5 pratiche per gestire efficacemente un meeting virtuale

Saper gestire efficacemente un meeting virtuale è diventato estremamente importante in questo periodo in cui molti si stanno confrontando per la prima volta con il lavoro da casa.

Soprattutto per chi si trova nella posizione di coordinare un team, questa modalità può diventare una sfida ancora più grande.

Come in ufficio, anche a distanza sono diventati necessari dei meeting con più partecipanti per discutere particolari aspetti di un progetto oppure condividere aggiornamenti, fare brainstorming e definire le priorità.

Ed ecco che un project manager potrebbe trovarsi di fronte ad una serie di dubbi:

• Come organizzare efficacemente un meeting virtuale?
• Come essere sicuri che le persone chiave siano presenti?
• Cosa fare per essere sicuri che le informazioni siano recepite in modo corretto?

I vantaggi delle riunioni di gruppo, si sa, sono enormi, purché si svolgano correttamente.

Ma come fare nel caso di un team a distanza? Vediamo oggi le 5 migliori pratiche da seguire.

Gestire efficacemente un meeting virtuale: Trovare il momento più conveniente per l’incontro

In questo momento di quarantena dove i dipendenti si stanno avvicinando per la prima volta al telelavoro, un manager dovrebbe essere particolarmente flessibile per quanto riguarda il momento più conveniente per l’incontro.

Non ci si può basare sugli orari normalmente seguiti in ufficio, molti membri del team genitori potrebbero infatti ritrovarsi a gestire i loro figli e ad avere – per il momento – un’altra routine ed altre esigenze (a tal proposito abbiamo dato alcuni consigli a chi deve gestire i figli durante il telelavoro.

Ecco perché diventa fondamentale programmare un meeting virtuale per tempo, idealmente un paio di giorni prima, per permettere a chiunque di organizzarsi di conseguenza o, ancora meglio, chiedere direttamente ai partecipanti qual è il lasso di tempo in cui si considerano disponibili.

Decidere il giorno e l’ora giusti per incontrarsi online è il primo passo da fare se si desidera avere conversazioni produttive.

Gestire efficacemente un meeting virtuale: Impostare le regole su come verrà eseguita la riunione

Una volta concordato il giorno e l’ora dell’incontro, è molto importante mettere in chiaro una serie di regole che aiuteranno il team a sfruttare al meglio il meeting.

È possibile inviare questa lista di regole per e-mail o nella chat interna, in modo da essere sicuri che ognuno le abbia ricevute.

Ecco alcune linee guida per meeting a distanza:

• Essere rispettosi del tempo delle persone ed avvisare il coordinatore se non si sarà presenti.
• Trovare una postazione di lavoro con rumore di fondo limitato o assente.
• Disattivare il microfono quando non si sta parlando.
• Se nel meeting si richiede l’uso del video, vestirsi e curare il proprio aspetto.
• Leggere l’ordine del giorno prima della riunione e preparare il proprio contributo.
• Non interrompere le altre persone quando parlano.
• Non svolgere altre attività durante la riunione – questo è particolarmente importante se il meeting è senza video.

 Gestire efficacemente un meeting virtuale: Creare opportunità di team bonding

Conoscere personalmente i partecipanti al meeting virtuale può sicuramente essere un aiuto enorme per permettere ad ognuno di sentirsi più coinvolto.

È importante che questa parte “amichevole” venga mantenuta anche durante il periodo di isolamento.

Ci saranno sicuramente molti colleghi che già privatamente sono in contatto fra di loro, ma all’inizio di un meeting virtuale, il manager può diventare proattivo chiedendo ad esempio come stanno andando le giornate di quarantena e se qualcuno ha qualche episodio divertente da raccontare.

Questo “rompighiaccio” è un ottimo modo per rafforzare i legami all’interno del team, stimolare un migliore brainstorming e creare un’atmosfera di inclusività durante una riunione a distanza.

Gestire efficacemente un meeting virtuale: Mantenere i partecipanti impegnati

Sicuramente è difficile controllare il livello di attenzione di ogni partecipante durante un meeting remoto, soprattutto quando non si utilizza la videocamera.

Esistono però alcuni trucchi per mantenere alto il livello di attenzione, ad esempio assegnando diversi ruoli fra i partecipanti.

Si sa che mantenere una riunione all’interno di determinati limiti di tempo è fondamentale per un risultato efficace: ecco quindi che il “cronometrista” sarà il responsabile di monitorare l’orologio e non andare oltre l’orario concordato.

Un altro ruolo particolarmente utile è quello di chi scriverà il verbale della riunione. La persona – a rotazione – a cui sarà affidato questo incarico, sarà quindi responsabile di riportare tutto ciò che è stato discusso durante l’incontro all’interno di un report che verrà poi inviato ad ogni partecipante.

Un’altra cosa che il manager può fare per coinvolgere i dipendenti è chiedere un’opinione a membri specifici del team durante la riunione.

Questa è una strategia molto utile, non solo per mantenere alta l’attenzione, ma anche quando un individuo “alfa” tende a prendere il controllo delle discussioni.

Gestire efficacemente un meeting virtuale: Inviare il verbale dopo l’incontro

Come detto prima, la persona responsabile di redigere il verbale, lo farà subito dopo la riunione – quando la mente è ancora fresca.

Prima di inviarlo a tutti i partecipanti, il project manager controllerà la qualità delle informazioni inserite e, una volta approvato, questo diventerà un documento ufficiale.

Nel verbale della riunione sarà indicato l’elenco delle attività da svolgere, chi è responsabile di fare cosa e quando si dovranno raggiungere gli obiettivi prefissati.

Un’altra parte importante del follow-up di una riunione da remoto, soprattutto se si tratta della prima volta, è chiedere ai partecipanti se hanno qualche feedback per rendere i meeting in futuro ancora più produttivi.

I meeting virtuali sono sempre necessari?

Organizzare un meeting con un team virtuale può non essere così facile come nel caso di una riunione in ufficio.

Le persone possono avere altre esigenze momentanee e non essere sempre disponibili.

Per questi motivi, prima di organizzare un meeting, è importante che il project manager valuti l’urgenza, l’importanza e la complessità della situazione.

In casi meno complicati e che non richiedono necessariamente un incontro online, esistono una miriade di altri strumenti che possono essere utilizzati.

Non solo le classiche e-mail, ma anche le chat interne che, grazie ad i nuovi software, permettono ora una comunicazione molto più immediata ed efficace.

Attraverso una chat è possibile infatti parlare non solo con una singola persona ma anche formare un gruppo di discussione.

Inoltre, sarà possibile vedere chi è online e le risposte saranno riportate in ordine cronologico nella finestra di discussione, rendendo il tutto molto più chiaro rispetto ad uno scambio di e-mail.

È stato detto che la comunicazione è l’ossigeno di un’azienda e questa è un’analogia valida ancora di più nel caso di un team da remoto che deve necessariamente avere buone strategie di comunicazione per sopravvivere e prosperare.