Cómo gestionar la carga de trabajo de un proyecto: 6 sugerencias clave

Gestionar la carga de trabajo de un proyecto significa lograr el equilibrio adecuado de tareas para cada miembro del equipo; es una de las tareas más críticas que un gerente de proyectos debe enfrentar.

De hecho, la distribución equitativa de la carga de trabajo en un equipo es definitivamente una tarea desafiante, y la tentación de encomendar más proyectos al trabajador con mejor desempeño siempre está presente.

Pero en la planificación de un proyecto, también es necesario ser justo.

La excelente gestión de la carga de trabajo y el rendimiento del equipo son, por lo tanto, objetivos esenciales.

En el diálogo continuo con los gerentes de proyecto, recibimos preguntas frecuentes y comunes:

• ¿Qué es importante para los clientes y/o las partes interesadas?
• ¿Cómo es posible obtener los mejores resultados?
• ¿Cómo es posible no sobrecargar los recursos?
• ¿Cómo se pueden utilizar los recursos de manera inteligente?
• ¿Cómo es posible obtener más de los recursos con bajo rendimiento?

Aquí tienes un enfoque simple de 6 pasos para garantizar la gestión correcta de las actividades y la carga de trabajo dentro del equipo.

1. Revisa la carga de trabajo actual

Si el proyecto comienza desde cero, es necesario examinar la situación actual del equipo.

Dado que solo es posible gestionar de manera óptima lo que se conoce, debemos hacernos algunas preguntas preliminares:

• ¿Los miembros del equipo también están siguiendo otros proyectos?
• ¿Cuáles son sus otras actividades diarias que debes tener en cuenta?

Algunas personas pueden estar disponibles para trabajar en las actividades del proyecto solo durante un tiempo limitado de su día o semana; por otro lado, otras pueden estar disponibles a tiempo completo.

Por lo tanto, es esencial conocer este aspecto en detalle para gestionar la carga de trabajo de manera equitativa y optimizar la organización del trabajo dentro de los equipos.

2. Registro de asistencia y habilidades

Es posible gestionar mejor la carga de trabajo del equipo si el gerente de proyecto sabe cuándo los empleados individuales están ausentes: vacaciones, salidas de la empresa, etc.

Es importante incluir estas ausencias en la planificación del proyecto para no asignar trabajo durante estos períodos.

Para evitar asignar una tarea que, debido a la “ausencia” de un miembro del equipo, está destinada a completarse tarde, es recomendable que el calendario de asistencia esté integrado en las herramientas de planificación.

De manera similar, cuando se trata de habilidades, es esencial asegurarse de que la comprensión que cada empleado tiene de sus propias capacidades esté actualizada.

Cada persona puede ser un «jugador» válido si sus fortalezas, habilidades y responsabilidades son bien conocidas.

Un colaborador puede trabajar en diferentes áreas gracias a los nuevos conocimientos adquiridos, o encargarse de tareas más técnicas gracias a las nuevas habilidades desarrolladas. Por lo tanto, se sugiere verificar cíclicamente las «nuevas habilidades» aprendidas por cada colaborador.

En pocas palabras, durante la fase de asignación de recursos del proyecto, las tareas deben asignarse en función de:

• la disponibilidad del recurso;
• rol;
• cargo;
• habilidades y conocimientos específicos.

3. Establecer expectativas

Establecer objetivos y habilidades no es suficiente.

La tarea del Project Manager también consiste en recordar constantemente los objetivos preestablecidos y subrayar el nivel de compromiso esperado de cada miembro del equipo.

Herramientas como la Declaración de Trabajo (S.O.W.), que establecen los objetivos y el alcance del trabajo de un proyecto, ayudan al equipo a mantenerse enfocado.

Los objetivos claramente definidos y compartidos permiten que todos contribuyan por igual con sus talentos, habilidades y energía al éxito del proyecto.

Una de las dificultades para garantizar que la carga de trabajo sea justa es que los empleados nunca trabajan al mismo ritmo.

En otras palabras, incluso cuando la carga de trabajo parece «justa y equilibrada», puede no ser realmente así.

