El Análisis de brechas es un método altamente efectivo utilizado para determinar si el proyecto avanza según lo planeado.
Puedes planificar lo que quieras, pero una vez que hayas ejecutado el plan, si no cuentas con un método o herramienta para evaluar si estás cumpliendo los requisitos del proyecto, podrías experimentar problemas.
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Entender el desempeño real de un proyecto en comparación con su desempeño deseable y planeado significa saber cuándo un proyecto se está saliendo de control.
Este conocimiento es fundamental para identificar un problema e implementar las medidas necesarias para resolverlo.
El análisis de brechas es una herramienta relativamente sencilla que ayuda a evaluar y mejorar el nivel de desempeño de un proyecto.
Su conocimiento profundo y su mejor aplicación pueden beneficiar enormemente cualquier proceso de gestión de proyectos.
¿Qué es el análisis de brechas?
Análisis de brechas es un estudio completo sobre cómo progresa actualmente una organización o un proyecto y hacia dónde pretende dirigirse en el futuro.
Existen diversas perspectivas que se pueden analizar, desde la gestión empresarial hasta los procesos de negocio, pasando por la tecnología de la información y la gestión de productos.
Los factores que afectan el desempeño incluyen la planificación de recursos, la inversión de capital, la tecnología, etc., pero también impactan en el futuro.
Para ello, es necesario establecer, registrar y mejorar la diferencia entre los requisitos y capacidades actuales.
¿Qué deficiencias puede detectar el análisis de brechas?
Lo que hace el análisis de brechas es proporcionar una forma de medir las inversiones en tiempo, dinero y recursos humanos necesarios para lograr un resultado.
Existen varios tipos de brechas y resultados distintos que el análisis de brechas puede identificar y abordar. Veamos cuáles son. El análisis puede:
- utilizarse para clasificar cómo un producto cumple con requisitos específicos.
- también ayudar a identificar deficiencias en el mercado. Puede comparar las ganancias esperadas con las ganancias deseadas y así revelar una brecha en la planificación.
- utilizarse para analizar una brecha de uso. La brecha de uso es la diferencia entre el uso potencial en el mercado y el uso existente. Este análisis se basa en investigaciones de mercados exhaustivas y, ocasionalmente, en datos de estudios gubernamentales o del sector.
- también detectar una brecha de producto, como la falta de ciertas funciones requeridas por una base de clientes.
Cómo realizar un análisis de brechas
Existen cuatro pasos básicos que deben seguirse al realizar un análisis de brechas. A continuación se indican:
1. Identificar el estado actual
El primer paso es saber dónde te encuentras en este momento. Por lo tanto, debemos tener claridad sobre lo que se describe actualmente. Esto implica recopilar información cualitativa y cuantitativa, es decir, todo lo que pueda contabilizarse y medirse. Cuantos más datos e información se recojan, más clara será la imagen del estado actual.
2. Identificar hacia dónde quieres dirigirte: el objetivo
El propósito de un análisis de brechas es comprender hacia dónde quieres dirigirte y si vas por el camino correcto para llegar allí. ¿Es este el estado deseado o el objetivo futuro? Para llegar allí, necesitas conocer el estado actual y qué esfuerzos razonables se requieren para pasar de ese estado al objetivo que te has fijado. Por lo tanto, es necesario centrarse en ese punto futuro al que aspiras: pensar en qué debe suceder para lograrlo, qué no debe suceder y qué debe cambiar para alcanzar el objetivo.
3. Reconocer las deficiencias: brechas
Si te encuentras donde estás y no donde quieres dirigirte, el espacio entre estos dos puntos es el que debes cubrir para alcanzar tu objetivo. Las deficiencias se identifican cuando quieres entender por qué existe esta brecha y por qué se produjo. Algunas preguntas que pueden formularse en este contexto son, por ejemplo:
- ¿Qué decisiones críticas han llevado a esto?
- ¿Qué más podríamos haber hecho de manera distinta?
- ¿Qué recursos se necesitan para alcanzar el objetivo?
- ¿Deben establecerse nuevos objetivos para cerrar la brecha?
4. Cerrar la brecha
Tras el análisis, es momento de actuar. Sabemos por qué existe una brecha y ha llegado el momento de idear una forma de cerrarla.
Para ello, es necesario considerar los costos de implementación de cada solución y comprender la fecha en que se cerrará la brecha. Sin una fecha fija, de hecho, esta tarea podría terminar descuidándose o ignorándose.
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Una vez realizado todo el trabajo —es decir, el monitoreo regular de los cambios— no debe descuidarse el seguimiento, es decir, la evaluación de que todo avanza como corresponde. De lo contrario, existe el riesgo de que soluciones diseñadas e implementadas con tanto detalle no tengan éxito.
También es importante no intentar cerrar demasiadas brechas a la vez. A veces las brechas están interrelacionadas y es fácil hacerlo, pero otras veces podrías terminar «sobrecargando» a la organización y obtener resultados insatisfactorios.
En conclusión, la aplicación del análisis de brechas en la gestión de proyectos ayuda a identificar qué acciones deben realizarse de acuerdo con los objetivos generales de la organización y los objetivos específicos del proyecto. Aprender a realizarlo de forma constante y correcta es una prioridad para cualquier gestor de proyectos.
