Las agencias que operan en el sector del marketing, que hoy es casi totalmente marketing digital, se encuentran en el centro de una tendencia de crecimiento que persistirá en los próximos años.
Las consecuencias de este crecimiento son mayores desafíos diarios en la gestión de equipos y proyectos complejos en un mercado cada vez más competitivo.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- Cómo aumentar la creatividad y la productividad en una agencia de marketing
- Objetivo n.º 1: Distribución y seguimiento de actividades en agencias de marketing
- Solución n.º 1: Organización de actividades en tableros compartidos
- Solución n.º 2: Hojas de tiempo cómodas y flexibles
- Objetivo n.º 2: Análisis del progreso de las campañas de marketing
- Solución n.º 1: Diagrama de Gantt para analizar el progreso y los resultados
- Solución n.º 2: Gestión unificada de tiempo y costos para prevenir errores de gestión
- Flexibilidad y agilidad garantizadas en la gestión de proyectos de marketing con Twproject
A medida que la industria se vuelve más especializada y diversificada, las agencias de marketing se enfrentan a tareas complejas con plazos ajustados y, al mismo tiempo, necesitan mantener su creatividad viva e incluso potenciada.
Los proyectos en este ámbito suelen ser relativamente pequeños, pero son muchos y variados, diseñados para clientes con necesidades muy personalizadas.
Gestionar numerosos clientes y actividades obliga a replantear las estrategias para no reducir la productividad mientras se lidia con tantos aspectos laborales al mismo tiempo.
Cómo aumentar la creatividad y la productividad en una agencia de marketing
Varias estrategias pueden implementarse para aumentar la productividad en el trabajo.
La primera puede parecer trivial y, sin embargo, muchos gerentes de proyecto olvidan ponerla en práctica. Se trata, ante todo, de ‘establecer objetivos‘.
Con la experiencia obtenida al hablar con nuestros clientes de marketing digital, te ayudaremos a identificar qué objetivos tener en cuenta al gestionar proyectos y cómo lograrlos.
El objetivo común de todos los objetivos que identificaremos y analizaremos será siempre optimizar los procesos para promover el tiempo dedicado a la creatividad, que sigue siendo el objetivo principal y crucial a perseguir.
Objetivo n.º 1: Distribución y seguimiento de actividades en agencias de marketing
Cuando el equipo trabaja en muchos proyectos diferentes, es crucial encontrar formas de centralizar la comunicación y simplificar la colaboración entre los participantes.
La comunicación debe volverse ágil y eficiente, para no interrumpir el flujo de trabajo y mantener alto el nivel de inspiración creativa.
Si la lista de tareas a realizar es clara y definida, se puede proceder de manera mucho más segura y rápida. Si, una vez completadas las tareas asignadas, los empleados pueden registrar el trabajo y el tiempo dedicado a él de forma rápida y precisa, la gestión del equipo será mucho más gratificante.
Solución #1: Organizar actividades en tableros compartidos
Una forma óptima de hacer que la comunicación sea más ágil e inmediata, con actualizaciones y comentarios en tiempo real, es dividir las actividades en microtareas y distribuirlas mediante herramientas como el tablero Kanban.
El tablero Kanban es una especie de tablero virtual que permite a los miembros de un equipo de marketing participar desde el inicio hasta el final de las campañas.
Este tablero consiste en actividades individuales, llamadas Tareas pendientes, que representan los elementos que deben distribuirse dentro del tablero entre los distintos colaboradores.
Cada Tarea pendiente tiene un conjunto de datos, como título y descripción, pero también prioridad, estado, proyecto de referencia, categoría, comentarios, etc.
Un excelente ejemplo de tablero Kanban es el de Twproject, que además de contar con todas las funciones ya mencionadas, ofrece gran flexibilidad y permite mostrar los elementos según diversos criterios de ordenamiento.
El tablero Kanban es muy adecuado para la gestión de campañas de marketing porque permite una visualización simultánea de todos los datos e información de la campaña y alinea el trabajo entre las partes.
De esta manera, cada colaborador puede saber en qué fase del proyecto está involucrado y qué tareas se le han asignado.
El gerente de proyecto organiza y distribuye las tareas, colocándolas en el tablero y agregando detalles e información. El responsable asignado puede comentar y responder, cambiar el estado de progreso y llevar un registro de cada detalle.
Si eliges usar Twproject para este método de asignación y seguimiento de tareas, tu flujo de trabajo mejorará y se optimizará drásticamente.
Solución n.º 2: Hojas de tiempo convenientes y flexibles
El trabajo del creador digital está compuesto por muchas actividades diferentes, intervenciones precisas y específicas junto con operaciones estructuradas y trabajos conceptuales más extensos.
Por lo tanto, nunca es fácil llevar un registro en un solo día de cuánto se ha hecho, para qué cliente o proyecto. Peor aún cuando hay que informar sobre el trabajo realizado durante períodos de tiempo más largos.
Pero monitorear con precisión las horas trabajadas en los contratos de los clientes es una tarea clave para las agencias de marketing.
Cuando cada compañero de trabajo utiliza sus propios sistemas para llevar un registro del trabajo realizado, informar de este trabajo al cliente es una tarea muy difícil para el gerente de proyecto.
Por otro lado, el uso de sistemas unificados de reporte de tiempo garantiza una coordinación y un control efectivos, tanto para uso interno como externo.