Es importante asegurarse de que los empleados entiendan que las horas de trabajo no siempre deben compararse con la productividad: De hecho, incluso trabajando el mismo número de horas, dos empleados producen resultados diferentes.

La mejor manera de hacerlo es medir y compartir el rendimiento del proyecto que sea genuinamente satisfactorio y exitoso, independientemente del número de horas trabajadas.

Un gerente de proyecto debe prestar atención a lo que las personas están logrando en la práctica y no solo al número de horas de trabajo.

4. Evita la sobrecarga

Por otro lado, es importante evitar el riesgo de sobrecarga de trabajo que afecte a ciertos empleados, lo que lleva a la frustración y a la injusticia.

Por ‘sobrecarga‘, entendemos la asignación de trabajo que excede lo que el personal puede gestionar realisticamente dentro del tiempo disponible.

Si un empleado realmente tiene demasiado trabajo, hay dos formas de abordar la situación:

1. desglosar esta tarea en partes más pequeñas para redistribuir la carga entre otros recursos.
2. posponer la fecha límite de una tarea específica para aligerar la carga de trabajo diaria.

Herramientas automatizadas de planificación del trabajo para redistribuir la carga de trabajo a otros miembros del equipo con cargas más ligeras, o para reprogramar tareas y aliviar la sobrecarga, ayudan al Project Manager a llevar a cabo estas tareas.

También para la gestión general de la carga de trabajo, es posible seguir la regla 80/20.

• Las personas deben asignarse a tareas específicas solo durante el 80% de su tiempo.
• El 20% restante se utilizará para atender llamadas telefónicas, asistir a reuniones de equipo, tratar con los clientes, etc. Este 20% debe distribuirse uniformemente durante la semana. Es mejor llenar el tiempo de las personas, por ejemplo, 6 horas al día, en lugar de darles un día fijo «libre» de actividades específicas.

También puede darse el caso de que una persona parezca estar sobrecargada de trabajo, aunque esto no sea la realidad. Esto puede ocurrir cuando el recurso no es capaz de gestionar su trabajo eficientemente.

Hay posibles intervenciones para ofrecer en estos casos, como un coaching con un colega más eficiente o un curso de capacitación.

5. Identificar al personal «subutilizado»

Los miembros del equipo están motivados cuando su día está lleno de tareas significativas y esto les hace sentirse importantes para el proyecto.

Un sistema de gestión del tiempo ayudará a entender si los empleados están trabajando en actividades prioritarias, o en general en actividades importantes para el proyecto, o no.

En algunas situaciones, los propios colaboradores pueden pedir más trabajo. Por otro lado, también podrían decir que no pueden asumir más tareas.

Aquí es donde entra en juego la capacidad del gerente de proyecto para gestionar su carga de trabajo; deben preguntarse:

• ¿Los miembros del equipo están realmente demasiado ocupados o simplemente están trabajando en las tareas incorrectas?
• ¿Hay algo que pueda hacer para mejorar su productividad?

Algunas personas no le dan la importancia adecuada a su trabajo y solo hacen lo mínimo indispensable.

Cuanto más se conozcan las fortalezas y los patrones de trabajo del equipo, más fácil será gestionar correctamente la carga de trabajo.

Si tienes las herramientas adecuadas para registrar las horas de trabajo, esta tarea también se puede realizar más fácilmente, y el equipo se verá incentivado a informar sobre su trabajo indicando claramente su carga de trabajo.

6. Informar sobre cambios en la planificación

Obviamente, incluso con la mejor planificación, el desarrollo de un proyecto puede requerir un cambio inmediato de prioridades.

Si tienes la intención de cambiar una asignación en el sistema de planificación de recursos o carga de trabajo, es absolutamente necesario hablar primero con las partes interesadas y los colaboradores relevantes.

Es necesario explicar las razones detrás de las intervenciones estructurales, así como destacar los requisitos de los recursos necesarios para completar el proyecto.

Es necesario explicar las razones detrás de los cambios estructurales y destacar los requisitos de recursos necesarios para completar el proyecto.

Puede ser muy útil contar con herramientas que sean compartidas por todo el equipo y actualizadas en tiempo real, como una línea de tiempo vinculada a la situación financiera y al estado de las actividades del proyecto, para mantener a todos alineados.

