Elimina la sobrecarga de datos: optimiza las vistas con los filtros de proyecto

En un software de gestión de proyectos compartido, uno de los problemas comunes es perderse entre demasiada información.

En un contexto de trabajo en equipo, cada miembro solo necesita ver cierta información, sin tener que revisar datos no relevantes.

La capacidad de personalizar las vistas se vuelve crucial para trabajar de manera más eficiente.

Introducción: el problema de la fuga de información

Cuando toda la información es visible en todo momento, la vista puede ser caótica. Esto puede ralentizar el flujo de trabajo, impidiendo centrarse en los aspectos más importantes.

Twproject, uno de los softwares de gestión de proyectos más flexibles, aborda este problema simplificando la visualización de la información y permitiendo a los usuarios personalizar sus vistas según sus necesidades específicas.

Twproject tiene como objetivo reducir el tiempo dedicado al seguimiento y control de proyectos y, al mismo tiempo, hacerlo más preciso.

Parece una misión imposible, y sin embargo Twproject lo logra.

Veamos ahora en detalle cuánta personalización se puede realizar a través de los filtros de búsqueda y visualización del proyecto.

1. Listas filtradas: personalización y eficiencia

El uso de filtros de búsqueda es útil para gestionar cualquier tipo de lista dentro del software. Twproject ha desarrollado filtros que no solo son fáciles de usar, sino también altamente personalizables y precisos.

Para cada lista, Twproject ofrece un filtrado predeterminado, pero esta vista se puede cambiar y también guardar para el futuro.

Veamos algunos ejemplos de listas filtrables:

1.1. Lista de proyectos

En la lista de proyectos, los filtros predeterminados muestran los proyectos activos asignados al usuario actual.

Desde aquí, puedes elegir ver todos los proyectos con un estado de procesamiento diferente y, quizás, con un responsable diferente.

Las posibilidades son incontables: solo haz clic en el ícono de filtros adicionales para ver todas las categorías disponibles para la búsqueda.

1.2. Lista de tareas pendientes

De manera similar, Twproject te permite personalizar combinaciones de filtros en la lista de tareas pendientes. Algunos filtros predefinidos útiles incluyen:

• Tareas pendientes vencidas
• Tareas pendientes abiertas y graves
• Insertado por mí

Hay muchas actividades diarias que se gestionan a través de tareas pendientes, por lo que es muy importante utilizar herramientas que reduzcan el caos de la información y nos permitan centrarnos en aspectos individuales de manera ordenada.

1.3. Análisis de carga

Incluso en la página de análisis de la carga de trabajo de los recursos, los filtros son una excelente herramienta de monitoreo.

Para optimizar la carga de trabajo de los recursos, por ejemplo, puedes usar un filtro que combine recursos y períodos de trabajo. Esto es útil para ajustar la carga de los operadores según su disponibilidad.

2. Tipos de filtros de proyecto: personalización avanzada

Hasta ahora hemos visto de forma genérica cómo cambiar la visualización básica mediante el uso de los filtros predeterminados.

Pero Twproject ofrece muchos otros tipos de filtros, desglosados por Proyecto, Fechas y Recurso, que puedes ver en la ventana de filtros de búsqueda adicionales.

De hecho, cada uno de estos dominios tiene varios atributos que se pueden combinar para crear un filtro eficaz para la visualización que queremos lograr.

Entre los atributos de Proyecto, podemos, por ejemplo, seleccionar Proyecto/Fase para decidir si mostrar solo los nodos principales del proyecto o también sus subfases, personalizando así nuestra WBS.

También puedes filtrar por Fecha de manera muy flexible. El sistema ya nos ofrece periodos de tiempo predefinidos (la semana pasada, el mes pasado, etc.), pero también nos permite definir el periodo de tiempo de forma personalizada.

Veamos ahora dos funciones avanzadas que nos permitirán realizar búsquedas y obtener visualizaciones totalmente personalizadas:

• Consulta por ejemplo (QBE):
  La QBE es una herramienta útil que permite al usuario realizar consultas de manera simplificada. Twproject ofrece una guía práctica para aplicarla a los filtros de búsqueda, permitiendo a cualquier persona encontrar los elementos deseados según criterios como “contiene…”, “tiene un valor menor, igual o mayor que…”, etc.

Esta práctica guía está siempre disponible haciendo clic en el signo de interrogación dentro de la ventana de filtros de búsqueda adicionales.

• Filtro de equipo:
  un filtro especial te permite seleccionar tu equipo y convertirlo en un elemento de filtrado que puedes usar siempre que haya la posibilidad de filtrar por recurso. De esta manera, puedes seleccionar un grupo de usuarios de tu interés y filtrar por las áreas en las que el grupo está involucrado.

Esto podría ser útil, por ejemplo, al planificar cargas de trabajo y asignar tareas. Por ejemplo, el gestor de proyectos podría ver cuál es la carga de trabajo de los diseñadores gráficos de la empresa, de modo que pueda asignar un trabajo de diseño gráfico a quienes tengan más tiempo disponible en las próximas semanas, y así sucesivamente.

3. Combinaciones de filtros: guardado y uso rápido en proyectos

Como se mencionó, la verdadera fortaleza de los filtros radica en su capacidad para combinarse entre sí.

Twproject ya ofrece algunas combinaciones predefinidas de filtros para proyectos, que pueden seleccionarse a través del menú desplegable principal.

Estas combinaciones te permiten encontrar rápidamente ciertos tipos de proyectos, como:

• Inicios próximos / Finalizaciones próximas: para ver proyectos que comienzan o terminan dentro de una semana.
• Milestones vencidos: para ver proyectos con retrasos en los milestone.
• Exceso de presupuesto: para encontrar rápidamente proyectos que superaron el presupuesto.

Pero eso no es todo: Twproject te permite guardar combinaciones de filtros que configures para uso futuro. Las combinaciones guardadas aparecerán en el menú desplegable para un acceso fácil.

También puedes guardar una combinación como predeterminada añadiendo el prefijo “d:” al guardarla. De esta manera, la combinación que elijas será la vista predeterminada cada vez que consultes la lista de proyectos.

4. Personalización de columnas: gestión de la información

También en el área de personalizaciones de listas, Twproject te permite personalizar la información mostrada para cada elemento de la lista.

Con la personalización de columnas, es posible mostrar para cada elemento de la lista solo la información relevante, eliminando los elementos superfluos y agregando otros que sean relevantes para el usuario.

Así, en el caso de la lista de proyectos, no solo podrás decidir qué proyectos mostrar, sino también qué información sobre los proyectos mostrar (por ejemplo, fechas de vencimiento, estado, recursos asignados).

Las visualizaciones personalizadas se pueden exportar en varios formatos, facilitando el intercambio con colegas o clientes y apoyando la preparación de informes para reuniones.

En resumen: una gestión más enfocada gracias a Twproject

Hemos visto cuánta flexibilidad ofrece Twproject en términos de filtros de visualización y personalización de datos del proyecto.

Un breve resumen de todas estas características está disponible en este práctico tutorial:

Con estas herramientas, Twproject permite una gestión de proyectos más organizada y enfocada, mejorando la eficiencia del equipo y reduciendo el tiempo de control y monitoreo.

¿Aún no estás familiarizado con Twproject y quieres probar esta y todas sus otras funciones de gestión de proyectos gratis? Tienes una manera de hacerlo aquí.

¡No dudes y optimiza el control de proyectos con facilidad y satisfacción!