Actualmente, las empresas deben enfrentar una necesidad cada vez mayor de equipos dinámicos: grupos compartidos de personas que trabajan juntas a través de internet. Esta necesidad aumenta al mismo ritmo que la dificultad para gestionar la dinámica del equipo y las actualizaciones del proyecto.
Por esta razón, utilizar software convencional como Microsoft Project, diseñado para gestionar proyectos en su mejor escenario —con equipos claramente identificados— podría no satisfacer estas necesidades.
Muchos proyectos, muchos equipos
Las grandes empresas, y también las pequeñas, con un alto número de proyectos pueden ver cómo aumenta su número de equipos de forma proporcional; y cuando hablamos de «equipo», nos referimos a las personas que realmente trabajan en el proyecto. Incluso si tu empresa tiene solo siete colegas, como la nuestra, y un único equipo trabaja en varios proyectos distintos, puedes enfrentar el mismo problema: una reunión para un proyecto, otra reunión para otro proyecto, correos electrónicos incontables relacionados con un proyecto, muchos más relacionados con otro… ¡qué desorden!
Por esta razón, no podemos subestimar esta tendencia y es mejor intentar gestionarla.
Compartir es cuidar
Trabajar activamente en un proyecto suele implicar enviar toneladas de correos electrónicos para mantener a todos actualizados sobre lo que está sucediendo, compartir documentos e información sobre el avance y los compromisos, programar reuniones con clientes y colegas, y compartir la lista de tareas pendientes para completar el proyecto.
Este flujo continuo de información supone que siempre tengas presentes a todas las personas que conforman un equipo específico. ¿Cuántos de ustedes dedican más de un minuto a revisar la lista de asistentes para asegurarse de que todos hayan sido incluidos? ¿Qué ocurre si alguien se olvida?
Equipos distribuidos: ¡alguien ayúdeme!
Ahora es evidente que necesitamos una solución que nos ayude a gestionar equipos distribuidos. Pero, ¿y si te dijera que la solución está a solo un paso de distancia? Los equipos dinámicos están implícitamente definidos por tus proyectos. Nadie conoce mejor quiénes están involucrados que el software de gestión de proyectos.
Nodo por nodo, se pueden asignar distintas personas y compartir distintas informaciones. Al observar simplemente al equipo desde la perspectiva del proyecto, verás cómo cambia el grupo de trabajo.
Esta idea simple pero efectiva te permite partir desde la perspectiva de tu proyecto: cuando tienes información que compartir, solo debes enfocarte en qué proyecto específico está relacionado; ¡tu equipo ya está allí!
¡Solo abre tu software de gestión de proyectos y tus equipos cambiantes ya estarán guardados allí!
Si aún no has implementado un software de gestión de proyectos en tu empresa, puedes probar Twproject, que resuelve este problema con un conjunto de funcionalidades que comienza precisamente con el grupo de trabajo creado para un proyecto.
Finalmente, resolveremos el problema de los equipos distribuidos y nadie quedará olvidado.
Si deseas leer más sobre cómo introducir un software de gestión de proyectos y lograr su adopción exitosa, puedes consultar esta entrada:
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