Los puntos clave para recordar

Para concluir, esto es lo que debes hacer para lograr una coordinación óptima de los recursos humanos:

• Dedica tiempo a la planificación para reflexionar sobre la estrategia de delegación.
• Crea una lista de todas las actividades que deben realizarse y luego asigna tareas según la función específica, el puesto y las fortalezas de los miembros del equipo.
• Crea una cultura que mejore la productividad más allá de las horas trabajadas, elogiando abiertamente un desempeño importante y exitoso.

Y, por el contrario, recordemos también qué no hacer, a saber:

• Ser excesivamente rígido con respecto a la estrategia de delegación de carga de trabajo; cuando las prioridades cambian, es necesario ser flexible.
• Sobrecargar al mejor empleado. Antes de asignarle más trabajo, identifica si es posible y cómo desglosar una tarea más compleja en tareas secundarias.
• Permitir que un colaborador «se duerma en sus laureles». Es necesario ser claro y directo sobre las expectativas generales del proyecto, así como sobre las personales.

Existen riesgos reales asociados a no distribuir la carga de trabajo de manera justa.

De hecho, si los empleados de alto rendimiento están sobrecargados, comenzarán a resentirse por el hecho de estar haciendo más que sus colegas, además de correr el riesgo de sufrir burn out.

Si se les quita trabajo a las personas más lentas, inevitablemente perderán el interés.

Las personas también trabajan para lograr el éxito, aunque sea pequeño, para crecer y ser reconocidas. Cuando no se les da esta oportunidad, el riesgo es alto.

Cómo Twproject puede ayudarte a gestionar tu carga de trabajo

Si tienes el aliado adecuado, todos los consejos que te hemos dado hasta ahora pueden ponerse en práctica de manera mucho más eficiente y con un toque de automatización, manteniéndote siempre al mando.

Twproject es el software de gestión de proyectos que presta especial atención a la gestión de la carga de trabajo de cada miembro del equipo.

Desde la fase de planificación hasta la fase de monitoreo y control, es posible tener una visión clara del progreso del trabajo de cada colaborador.

Para cada recurso, el Project Manager puede tener una representación gráfica de la carga total por día (donde cada color representa una tarea diferente), así como una explicación detallada de los componentes de la carga.

Twproject integra nativamente la gestión de la carga de trabajo en la plataforma de gestión de proyectos, sin necesidad de herramientas externas, y en particular te ayuda a gestionar mejor estos aspectos clave:

1. Cálculo y distribución inteligente de la carga de trabajo — El sistema calcula la carga de trabajo para cada recurso o equipo en función de la duración del proyecto y las estimaciones asignadas. Un algoritmo redistribuye automáticamente el trabajo cuando ocurren superposiciones, con el objetivo de mantener el cronograma general.
2. Alertas de sobrecarga — Cuando la carga de trabajo supera el umbral, Twproject alerta al project manager, quien puede intervenir revisando las asignaciones o los plazos. La resolución de conflictos está disponible tanto automáticamente como con solo unos pocos clics.
3. Integración con herramientas de planificación — Los datos de carga de trabajo se conectan directamente con el calendario, el diagrama de Gantt, las hojas de tiempo y la lista de tareas pendientes: los datos fluyen automáticamente entre las herramientas, reduciendo las tareas manuales y el riesgo de desalineación.
4. Flexibilidad y personalización — La carga de trabajo se puede gestionar a nivel de recursos individuales, equipos o departamentos, con la opción de personalizar las horas de trabajo y tener en cuenta la indisponibilidad, los días festivos y los horarios flexibles. El sistema también distingue entre tareas de proyecto, rutinarias y ad hoc, distribuyendo la carga de trabajo en consecuencia.
5. Exportabilidad y control — Los datos de carga de trabajo se pueden exportar en varios formatos y filtrar por equipo y período de tiempo, facilitando el análisis, la generación de informes y la aprobación grupal de los worklogs.

¿Cuáles son las dificultades que has encontrado al gestionar la carga de trabajo de tu equipo?

Si lo deseas, podemos ayudarte a identificar los problemas clave y elaborar un plan de gestión de la carga de trabajo que sea eficiente para tu negocio y funcione mejor para tu equipo.

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