Pero si deseas dar a cada miembro del equipo la oportunidad de reportar de manera personalizada, también dependiendo del tipo de trabajo realizado en una etapa determinada, es importante que el sistema elegido sea flexible.
Un buen modelo de flexibilidad en el registro de las horas trabajadas es Twproject, que ofrece múltiples métodos de reporte: desde la hoja de tiempo semanal, hasta el rastreador de tiempo que se puede activar directamente en las fases o actividades del proyecto, y también la entrada directa en las tareas completadas.
Twproject nos proporciona una solución eficiente para monitorear el progreso del proyecto y registrar las horas trabajadas, ahorrando tanto costos como energía.
Objetivo n.º 2: Análisis del progreso de la campaña de marketing
La definición de la estrategia es el elemento clave de todas las campañas de marketing, ya sean digitales o de otro tipo.
Sin embargo, no siempre es fácil comunicar la estrategia y, sobre todo, convertirla en objetivos claros para todos los involucrados, quizás añadiendo cronogramas y plazos.
Para un gerente de proyectos en marketing, como ya hemos explicado en la sección sobre el tablero Kanban, es útil contar con herramientas visuales que transformen la idea teórica en un esquema ilustrado para compartir con las partes involucradas.
Una vez definido este esquema, podemos monitorear el progreso y analizar los datos obtenidos más fácilmente, incluso corrigiendo errores en los tiempos y los costos presupuestados.
Solución n.º 1: Diagrama de Gantt para analizar el progreso y los resultados
Una herramienta que no siempre es apreciada por los gerentes de proyectos en agencias de marketing, pero que recomendamos encarecidamente, es el diagrama de Gantt.
Esta herramienta visual te permite plasmar todos los elementos que deben mantenerse bajo control y predecir la duración de la implementación.
Cuando el cronograma de un proyecto, como el lanzamiento de un nuevo producto, se planifica utilizando un diagrama de Gantt, es mucho más fácil hacer seguimiento del progreso y monitorear las actividades en curso y sus plazos.
El diagrama de Gantt desarrollado por Twproject ayuda a gestionar el tiempo de forma consciente mediante una interfaz sencilla.
Permite una vista personalizable tanto a nivel macroscópico como en los detalles individuales.
También ofrece funcionalidades para revisar los datos al final del proyecto y saber cuándo y cómo ocurrieron cualquier error en la previsión de costos o en la planificación del cronograma.
Con Twproject, el gerente de proyecto tiene la posibilidad de reutilizar estos datos para establecer cronogramas más precisos en proyectos futuros.
Solución #2: Gestión unificada de tiempo y costos para prevenir errores de gestión
Si monitorear el trabajo realizado y tener una visión clara del progreso de los proyectos es crucial en una agencia de marketing, también lo es poder convertir estos datos de rendimiento en un estado financiero.
La necesidad de monitorear los gastos en las agencias de marketing puede ser doble, abarcando tanto los costos de los proyectos para la propia empresa como los costos de las campañas para los clientes.
En ambos casos, la gestión unificada de los tiempos y los costos es un requisito fundamental para los proyectos de marketing. La relación entre los costos de la campaña y su rendimiento es un aspecto crucial y no siempre es lineal ni fácil de definir.
El consejo es mantener siempre el control del tiempo y el monitoreo de costos alineados.
La reprogramación de ciertas fechas, si es necesario, teniendo en cuenta posibles variaciones del proyecto, debe ir siempre acompañada de previsiones de cambios en el presupuesto.
Twproject hace esto automáticamente, al haber fusionado su desglose de fases y cronogramas del proyecto con el informe financiero.
Cualquier cambio en el tiempo se convierte en un cambio en los costos, lo cual se notifica oportunamente a los responsables de gestionar el trabajo.
Si los presupuestos y los plazos se planifican cuidadosamente desde el inicio de las campañas, será más fácil reconstruir y justificar cualquier variación de costos que deba comunicarse al cliente.
Este último punto analizado también ayuda a agilizar los procesos y facilitar el trabajo diario tanto para el gerente de proyecto como para todo el equipo.
Flexibilidad y agilidad garantizadas en la gestión de proyectos de marketing con Twproject
Si tuviéramos que identificar una constante en los proyectos de marketing digital, es la gran diversidad de los mismos. Incluso dentro de la misma agencia, los proyectos y las actividades relacionadas son siempre muy diversos en cuanto a tipo y método de ejecución.
De ello se desprende que se necesita una gran flexibilidad de enfoque en este ámbito y, por consiguiente, herramientas para gestionar proyectos (y equipos) muy diferentes.
Twproject es precisamente esa herramienta flexible y personalizable: cuenta con funcionalidades adecuadas tanto para realizar campañas publicitarias, gestionar el lanzamiento de un producto o crear contenido digital.
En todos los casos, ayuda a planificar y evaluar con precisión el trabajo realizado y a formular presupuestos precisos para el futuro. Lo hace, sin embargo, optimizando el tiempo dedicado a la organización del trabajo y a las actividades de seguimiento, dejando espacio para el trabajo creativo.
Con Twproject tienes una única plataforma donde puedes organizar actividades, programar tiempos y gestionar recursos.
¿Quieres ver cómo funciona en primera persona? Puedes realizar una prueba gratuita de 15 días en la que te ayudaremos a configurar el trabajo según tus necesidades y objetivos estratégicos.
