione, non sarà ovviamente disponibile a lavorare al progetto durante quel periodo.
Se non si ha qualche altra risorsa che possa seguire il lavoro, ciò significherà posporre le date di consegna di queste attività specifiche.
Ecco quindi che il crashing di un progetto offre più flessibilità nel lavoro in questi casi. Le risorse, ad esempio, potrebbero svolgere il lavoro prima di iniziare la formazione oppure è possibile accelerare i tempi quando queste torneranno dopo il corso.
In conclusione, il business ed il suo ambiente sono oggi più complessi che mai, quindi i project manager devono diventare più razionali nel prendere decisioni utilizzando gli strumenti e le tecniche più efficaci.
Prima di decidere di utilizzare il crashing di un progetto, bisogna assicurarsi di aver esaminato tutte le opzioni possibili e di aver valutato attentamente i modelli di analisi dei costi. In questo modo è possibile ottenere i migliori risultati per ogni sforzo.
